Tanto o controle financeiro como a gestão financeira envolvem métodos e estratégias para evitar desperdícios, mitigar gastos e outros fatores que contribuem para uma maior rentabilidade.

Em um ambiente corporativo que força os negócios a se diferenciarem, o investimento nessas duas abordagens pode ser determinante para a empresa melhorar a distribuição dos seus recursos e alocar esses valores de forma estratégica.

Quer saber mais sobre controle financeiro e gestão financeira, e como essas práticas podem impactar os resultados do seu negócio? Então, veja o nosso post de hoje!

O que é controle financeiro?

O controle financeiro é uma prática que está relacionada ao registro e à administração das finanças. Envolve acompanhar, planejar e registrar as transações de rotina, como é o caso de entrada e saída de caixa, bem como projetar as receitas e as despesas para o curto prazo.

O objetivo do controle financeiro é assegurar que as atividades financeiras do dia a dia estão funcionando sem problemas, e que a empresa está evitando qualquer desvio desnecessário dos seus recursos.

E gestão financeira?

A gestão financeira, por outro lado, é uma prática mais abrangente, com os profissionais direcionando a alocação de recursos de forma estratégica. Ou seja, a área é responsável por desenvolver planos financeiros que ajudam a empresa a alcançar as metas e os objetivos de médio e longo prazo.

Entre as atividades que são executadas por essa área, destacamos:

• Análise de recursos;
• Aprovação de investimentos;
• Busca constante por desperdícios financeiros.

Além disso, a prática pode apoiar na gestão de contratos, na contratação de fornecedores e na otimização de outras rotinas que necessitam de espaço no orçamento da empresa.

Como funciona o controle financeiro

O funcionamento do controle financeiro é bastante simples. Os responsáveis pela prática precisam controlar o fluxo de caixa  — monitorar todas as transações de dinheiro (entradas e saídas) —, bem como organizar os informativos relacionados a essas movimentações.

Os termos utilizados para descrever cada gasto, por exemplo, devem ser simples e objetivos. Se tratando do orçamento, os valores precisam estar alinhados com as demandas da companhia.

Além disso, há outras atividades que envolvem a prática. São elas:

• Gestão dos pagamentos e das cobranças
• Gestão do capital de giro
• Apuração dos resultados financeiros
• Controle de notas fiscais
• Controle de estoque
• Corte de gastos
• Corte de desperdícios
• Planejamento financeiro

Qual a importância do controle financeiro para empresas

Em um ambiente em que a competitividade cresce a cada dia, o controle financeiro é crucial para garantir que as organizações continuem competindo no médio e longo prazo. Não só isso, para que obtenham maior visibilidade de recursos, possibilidades de investimentos e melhora na tomada de decisão.

Veja a seguir os benefícios de um bom controle financeiro:

Maior visão sobre o fluxo de recursos

O controle financeiro dá ao gestor uma visão abrangente sobre todos os fluxos de recursos monetários existentes. Assim, se há algum desperdício de verbas ou uma área gastando muito, o problema pode ser avaliado rapidamente.

Possibilidade de estruturar com qualidade o orçamento

A empresa também consegue identificar a maneira como o orçamento é estruturado, o que otimiza o planejamento, o nível de transparência e objetividade da gestão financeira.

Identificação de pontos que demandam investimentos e estão com desperdícios

Se metas de gastos não são atingidas, o gestor poderá identificar a origem do problema mais rapidamente. Além disso, ficará mais fácil avaliar quais pontos exigem um maior investimento da companhia.

Melhora a tomada de decisões

As rotinas de tomada de decisão também são impactadas, com a empresa podendo avaliar melhor quais são os investimentos estratégicos e o impacto de cada medida na sua rentabilidade. Dessa forma, o gestor consegue manter o nível de competitividade do empreendimento sempre em um nível elevado.

Em negócios de pequeno e médio porte, o controle financeiro ganha um papel de destaque. Ele é fundamental para que a empresa consiga manter-se viável e enfrentar novos desafios.

A margem para suporte a prejuízos é muito maior nesse tipo de empreendimento. Isso porque todos os gastos devem ser controlados para evitar que a companhia tenha que recorrer a empréstimos para o pagamento de custos recorrentes.

Já em companhias que foram fundadas recentemente, como é o caso de muitas startups, o controle financeiro dá ao gestor a capacidade de aproveitar melhor os recursos disponibilizados por investidores. A companhia conseguirá manter um fluxo de caixa mais inteligente e dinâmico.

O que facilita a expansão do negócio e facilita a aprovação de novas rodadas de investimento. Afinal de contas, ninguém aplica recursos em um empreendimento que não é visto como viável a médio e longo prazo.

Para grandes negócios

Para empresas de grande porte, essa gestão pode auxiliar em uma série de fatores, como é o caso da tomada de decisão ao realizar novos investimentos. Com o controle financeiro, o gestor consegue lidar melhor com as demandas de todos os setores, sem que a viabilidade da nova aquisição seja comprometida.

E conforme a companhia cresce e a sua estrutura interna se torna mais complexa, o controle financeiro passa a ser uma rotina de gestão estratégica. Ele auxiliará o gestor a ter uma visão abrangente sobre todos os custos. Algo crucial para maximizar a qualidade da distribuição de recursos para cada área.

Dessa forma, a companhia reduz o desperdício e mantém os seus serviços mais rentáveis.

Quais são os principais erros de controle financeiro?

Erros podem afetar qualquer modalidade de negócio. Em função disso, muitas empresas investem em políticas preventivas para mitigar as chances de problemas ocorrerem, e com isso, garantir mais qualidade em seus processos internos.

Quando falamos de controle financeiro, a regra não é diferente. Uma das melhores formas de evitar problemas com o fluxo de receitas, por exemplo, é contar com uma política para prevenir erros na gestão financeira.

Confira abaixo alguns dos principais erros de controle financeiro cometidos no ambiente corporativo.

Processos não atualizados

É essencial que a empresa faça uma atualização contínua dos seus processos internos, caso queira manter uma rotina atualizada e competitiva. O problema é que atualizar essas operações requer investimentos em tecnologia, formação e qualificação dos profissionais. E isso, muitas vezes, é negligenciado.

Ausência de um planejamento de médio e longo prazo

O planejamento não deve envolver apenas os processos de curto prazo. A companhia deve manter uma visão abrangente sobre os seus objetivos atuais e as metas para os próximos anos. Ao fazer isso, a chance de alguma estratégia causar problemas em alguns meses ou anos, será praticamente nula.

Além disso, ter uma boa rotina de planejamento de médio e longo prazo dá à empresa a capacidade de:

• Evitar riscos,
• Melhorar diretrizes comerciais;
• Garantir o crescimento contínuo do negócio.

Contas a receber e a pagar atrasadas

A inadimplência pode afetar profundamente as receitas de uma empresa. Se o empreendimento não tem um rígido controle sobre os seus fluxos de contas a receber e a pagar, a rentabilidade cai.

No caso de impostos, atrasos podem impedir a organização de participar de editais e levar a processos legais. Os prejuízos também podem aumentar consideravelmente em função dos juros cobrados.

Diante desse cenário, é fundamental que o negócio tenha uma rotina financeira bem controlada. Ela deve garantir que as contas sejam pagas em dia, que as dívidas sejam renegociadas e os descontos, sempre que possível, utilizados.

Controle de contas

O controle de contas a receber também é um ponto-chave. Quando o negócio não consegue identificar e controlar corretamente quais serão as entradas futuras de verbas, o gestor não conseguirá planejar investimentos e novos passos com segurança.

Sem conhecer quais serão os recursos disponíveis e os gastos obrigatórios futuros, não há como a companhia comprometer-se financeiramente sem que isso implique em um grande risco. Ou seja, novos investimentos e a contratação de prestadores de serviço podem ser prejudicados, assim como o investimento em novas peças ou maquinário.

Baixo controle sobre o fluxo de caixa

Manter um controle sobre o fluxo de caixa ineficaz sempre prejudica a empresa. Quando o negócio não consegue registrar e manter uma documentação atualizada sobre a maneira como os recursos entram e saem das suas reservas, o gestor deixa de ter uma visão clara sobre o real estado da companhia.

Como consequência, será mais difícil para o empreendimento impulsionar novos investimentos, aportes de capital ou financiamentos.

Para que o controle sobre o fluxo de caixa seja bem-feito, é crucial que a empresa consiga manter uma boa rotina administrativa. Isso envolve o investimento em sistemas de gestão que ajudam a:

• Otimizar todos os processos administrativos;
• Definir estratégias unificadas;
• Analisar dados financeiros continuamente.

Não saber calcular o preço de venda de produtos

As políticas de vendas não devem ter um foco apenas nos processos de abordagem e conquista de clientes em potencial. Elas também precisam garantir a precificação correta dos produtos. Mal executada, ela compromete a capacidade do negócio atingir as suas metas de faturamento. Além de reduzir as vantagens comerciais de colocar um produto no mercado.

Crie, portanto, uma estratégia para que todos os produtos sejam precificados da melhor forma possível. É importante que o negócio saiba todos os custos e despesas que estão envolvidos na criação de cada mercadoria, desde tributos aos gastos com matéria-prima.

Estratégias para realizar análises

Para que o negócio se mantenha financeiramente eficaz, a empresa deve ter uma boa estratégia para analisar:

• Custos operacionais;
• Custos de produção;
• Despesas fixas, como tributos;
• Gastos variáveis;
• O preço médio cobrado pelos concorrentes;
• O público-alvo.

Todos esses fatores influenciam no preço de venda e devem ser considerados para obter uma boa margem de lucro.

Rotinas de gestão financeira com pouco nível de automação

A automação trouxe uma série de benefícios para as empresas. Redução de custos, quedas nos índices de erros e melhoria na produtividade são alguns dos pontos que podem ser otimizados com a automação.

Aplicada aos processos de gestão, a automatização garante uma capacidade elevada de manter-se em dia com as suas obrigações legais.

O negócio terá menos falhas ao estruturar os seus processos, conseguirá compartilhar dados entre setores e assegurar maior integridade sobre essas informações. Assim, as rotinas fiscais, tributárias e gerenciais não serão a causa de prejuízos a médio e longo prazo.

Ausência de indicadores de performance eficazes

As rotinas de gestão devem ser otimizadas continuamente. E com o apoio dos indicadores de performance, a empresa consegue evitar problemas, identificar falhas e garantir que o gestor tenha a capacidade de avaliar a melhor forma de gerar mais lucratividade a médio e longo prazo.

Os indicadores também auxiliam o negócio a ter uma melhor visão sobre os resultados das suas estratégias. A empresa conseguirá identificar de forma precisa como cada investimento impactou nas suas receitas e, com isso, efetuar melhorias nos seus mecanismos de tomada de decisão para garantir que erros não se repitam.

Como realizar um controle financeiro?

Fazer o controle financeiro não é uma prática necessariamente difícil, porém, exige que os empresários, ou os profissionais responsáveis pelo controle, sigam as etapas abaixo:

1- Separe as finanças pessoais das empresariais

A rotina empresarial não deve manter nenhuma relação com a rotina dos sócios e empreendedores. Gastos associados à empresa, como aluguel do estabelecimento, contas de água e luz e folha de funcionários, precisam ser pagos pelos recursos da empresa. Gastos pessoais, como cartão de crédito, mensalidades e serviços de streaming precisam ser quitados pelas contas pessoais.

Não separar as finanças prejudica a visibilidade sobre o quanto a empresa verdadeiramente ganha e gasta. E a falta de informação impede que os líderes saibam se podem investir em novas oportunidades de negócio e quanto exatamente podem aplicar nos investimentos. 

2- Registre todas as entradas e saídas de dinheiro

Para obter um controle amplo sobre as finanças, é necessário que a empresa reconheça quanto ela recebe e gasta no mês. O registro das entradas e saídas precisa ser praticado diariamente, e de preferência, conferido toda a semana e final de mês.

Quanto mais detalhados forem os registros (data da movimentação financeira, finalidade, valor etc.), mais fácil ficará para a empresa identificar os gargalos e a origem das receitas.

3- Faça um planejamento financeiro

Pretende investir em um projeto no final do ano? Quer trocar os aparatos tecnológicos da TI por equipamentos mais modernos? Pensa em adquirir uma nova máquina para potencializar as operações da indústria?

Para levantar esses recursos e, ao mesmo tempo, assegurar o pagamento de todas as obrigações, será necessário que você estruture um planejamento financeiro que seja fiel às metas de negócio e acompanhe a realidade da empresa.

Nesse plano, você deve:

• Estabelecer objetivos alcançáveis;
• Definir uma data para cumprimento das metas;
• Avaliar a situação financeira atual;
• Projetar as receitas e despesas até a data combinada;
• Estabelecer políticas de crédito e cobrança para assegurar a entrada frequente de recursos;
• Fazer um levantamento de todas as contas e obrigações até a data.

4- Analise o capital de giro

O capital de giro é a quantia de dinheiro que uma empresa possui disponível para cobrir suas despesas operacionais.

Para impedir pendências financeiras e que elas gerem possíveis multas e juros, será preciso que você também acompanhe e analise o capital de giro. É a partir dessa avaliação que você vai garantir que a empresa tenha dinheiro em caixa para pagar todas as contas, seja no prazo de validade ou prazo acordado com fornecedores.

O ideal, nessa etapa, é fazer um levantamento (em uma planilha ou software de gestão) com todas as pendências financeiras e seus respectivos prazos.

5- Monitore o fluxo de caixa

Além de analisar o capital de giro, será preciso que você também monitore todas as entradas e saídas de dinheiro. Ao fazer isso, você consegue identificar se a empresa está gastando mais do que recebe no dia, e qual é a origem desses gastos.

Imagine, por exemplo, que a empresa registra uma entrada de R$ 5 mil ao final do expediente, mas as saídas somam R$ 5.500 mil. Algum valor não foi lançado? Qual a natureza desses gastos?

Acompanhar de perto vai ajudá-lo a identificar gargalos que podem impedir o faturamento do mês ou o pagamento indevido de contas.

6- Tenha uma reserva para emergências

Os imprevistos acontecem e ninguém está livre de lidar com eles. Para se proteger contra esses eventos e impedir que eles prejudiquem a situação financeira da empresa, será necessário construir uma reserva de emergência capaz de cobrir, no mínimo, seis meses de gastos operacionais e demais obrigações.

Se a sua organização tiver gastos mensais que somam, por exemplo, R$ 25 mil (água, luz, telefone, folha de funcionários, aluguel, pagamento de fornecedores, impostos etc.), você deverá ter uma reserva no valor de R$ 150 mil.

Essa quantia precisa ter liquidez diária, e só poderá ser usada em casos de emergência, em que a empresa se vê impossibilitada de arcar com suas responsabilidades.

Se tratando de uma grande quantia, pode ser que a organização se veja impossibilitada de juntar o montante em um espaço curto de tempo. Se for esse o caso, estabeleça um valor mínimo que a empresa usará para construir a reserva.

7- Analise os resultados financeiros

A última etapa do controle financeiro consiste em analisar os resultados obtidos com a prática. Essa ação é importante para identificar possíveis obstáculos no plano e realizar os ajustes que ajudarão a assegurar o cumprimento de metas e objetivos.

Por exemplo, se a meta da empresa for captar R$ 60 mil para investimentos, mas não está conseguindo guardar o valor estipulado por mês (R$ 5 mil), será preciso fazer o levantamento de todos os gastos mensais (para identificar o gargalo), e definir uma estratégia para aumentar o faturamento ou então minimizar a saída do caixa.   

Como otimizar o controle financeiro empresarial

A gestão financeira pode contar com uma série de estratégias, que reduzem os riscos e as chances do negócio ser afetado por imprevistos. Confira abaixo algumas maneiras de manter os processos gerenciais em dia e longe de gerar desperdícios!

Faça o controle do fluxo de contas a receber

Para que a empresa possa manter um fluxo mais eficaz de recursos financeiros e um planejamento inteligente, é fundamental conhecer com antecedência as principais contas que serão recebidas a médio e longo prazo. Para que isso seja possível, o controle de contas a receber entra em ação, melhorando a visão sobre fatores como:

• O montante de pagamentos a serem feitos para a empresa;
• As contas que estão vencidas;
• Os clientes que têm atrasos em pagamentos.

Com tais dados em mãos, o gestor terá uma visão abrangente sobre o fluxo de caixa futuro do negócio. Além disso, torna-se mais fácil executar dívidas atrasadas e renegociar pagamentos pendentes. Com isso, é possível conseguir manter um fluxo de receitas constante e alinhado com as estratégias de médio e longo prazo da companhia.

Faça o controle do fluxo de contas a pagar

O controle de contas a pagar é fundamental para que a empresa tenha uma visão inteligente sobre as contas que serão pagas no futuro próximo. E como elas afetarão as receitas do negócio.

Assim, o planejamento pode ser feito de uma forma mais inteligente.  Isso evita que os recursos para o pagamento de uma conta não estejam disponíveis no momento em que for necessário pagá-la. Em outras palavras, esse processo dá ao gestor uma visão mais abrangente sobre fatores como:

• As contas e tributos que estão com pagamentos pendentes;
• Os pagamentos futuros;
• Os valores deverão ser alocados para que a companhia se mantenha em dia com as suas obrigações financeiras.

Adote um relatório de demonstração de fluxo de caixa (DRE)

A demonstração do fluxo de caixa (ou apenas DRE) é um relatório que contém consolidação sobre as perdas e lucros da empresa ao longo de um determinado período.

Esse documento, conhecido pela sua abrangência, inclui não só um cálculo preciso sobre a rentabilidade da companhia, mas também a maneira como cada gasto impactou na sua receita final. Dessa forma, o gestor pode identificar com precisão os melhores pontos para corte de gastos. E os pontos que podem contar com novos investimentos.

Trabalhe com a gestão do fluxo de caixa

Esse relatório indica para os gestores se há sobra ou falta de capital de giro ao término de um determinado período. Ele é visto como um documento complementar à demonstração do fluxo de caixa, especialmente nos processos de tomada de decisão.

O relatório de fluxo de caixa indica ao empreendimento a quantidade de recursos disponíveis para gastos recorrentes e novos investimentos naquele momento. Com tais informações em mãos, a empresa pode adquirir matéria-prima ou novas ferramentas com riscos reduzidos e, assim, manter um maior controle financeiro sobre as suas receitas.

Fazer o controle financeiro e a gestão financeira permite que as empresas administrem melhor seus recursos e invistam esses valores com mais sabedoria e inteligência.

Atualmente, como você tem desempenhado essas práticas na sua empresa? Tem usado ferramentas para otimizar o controle e a gestão, ou continua executando as ações de forma manual?

Gostou deste post? Quer saber mais sobre esse e outros temas futuros do blog? Então, assine a nossa newsletter!