A gestão de indicadores pode ser uma ferramenta valiosa na construção de uma organização mais produtiva. Por meio dela, é possível apontar com precisão o desempenho de setores, equipamentos e colaboradores, permitindo que a empresa tome decisões baseadas em fatos e atinja resultados acima da média.

Neste artigo, traremos um guia completo sobre a gestão de indicadores, destacando os seus benefícios, tipos e o passo a passo adequado para implementá-la na sua organização. Confira!

O que é a gestão de indicadores?  

A gestão de indicadores é uma ação estratégica para medir e avaliar o desempenho de uma empresa. Seu principal objetivo é fornecer métricas que permitam entender quais pontos precisam de melhorias e identificar falhas e gargalos, ajudando a instituição a atingir seus objetivos de negócio.     

Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) servem para medir os resultados de determinada área dentro de uma empresa. Em outras palavras, esses indicadores mostram a performance de setores como qualidade, financeiro, entre outros. 

Por exemplo, eles podem ser usados para avaliar a efetividade de um novo processo, a qualidade dos itens fabricados, o atendimento ao cliente, a viabilidade de investimentos, entre diversos outros fins.

No entanto, para que a aplicação de KPIs seja efetiva, é preciso que haja uma gestão eficiente dessas ferramentas. Esse processo vai desde a escolha do indicador mais adequado para a ocasião, até o monitoramento efetivo e implementação de ações de melhoria.

Nesse sentido, a gestão de indicadores é essencial para que os gestores possam acompanhar de perto o desempenho de sua organização, o que resultará em uma empresa mais eficiente.

Para que serve a gestão de indicadores?

A gestão de indicadores é uma forma de obter métricas que indicam o real desempenho da empresa. Esses dados podem ser usados de diversas maneiras, como na tomada de decisões, ou em demonstrativos de desempenho para partes interessadas, como acionistas.

O uso de indicadores promove a transparência nas atividades da organização, fornecendo uma visão completa do trabalho desempenhado nos setores. Dessa forma, pode-se dizer que a gestão de indicadores auxilia na definição e alcance de metas, o que propicia o crescimento contínuo da organização.

Além disso, o monitoramento em tempo real possibilita a revisão constante dos planos de ação, uma vez que é possível ver o seu desempenho na prática. Com isso, a empresa ganha eficiência e garante estar sempre em evolução.

Nesse sentido, algumas das principais utilidades da gestão de indicadores são:  

• Mensuração do desempenho da organização;
• Identificação de oportunidades de melhoria;
• Indicação de não-conformidades e falhas em processos;
• Monitoramento do desempenho e desenvolvimento do trabalho;
• Fornecimento de dados para tomada de decisões;
• Reconhecimento das áreas com maior desempenho.

Qual é a importância de uma gestão de indicadores bem feita?        

Uma gestão de indicadores bem feita é fundamental para garantir a transparência na empresa. Isso por sua vez permite que gestores sejam capazes de avaliar o real desempenho da organização e usem isso para tomar decisões baseadas em dados, assegurando que essas ações tenham resultados sólidos.

O uso de indicadores de desempenho é sempre recomendado, mas eles precisam ser aplicados e monitorados da maneira correta para entregarem 100% de suas possibilidades. Tendo isso em mente, a gestão de indicadores funciona como uma forma de garantir o bom uso dos KPIs, permitindo que a empresa maximize suas funcionalidades.

A escolha do indicador correto pode representar um controle muito maior sobre a área desejada, permitindo que os gestores façam uma análise minuciosa dos processos. Com isso, é possível identificar pontos que precisam de melhorias e também aqueles que funcionam conforme o planejado e são referências.

Tendo dito isso, uma gestão de indicadores eficiente é capaz de proporcionar diversos benefícios para a instituição, entre eles: 

1- Aumento na produtividade

Uma gestão eficaz de indicadores auxilia no aumento da produtividade do time. Isso acontece porque torna-se mais fácil identificar gargalos e falhas nos processos que estejam custando o tempo da equipe. Com isso, é possível corrigi-los de maneira rápida, minimizando os efeitos na operação e maximizando a produtividade.

2- Controle sobre os processos

Outro benefício está na possibilidade de controlar melhor os processos dentro da organização, o que é proporcionado pela visão ampliada do negócio que é fornecida pelo uso dos KPIs. Como resultado, a gestão consegue acompanhar os processos de perto e intervir quando julgar necessário.

3- Tomada de decisões baseada em fatos

Os dados coletados pelos indicadores servem como base para tomar decisões mais informadas e, logo, com mais chance de êxito.

Por exemplo: se um indicador mostra que o número de horas inativas de uma máquina está muito alto, o gestor tem essa informação como base para decidir o que fazer, o que pode ser adquirir um novo equipamento ou solicitar a manutenção.

4- Promoção da melhoria contínua

Com o controle e monitoramento fornecidos pela gestão de indicadores, é possível estar sempre a par das reais condições do negócio. Isso permite tomar ações para obter melhorias constantes. Além disso, torna-se mais fácil identificar processos que não funcionam para atuar em sua correção.

5- Reconhecimento para setores e profissionais

Além de apontar processos que precisam de melhorias, os indicadores também mostram aqueles que funcionam corretamente e servem como exemplo para o restante da organização. Com isso, a gestão é capaz de reconhecer setores e profissionais que estejam fazendo um trabalho excepcional e premiá-los por isso.

Quais são os indicadores mais importantes para uma empresa?

Não há apenas um tipo de indicador, mas vários, sendo que todos são igualmente importantes para uma organização que busca aumentar a eficiência. Com isso, é possível cobrir todas as frentes de uma empresa e garantir que o desempenho de todos os setores possa ser medido.   

Sabendo disso, os indicadores mais críticos para um negócio são:

Indicadores econômicos

Os indicadores econômicos servem para medir e expressar o desempenho da empresa no que diz respeito ao controle econômico do negócio. Esse tipo de indicador mede fatores como crescimento, valor de mercado, produção, entre outros. Por meio dele é possível compreender a tendência econômica daquela organização e prever movimentos futuros.

O Produto Interno Bruto (PIB), por exemplo, é um indicador econômico válido para um país. Quando aplicados a instituições privadas, itens como margem de lucro, receita, retorno sobre patrimônio líquido e taxa de retorno sobre o investimento são métricas para mensurar a performance econômica do negócio.

Eles podem ser úteis para pensar em estratégias a longo prazo e facilitar a análise de tendências, através do estudo dos padrões financeiros da empresa, para antecipar cenários do futuro dos negócios. Dessa forma, os indicadores econômicos podem ajudar na tomada de decisões estratégicas e correções de rumo.

Indicadores financeiros

Os indicadores financeiros atuam na análise e quantificação do desempenho financeiro da empresa para avaliar a saúde financeira do negócio. Dessa forma, é possível compreender sua capacidade de cobrir despesas, gerar lucro e investir em novos projetos.

As informações levantadas pelos indicadores financeiros são de interesse de gestores e acionistas, pois possibilitam ter um retrato real do caixa da empresa, permitindo entender a posição da organização no mercado. Como resultado, a organização pode tomar decisões mais informadas, tendo como foco a saúde do caixa.

Nesse sentido, alguns dos principais indicadores financeiros são lucro líquido, fluxo de caixa, endividamento, ticket médio e payback (tempo para recuperar o capital investido no negócio).

Indicadores de produtividade

Os indicadores de produtividade falam sobre os retornos do negócio na prática, ou seja, quanto a empresa consegue produzir em determinado tempo. A partir dos resultados obtidos, é possível fazer uma avaliação e entender se a produção está satisfatória ou ainda há pontos que precisam de melhoria.

A análise de produtividade pode ser feita de várias maneiras, além de poder ser aplicada em diferentes setores. É possível até mesmo avaliar a produtividade de colaboradores individualmente, usando as métricas adequadas.

Tendo isso em mente, alguns dos indicadores de produtividade mais usados são a produção por hora, nível de retrabalho, tempo do ciclo de produção (desde a entrada da matéria-prima até a entrega final), desperdícios e perdas na operação, entre outros.

Indicadores de qualidade

Considerando que a entrega de um produto ou serviço de qualidade é o principal objetivo de uma organização, os indicadores de qualidade se mostram essenciais para o atingimento desse propósito. Esses KPIs servem para medir a qualidade dos itens fornecidos pela organização, além de identificar oportunidades de aperfeiçoamento.

Há diversos tipos de KPIs para mensurar a qualidade de uma operação, dessa forma, a escolha do indicador deve considerar o tipo de produto e de empresa. Alguns exemplos são: número de clientes que voltam a comprar, tempo de atendimento, taxa de reclamações, quantidade de refações, satisfação do consumidor, índice de conformidade e tantas outras.

Os indicadores de qualidade funcionam como ferramentas para maximizar a qualidade dos itens ofertados, e isso aumenta a satisfação do cliente e sua fidelização à marca. Dessa forma, a organização ganha relevância no mercado e garante seu potencial de competitividade.

Indicadores para análise de investimentos

Esse tipo de indicador funciona como uma bússola para indicar a viabilidade (ou não) de um investimento. Os resultados observados indicarão se um negócio ou projeto tem potencial de lucro, fornecendo informações para uma tomada de decisões informada, algo essencial quando se trata de investimentos.

Alguns indicadores para análise de investimentos são payback, taxa interna de retorno (TIR), lucratividade, ROI, margem de contribuição, entre outros. Esses dados podem ser importantes para investidores e stakeholders, mas também para gestores, principalmente ao contemplar novos investimentos para a organização, como a abertura de uma filial, por exemplo.

Indicadores de crescimento

Indicadores de crescimento são ferramentas para compreender a expansão de uma empresa nos últimos tempos e como isso pode refletir no futuro da organização. Nessa análise, busca-se avaliar os ganhos de mercado ao longo do tempo, pois isso mostra a capacidade do negócio de gerar valor no decorrer dos anos.

Alguns exemplos de indicadores de crescimento incluem aumento das vendas, retorno sobre o patrimônio líquido (ROE), número de clientes e colaboradores, receita dos períodos, participação de mercado (market share) e tantos outros.

Resultados positivos indicam que a empresa está vendendo mais, o que fez com que ela crescesse no passado. Dessa forma, a tendência é que essa curva de crescimento continue. Além disso, é possível aprender com os momentos de recuo, pois eles mostram onde a empresa precisa melhorar para retomar a crescente.

Como adotar a gestão por indicadores?

Como citado, a adoção da gestão de indicadores pode trazer uma série de benefícios para a organização, como o aumento na transparência, eficiência e qualidade dos produtos finais.

No entanto, para alcançar esses resultados, é preciso seguir os passos corretos, os quais listamos abaixo:

1- Selecione os indicadores a serem monitorados   

O primeiro passo é escolher quais indicadores serão usados, o que pode variar de acordo com o setor monitorado e objetivos da organização. Como mostrado, há diversos tipos de indicadores e cada um deles possui utilizações próprias.

Os indicadores financeiros, por exemplo, podem ser usados para entender o cenário econômico da instituição e tomar decisões orientadas. Porém, se o objetivo é quantificar o trabalho de um setor, os indicadores de produtividade podem ser o caminho.

Para fazer uma escolha correta, leve em conta os objetivos dessa análise e quais resultados se espera atingir. Com base nisso, é possível escolher um indicador que supra adequadamente as necessidades da organização.

2- Promova o alinhamento entre os KPIs e seus objetivos estratégicos

Com base na estratégia, é possível alinhar os KPIs com as metas e objetivos da organização. Para isso, é preciso ter clareza sobre os objetivos com o uso de indicadores, uma vez que essas metas servirão como diretrizes para a gestão dos indicadores.

A definição dos KPIs precisa estar alinhada à estratégia da empresa para garantir o sucesso da aplicação, pois dessa forma eles se complementam. Com isso, os dados obtidos no monitoramento serão, de fato, úteis para a organização, contribuindo para que ela alcance seus objetivos.  

3- Defina as metas para esses indicadores  

Uma vez escolhidos os indicadores, é hora de definir metas para eles. Ou seja, é preciso perguntar-se “Quais resultados desejamos obter com o uso desse indicador?”. Afinal, as métricas obtidas são responsáveis por alimentar os indicadores, permitindo que as informações coletadas possam ser úteis para a instituição.

As metas podem variar de acordo com o indicador escolhido, mas alguns exemplos são: expandir a taxa de conversão do site, deixar a produção mais enxuta, quantificar o nível de satisfação dos clientes, otimizar o trabalho em um setor, aumentar o faturamento do trimestre em X%.

Apenas lembre-se, as metas devem ser SMART: específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T). Certificar-se de que elas obedeçam a esses cinco critérios é uma forma de assegurar que elas sejam realistas e possam ser alcançadas no tempo esperado.

4- Comunique essas metas para os colaboradores 

Os colaboradores são a força motora da organização, por isso é importante que eles estejam inteirados de tudo que acontece na operação, principalmente se impactar diretamente o seu trabalho. Dessa forma, certifique-se de que os funcionários estejam cientes do uso de indicadores de desempenho e das metas estabelecidas.

Fazer com que os trabalhadores estejam inteirados das metas da organização e do seu papel é uma forma de possibilitar que eles trabalhem em conjunto para a conquista desse objetivo. Essa regra vale para organização como um todo, mas principalmente para as partes mais envolvidas na métrica que está sendo analisada.

Além disso, é importante mantê-los atualizados sobre os resultados obtidos pelos KPIs e o que isso representa para a organização. Para isso, podem ser feitas reuniões periódicas para apresentação dos resultados.

5- Acompanhe os resultados apresentados pelos KPIs

Quando se trata de gestão de indicadores, o acompanhamento é tão importante quanto a aplicação. Afinal, é dele que os gestores da organização podem retirar dados concretos e transformá-los em insights para otimizar as atividades da empresa. Isso pode ser feito por meio da adoção de uma gestão eficiente que é baseada em dados.  

Isso significa que é preciso monitorar continuamente os resultados obtidos pelos KPIs. Isso vai permitir ter uma ideia mais clara da situação real e também efetuar correções, caso seja identificada a necessidade.

Essa atividade pode ser feita manualmente, mas se torna mais fácil com o apoio de um software de gestão. Ele vai conferir mais confiabilidade aos resultados coletados, uma vez que eles não estarão sujeitos a erros humanos.

6- Faça as correções necessárias e promova a melhoria constante  

A melhoria contínua prega que os processos de negócios devem estar em constante atualização, garantindo que eles acompanhem mudanças na organização, no mercado e no comportamento do consumidor. Nesse sentido, dada a importância da gestão de indicadores, é imprescindível que haja um trabalho de melhoria contínua.

Sendo assim, faz-se necessário acompanhar o desenvolvimento e resultados obtidos pelos KPIs, em busca de oportunidades de melhoria. Ao identificar um problema ou não conformidade, é importante agir rapidamente, garantindo que eles não afetem a utilidade dos indicadores.

Além disso, a empresa deve sempre buscar formas de otimizar o trabalho e aumentar a eficiência. Inovações tecnológicas, mudanças de mercado, tendências e afins também devem ser levadas em conta.

7- Invista em um software   

Os sistemas ERP podem ser grandes aliados dos empresários e gestores em várias ocasiões, entre elas na gestão de indicadores. Esse sistema possui uma série de funcionalidades para ajudar com esse tipo de demanda, maximizando os resultados obtidos. 

Entre as ferramentas disponíveis na maioria dos softwares, pode-se destacar integração de dados em um só lugar, personalização de indicadores, automação de tarefas, organização de informação e outras configurações adicionais.

Por meio do uso dessa solução, é possível obter uma visão mais clara e ampla dos dados coletados, permitindo uma tomada de decisões mais informada. Como resultado, a aplicação e monitoramento dos KPIs torna-se mais simples e eficaz.

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Com a centralização de informações em um único lugar, a gestão torna-se mais simples e descomplicada. Assim, os gestores podem economizar tempo, permitindo que ele seja gasto em assuntos críticos para o negócio.

Como vimos no artigo de hoje, a gestão de indicadores traz diversos benefícios para o negócio, como aumento na produtividade, redução de gargalos, incentivo à melhoria contínua, entre outros.

Para obter essas vantagens, no entanto, é preciso seguir os passos corretos para implementação e entender bem o tema, o mercado e as necessidades da sua empresa. Seguindo essas diretrizes, você entregará diferenciais de mercado e garantirá que a empresa permaneça relevante!

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