A gestão de estoque desempenha um papel muito importante para o sucesso empresarial. Sem ela, a empresa pode enfrentar problemas sérios relacionados à logística e, como consequência disso, acabar descumprindo prazos e afetando o seu relacionamento com os clientes ou a experiência de compra. 

Para garantir uma boa execução do gerenciamento de estoque, um sistema WMS pode ser um grande aliado. Essa é uma tecnologia de ponta, projetada para automatizar a gestão de armazém e agregar mais agilidade ao controle de estoque e à cadeia de suprimentos. 

Neste artigo, explicaremos como ele funciona, quais são seus benefícios, principais tipos e como você pode escolher a solução certa para as suas necessidades, em poucos passos. Acompanhe! 

O que é sistema de WMS?

Um sistema de WMS, sigla para Warehouse Management System, nada mais é do que uma solução de gerenciamento de armazém projetada para controlar toda a cadeia de suprimentos de uma empresa. 

Desde o recebimento de mercadorias até o endereçamento, a separação e o envio dos produtos, o software foi desenvolvido para automatizar os processos logísticos, possibilitando que a empresa alcance uma maior eficiência operacional e otimize o uso de espaço de seus armazéns. 

Como funciona um sistema WMS?

Embora muitos associem o WMS a um programa de controle de estoque, precisamos entender que o funcionamento do sistema é muito mais amplo e complexo.

Ele é capaz de receber e processar dados em tempo real, mantendo informações precisas sobre o estoque. Mais que isso, ele também pode ser integrado a outros sistemas da empresa, o que permite uma visão holística e total sobre toda a supply chain. 

Na prática, pode-se dizer que o funcionamento do sistema é realizado por etapas, que envolvem:

• Recebimento de mercadorias;
• Endereçamento;
• Armazenamento;
• Relatórios;
• Inventário;
• Comunicação via EDI / WS;
• Recebimento de pedidos;
• Picking e Packing;
• Expedição;
• Monitoramento.

Quais são as principais funções de um WMS?

Existem muitas funções que um WMS pode oferecer, dependendo do tipo de sistema projetado pela empresa fornecedora. No entanto, aqui, vamos destacar as principais e mais importantes. Confira a seguir!

Processo de recebimento e armazenamento em depósito

O WMS registra informações das mercadorias que chegam ao armazém, como número de lote, data de fabricação, data de validade, quantidade etc. 

Após isso, o sistema determina onde cada item deve ser armazenado. Etiquetas são geradas com códigos de barras ou RFID, para facilitar a identificação e o rastreio das mercadorias. 

Gestão de estoque

O sistema monitora o inventário em tempo real, alertando os usuários sobre os níveis críticos de estoque e registrando todas as movimentações dos produtos, incluindo vendas e transferências.

Separação, embalagem e execução de pedidos

O sistema gera ordens de separação (picking), instruindo os operadores sobre quais itens e quantidades devem ser retirados do estoque para atender aos pedidos dos clientes. 

Após a separação, o WMS coordena o processo de embalagem dos produtos conforme as especificações de cada pedido, garantindo a identificação correta e proteção para o transporte.

Expedição

O WMS também coordena o processo de envio dos pedidos, gerando etiquetas de remessa, documentação necessária e agendando os serviços com as transportadoras. Ainda, monitora o status de envio dos produtos e fornece informações importantes sobre as remessas.

Gestão de mão de obra

O sistema atribui tarefas aos operadores e também gera relatórios de desempenho, individual e coletivo, para que gestores possam monitorar e acompanhar a produtividade dos funcionários.

Gestão de pátios e portões

A partir do WMS, é possível gerenciar acessos aos pátios e portões de carga e descarga, o que não só otimiza o fluxo de veículos, como minimiza tempo de espera e congestionamento. Além disso, pode-se coordenar a programação de chegadas e partidas dos veículos.

Funções analíticas e métricas de depósitos

O sistema fornece funções analíticas e métricas para avaliar o desempenho do armazém. Essas informações permitem que a empresa identifique áreas de melhoria e tome decisões estratégicas mais rápido para otimizar as operações do seu depósito.

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Quais são os tipos de Warehouse Management System?

Como vimos, um WMS pode entregar várias funções, tudo vai depender do tipo de sistema desenvolvido pela empresa fornecedora. Agora, confira quais são os tipos de WMS disponíveis:

• WMS independente: opera de forma autônoma, sem precisar de outros sistemas. Ele é instalado nos servidores locais e é gerenciado internamente pela equipe de TI.
• WMS na nuvem: é hospedado em um ambiente de nuvem e é acessado via internet, o que proporciona liberdade para usuários acessarem as funções e recursos de qualquer lugar ou hora.
• WMS baseado em SCM e integrado com o ERP: combina funções de gestão de armazém com a gestão de todos os processos de negócios da empresa.

Qual é a importância do WMS nas empresas?

Nos últimos anos, temos observado uma crescente demanda por produtos, com os consumidores se mostrando cada vez mais críticos e exigentes em relação aos prazos de entrega.

Segundo estudo da Forbes, 50% dos clientes afirmam que o tempo de recebimento das mercadorias contribui muito na experiência do cliente, sendo capaz de desencorajá-los a comprar novamente na mesma empresa, caso a experiência seja ruim. 

Com a competitividade cada dia mais acirrada, nenhum modelo de negócio pode correr o risco de falhar com prazos. E para isso, é importante existir um bom controle sobre estoque, armazéns e processos logísticos.

Já de acordo com uma pesquisa feita pela Intelipost, no caso dos e-commerces, o prazo médio ideal da entrega, de acordo com os consumidores, é de 2 dias. Entretanto, os prazos atuais no Brasil podem alcançar até 46 dias, segundo levantamento realizado pela Sieve. 

A diferença é muito grande e comprova a urgência em acelerar os prazos.

Qual é a diferença entre o sistema WMS e o sistema ERP?

Por estarem diretamente relacionados à gestão, muitas pessoas acabam confundindo o sistema WMS ao sistema ERP, que também é uma ferramenta fundamental para o sucesso das estratégias da empresa. Mas afinal, qual a diferença entre eles? Esclarecemos agora!

O ERP é um software de gestão que concentra todos os dados e processos da empresa em um só local. Desse modo, ele possui funcionalidades voltadas para a gestão de estoque, como é o caso de controle de inventário, mas também oferece funções que atendem aos outros departamentos, como finanças, RH, vendas e até mesmo o marketing. 

O WMS, por outro lado, é um sistema focado unicamente nas operações logísticas do armazém. Então, suas funções foram desenvolvidas para gerenciar atividades como recebimento, armazenamento, separação de pedidos, embalagem e expedição. Ele não consegue atender outras áreas fora do armazém.

Dependendo da complexidade dos processos logísticos, muitas empresas acabam optando por integrar ambas as tecnologias. Isso ocorre porque, juntas, elas podem proporcionar uma visão mais holística das operações de negócio, que vão desde a administração até a distribuição dos produtos.

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Qual é a diferença entre WMS, TMS e YMS?

O TMS e o YMS não são tão populares como o WMS, mas como são softwares que contribuem para a gestão logística, trouxemos uma breve explicação sobre como funcionam as ferramentas e como elas se distinguem.

Retomando, o WMS é um sistema que foca no gerenciamento de armazém. A partir dele, conseguimos controlar todas as movimentações de estoque, desde a entrada de itens até a saída. 

Já o sistema TMS, sigla para Transportation Management System, é uma solução voltada para gerenciar as operações de transporte, ou seja, foca na logística da entrega, ajudando a calcular fretes, selecionar a melhor transportadora e rastrear os produtos.

O YMS, sigla para Yard Management System, por sua vez, é uma tecnologia que usamos para gerenciar o pátio da empresa. Por meio dele, é possível agendar operações, planejar o tráfego de veículos e medir o tempo médio das operações.

Os três sistemas são importantes quando o assunto envolve gestão logística. E o interessante é que o YMS e o TMS podem ser integrados ao WMS, exatamente como é possível com o ERP.

Quais são as vantagens de um software WMS?

Todas as empresas que lidam com operações de armazenagem e logística e investem em um WMS são capazes de obter diversos benefícios. A seguir, conheça alguns deles.

Melhor controle operacional

O auxílio da tecnologia assegura uma análise em tempo real dos processos, por meio de dados como a disponibilidade de itens no inventário. Baseado nessas informações, é possível nortear as suas decisões de maneira mais precisa, auxiliando os esforços dos demais setores do negócio.

Nesse sentido, o sistema WMS garante um controle automático, contabilizando as informações sem intervenção humana e sincronizando os dados imediatamente. Além disso, também reduz despesas operacionais em negócios que comercializam produtos perecíveis ou que podem ficar obsoletos com o tempo. Aqui, identificam-se os itens prioritários para vendas.

Redução no tempo de espera

O Warehouse Management System tem capacidade de automatizar vários passos, como o registro de entrada de mercadorias por meio de QR Codes ou outras formas de registro, e contabilizar as informações em seu banco de dados. Esse processo, quando comparado aos esforços manuais, assegura o ganho de tempo para atividades mais urgentes dentro da empresa.

Além disso, a automação cumpre papel importante quando o assunto é redução de erros. Ela possibilita a eliminação de falhas humanas desses processos, assegurando que a inserção de dados de entrada e saída de produtos seja sempre correta.

Como todo o sistema é automatizado, tudo é mostrado em tempo real para a equipe, dando a ela um maior controle e uma visão atualizada sobre o registro de estoque.

Aumento da produtividade

Uma vez que automatiza inúmeros processos logísticos e minimiza erros humanos, a empresa consegue alcançar um ganho expressivo de desempenho e produtividade. 

Além disso, o sistema ainda garante outros modos de otimizar os resultados corporativos — por promover organização e planejamento dos armazéns, as empresas podem aproveitar melhor o espaço de seus estoque e aumentar a quantidade e qualidade das mercadorias armazenadas.

Redução de perdas e avarias

Ao investir em um sistema WMS, a organização registra todas as entradas e saídas de itens com total precisão. Essa prática desempenha uma função vital, sobretudo, para quem deseja alcançar o sucesso e reduzir gastos desnecessários envolvendo perdas e avarias.

Ainda, catalogando produtos e insumos a partir de um controle mais rígido, é possível elevar a eficiência da expedição de cada item. Assim, quando se solicita determinada mercadoria, o sistema identifica de forma prática onde ela está localizada, facilitando o processo.

Se um negócio depende exclusivamente dos esforços manuais para registrar e identificar seus itens estocados, além de comprometer a eficácia da operação, os gestores ficam sem controle nenhum sobre movimentações de produtos. Logo, o investimento em um sistema WMS torna toda a logística mais gerenciável e estratégica.

Maior agilidade no picking

Ainda que a logística de armazenamento seja algo interno da empresa, ela interfere diretamente no relacionamento com os consumidores. Nesse sentido, o picking é uma das etapas mais importantes para a jornada de compra e para o atendimento ao cliente. É justamente aqui que começa o processo de entrega, onde se gera um código de rastreio sobre a expedição das mercadorias até a chegada ao destino.

O sistema WMS acrescenta agilidade a esse processo. Por meio dos códigos de barras e dos coletores de dados, é possível desenvolver um controle eficiente sobre os itens certos e separá-los conforme demanda. Isso inclui especificações de lote, validade e outros pontos importantes que devem ser analisados antes de enviar uma mercadoria aos consumidores.

Redução de custos

O investimento em um sistema WMS garante um ótimo custo-benefício às empresas que desejam expandir as suas operações. Como mostramos, essa solução traz excelentes vantagens para a gestão de estoque, possibilitando, portanto, o aprimoramento da produção e a otimização do desempenho. 

Mas ela também pode ser benéfica em outro sentido. Como a ferramenta reduz os processos manuais quase que completamente e possibilita parametrizar e criar critérios específicos para a gestão de estoque, ela proporciona uma redução considerável de recursos que muitos processos demandam. Além disso, minimizando erros, desvios e perdas, eliminam-se os gastos desnecessários.

Quais são as desvantagens do WMS para as empresas?

Apesar dos benefícios que o WMS proporciona, como o aumento da eficiência operacional e o melhor controle do estoque, não podemos esquecer que se trata de uma ferramenta e, portanto, pode apresentar alguns desafios.

O primeiro deles, por exemplo, envolve o custo inicial de implementação. O processo pode demandar uma quantidade significativa de recursos, seja para pagar despesas com licenciamento de software e hardware ou para treinar a equipe. 

Além disso, a complexidade da integração do WMS com outros sistemas existentes também pode se mostrar um obstáculo, exigindo personalizações adicionais e recursos de TI dedicados.

Outra desvantagem está relacionada à necessidade de preparar os funcionários para que os mesmos se adequem e utilizem o sistema da melhor forma. Vale dizer, ainda, que a falta de conhecimento ou treinamento sobre a solução pode dificultar a aceitação e adaptação do time.

Como escolher um sistema WMS adequado para sua empresa? 

Atualmente, existem muitos sistemas WMS disponíveis no mercado. Por isso, durante o processo de escolha da solução, é comum os empresários ficarem confusos sobre qual modelo investir e, principalmente, de qual fornecedor. 

Para ajudar nesse processo, selecionamos alguns pontos importantes que precisam ser considerados ao avaliar a tecnologia certa para suas necessidades:

• Funcionalidades: as funcionalidades serão responsáveis por atender às demandas específicas da empresa. Por isso, deve-se analisar quais são os recursos disponíveis como gestão de inventário, rastreamento de estoque, picking e packing, relatórios analíticos, entre outros.
• Atualização do sistema: é necessário também avaliar se o fornecedor oferece atualizações regulares do sistema WMS. Isso é importante para garantir a segurança da tecnologia, bem como a conformidade e a eficiência de desempenho da solução.
• Integração com outros softwares: como a empresa provavelmente já utiliza outros sistemas tecnológicos, será preciso também avaliar a capacidade do WMS se integrar facilmente com essas tecnologias. Do contrário, a experiência com a solução pode ser prejudicada.
• Implementação: para evitar que o processo de implementação se torne demorado ou oneroso, deve-se também avaliar o tempo necessário para implementar a tecnologia às operações de negócio, os recursos e o suporte oferecido pelo fornecedor parceiro.
• ROI: ninguém quer investir em algo que não traz retorno, certo? Portanto, é importante também analisar o retorno sobre o investimento, não apenas sobre os custos iniciais de aquisição e implementação do WMS, mas também os benefícios a longo prazo, como redução de custos operacionais e aumento da produtividade.

Toda empresa que quer manter sua competitividade no mercado precisa investir em tecnologia para otimizar as operações logísticas e melhorar sua cadeia de suprimentos. O WMS é uma dessas soluções, mas é importante potencializar o seu desempenho unindo-o a uma ferramenta que integre todas as áreas da empresa, como é o caso do ERP.

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