O ERP é um software que integra as principais atividades de uma empresa em um único sistema, permitindo um gerenciamento mais eficiente e preciso. Essa tecnologia, além de possibilitar uma visão geral das operações de uma organização em tempo real, ajuda a reduzir erros e aumentar a eficiência operacional.
Inclusive, segundo a Gartner, 40% das instituições na indústria de serviços concentrarão suas principais atividades em um sistema de ERP até 2026. Portanto, a organização que não adotar essa solução poderá ficar para trás diante da concorrência, e assim colocar em risco seu crescimento.
Porém, sabendo que muitos gestores têm dúvidas sobre um sistema ERP, preparamos este artigo para apresentar os principais pontos desse tema. O que é, como funciona, as vantagens e os principais módulos de um sistema ERP são alguns dos temas abordados. Esperamos que goste!
O que é um sistema ERP?
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning e, traduzido para português, planejamento de recursos empresariais. O termo refere-se a um software utilizado para gerenciar e integrar as principais atividades de uma empresa em um único lugar, como finanças, gestão de estoque, compras, produção, recursos humanos etc.
O objetivo de um software ERP é fornecer uma visão ampla das operações de uma empresa em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões com base em dados confiáveis. Ao centralizar informações e processos em um único sistema, o ERP ajuda a minimizar erros, eliminar redundâncias e identificar não conformidades.
Vale ressaltar que o primeiro modelo de ERP foi desenvolvido em 1913 pelo engenheiro Ford Whitman Harris, e era um sistema muito simples usado para gerenciar cronogramas de produção. De lá para cá, essa solução passou por diversas atualizações. Atualmente, o ERP pode ser executado na nuvem e utiliza tecnologias de ponta, como inteligência artificial e aprendizado de máquina.
Por que o ERP é importante?
A implementação de um sistema ERP fornece as ferramentas para aumentar a produtividade organizacional e a eficiência operacional. Inclusive, dada a sua importância para a eficiência das operações internas, o software tem sido referido por muitos especialistas como o “sistema nervoso da empresa”.
De acordo com a Grand View Research, o valor de mercado global de ERP foi estimado em US$ 54,76 bilhões em 2022 e deve crescer a uma taxa anual de 11% até 2030. Esses números mostram que essa tecnologia é uma tendência de mercado, por isso é importante acompanhá-la para garantir a competitividade de sua empresa..
Além disso, ao implementar um software de gerenciamento em sua organização, é possível:
1- Simplificar os processos operacionais
Um sistema ERP simplifica os processos operacionais de uma empresa. Isso ocorre porque não há mais a necessidade de utilizar outros sistemas ou planilhas para gerenciar diferentes áreas do negócio.
Ele permite que todas as informações e processos sejam centralizados em um único sistema, tornando a gestão mais eficaz. Fora isso, graças ao ampliamento da visão sobre as áreas, os gestores podem tomar decisões informadas.
2- Unir inteligência e qualidade para as informações
Um ERP também permite a união de inteligência e qualidade para as informações por meio da utilização de recursos avançados de análise de dados e geração de relatórios.
Essa solução é capaz de coletar dados de diversas áreas da empresa, permitindo uma análise profunda e integrada, tendo como base informações sobre vendas, estoque, finanças, produção, logística, entre outros.
3- Controlar o estoque e custos
O uso de um software de ERP permite que a empresa saiba qual é a quantidade de cada produto, quando é necessário fazer novas compras e qual é o momento ideal para realizar promoções de pessoal.
Além disso, a implementação de um sistema de ERP, pode reduzir entre 25% e 30% dos custos com inventário, aumentando a margem de lucro da organização.
4- Ter uma gestão integrada dos dados
O ERP integra os dados de todas as áreas da empresa em um único sistema, possibilitando que as diferentes áreas da organização compartilhem informações entre si, por exemplo.
Isso evita redundâncias e inconsistências, além de melhorar a comunicação entre os setores e deles com a alta gestão.
5- Controlar e cumprir os prazos
Sabia que o ERP também pode ajudar no cumprimento de prazos? Isso é possível, pois o software possibilita que os gestores acompanhem os prazos de entrega de produtos ou serviços, desde o recebimento do pedido até a entrega ao cliente.
Isso permite agilizar as entregas e garantir a satisfação do consumidor. Vale ressaltar que esse é um fator essencial para o sucesso de qualquer organização.
6- Aumentar a produtividade
Com um ERP, a organização consegue automatizar diversas atividades, o que reduz o tempo para realizá-las. O envio de e-mail é um exemplo de tarefa que pode ser automatizada.
Com isso, os funcionários têm mais tempo para se concentrar em atividades mais importantes para o crescimento do negócio.
Além disso, um sistema ERP diminui as falhas e erros na realização das tarefas, o que aumenta a produtividade e otimiza o tempo de trabalho da equipe.
Como funciona um sistema ERP?
Um sistema ERP funciona como uma plataforma centralizada para gerenciar as principais atividades e processos de uma empresa. Essa tecnologia é composta por módulos que integram diferentes áreas e funções da instituição, como finanças, vendas, compras, produção, estoque e muitos outros.
Ao implementar um software de ERP, todas as informações da organização são armazenadas em um único banco de dados centralizado, que se conecta a todos os módulos do sistema. Isso faz com que todas as informações sejam compartilhadas em tempo real entre as diferentes áreas integradas.
Por exemplo, quando um pedido é feito, o setor de vendas pode consultar o sistema ERP e verificar se há dele no estoque em quantidade suficiente. Ao mesmo tempo, o departamento de compras pode monitorar a saída desse item e comprá-lo em quantidade necessária para atender as demandas futuras.
É importante dizer que um sistema ERP pode ser armazenado em nuvem ou em um servidor local. No entanto, 86,3% das empresas preferem a solução ERP em nuvem, devido aos benefícios oferecidos, como acesso remoto e escalabilidade, por exemplo.
Quais os principais benefícios do ERP?
A implementação de um software ERP traz diversos benefícios para um negócio, desde a automação de processos e controle financeiro até o auxílio na gestão de pessoas. Abaixo, conheça os principais:
1- Automação de tarefas
A automação de tarefas é de grande utilidade dentro de uma organização. Com ela, é possível reduzir a necessidade de intervenção humana em uma série de tarefas rotineiras (emissão de boletos, envio de e-mail, consulta a produtos em estoque etc.).
Como resultado, a taxa de erros humanos é reduzida, diminuindo o tempo gasto com retrabalhos. Além disso, a execução dessas atividades é feita em um intervalo de tempo bem menor do que seria de forma manual, aumentando a produtividade.
2- Redução de custos
Outra vantagem do ERP é a redução de custos. O sistema possibilita visualizar os processos organizacionais e, a partir disso, identificar formas de economizar. Por exemplo:
- Reduzir a necessidade de mão de obra humana, já que há processos que podem ser automatizados;
- Controlar a real necessidade de matéria-prima;
- Minimizar erros que geram retrabalhos;
- Reduzir o consumo de papel, pois a gestão da empresa pode ser feita diretamente da plataforma ERP;
- Eliminar processos ineficientes.
3- Acompanhamento das vendas
Um software de gestão torna o processo de venda mais eficaz. Isso porque a solução atua desde o registro da compra até o relacionamento com o cliente no pós-venda. Assim, durante todas as etapas, o monitoramento das vendas pode ser feito em tempo real, possibilitando uma visão mais precisa das atividades envolvidas.
Além disso, muitos sistemas oferecem relatórios e análises sobre as vendas do negócio, o que permite ao gestor tomar decisões acertadas e estratégicas.
4- Transparência e segurança
O ERP também garante que os dados de uma empresa sejam armazenados de forma segura e que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.
Nesse sentido, os softwares de ERP contam com tecnologias como criptografia e firewalls para a proteção de dados. Além disso, como essas informações estão armazenadas em nuvem, não há o risco de perdas e danos e elas estão disponíveis para acesso sempre que surgir a necessidade.
5- Integração
A solução integra todos os dados da empresa em uma única plataforma. Com isso, todos os setores da organização têm acesso simultâneo a informações atualizadas em tempo real.
Essa integração propicia a colaboração entre os setores, criando um ambiente de negócios mais cooperativo entre os funcionários e melhora a comunicação interna.
6- Diminuição de erros
Com a automação de processos e a redução da interferência humana, erros de trabalho são diminuídos. Como resultado, a empresa cresce em produtividade.
Além disso, um sistema ERP garante uma gestão de dados eficiente. Isso porque a tecnologia evita a dupla entrada de informações, o que pode levar a inconsistências e erros.
7- Gestão de pessoas
O sistema também ajuda profissionais do setor de recursos humanos a gerenciar suas equipes de forma mais eficiente.
Por exemplo, ao usar essa tecnologia, é possível gerenciar o horário de entrada e saída dos funcionários, processar a folha de pagamento e otimizar a avaliação de desempenho.
8- Auxílio às tomadas de decisão
Com acesso a informações precisas e atualizadas em tempo real, os gestores podem tomar decisões mais precisas e embasadas. Com isso, a empresa se mantém eficiente, produtiva e cresce com segurança.
Quais são os principais módulos do ERP?
Os módulos de um sistema ERP variam de acordo com o fornecedor do software e as necessidades específicas da empresa. No entanto, existem módulos comuns na maioria dos softwares ERP. Abaixo listamos os principais:
Faturamento
Esse módulo é responsável por controlar toda a parte de vendas do negócio, desde a emissão de pedidos até a geração de notas fiscais e o recebimento de pagamentos.
Além disso, ele auxilia na emissão de notas fiscais eletrônicas e na comunicação automática com a SEFAZ.
Financeiro
O módulo de finanças de um ERP lida com todas as transações financeiras da empresa, incluindo contas a pagar e a receber, controle de custos e contabilidade.
Ele mantém o controle sobre todas as entradas e saídas do caixa da empresa e auxilia na gestão dos impostos.
Compras
De modo geral, este módulo gerencia todo o processo de compras da empresa. Isso inclui listagem de fornecedores, cotações, pedidos de compra, recebimento de mercadorias, notas de recebimento e gestão de contratos.
Estoque
Esse módulo ajuda a gerenciar todos os aspectos relacionados ao controle de estoque, desde os inventários até a gestão de armazéns e logística.
Por mais que ele possa ser utilizado por empresas de qualquer setor, é mais comum no varejo e na indústria.
RH
O módulo de recursos humanos de um ERP lida com uma série de atividades relacionadas aos funcionários, por exemplo, gerenciamento de folha de pagamento, registro de horas trabalhadas, gestão de benefícios, contratação e demissão.
Fiscal
É responsável por gerenciar todos os processos relacionados a impostos e tributos. Ele ajuda a empresa a manter-se em dia com as leis e regulamentações tributárias, evitando multas e penalidades legais.
Gerenciamento de projetos
O módulo de projetos auxilia o gestor a administrar projetos da empresa, fornecendo a ele recursos que permitem planejar, alocar recursos, elaborar orçamento, gerir cronograma e controlar os custos, por exemplo.
Produção
Basicamente, este módulo gerencia todas as operações de produção da empresa. Ele oferece auxílio para o planejamento de produção, controle de matéria-prima, gerenciamento de ordens de serviços, controle de qualidade, entre outros.
Qual é a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?
O software de ERP é responsável por gerenciar uma grande quantidade de dados sensíveis, incluindo informações financeiras, de vendas, de recursos humanos e de produção. Por esse motivo, a segurança de dados é uma preocupação recorrente para as empresas que utilizam esse tipo de sistema.
Para garantir a segurança dos dados, um sistema ERP possui tecnologias como:
Criptografia
A criptografia é uma técnica utilizada para proteger as informações sensíveis. É uma das principais ferramentas de segurança digital, sendo usada por grandes empresas, como Meta, Apple e Microsoft.
Quando a criptografia é usada, os dados são codificados e só podem ser descriptografados por alguém com a chave correta. Isso evita que terceiros interceptem as mensagens.
Firewalls
Firewalls são programas que atuam como uma barreira de segurança para proteger a rede da empresa contra ataques externos. Eles monitoram a entrada e saída da rede, permitindo ou bloqueando acessos. Isso de acordo com as regras de segurança definidas.
Essa ação impede a entrada de tráfego suspeito na rede da organização, evitando um possível ataque cibernético. Esse tipo de tecnologia vem sendo usada pelas organizações há mais de 25 anos.
Controle do acesso de dados
O controle do acesso aos dados é um mecanismo utilizado para limitar o acesso de informações apenas para pessoas autorizadas. Esse processo envolve o uso de senhas fortes, permissões de acesso, biometria e outras tecnologias de autenticação.
A ideia central é promover um controle rígido de acesso, impedindo o vazamento de dados e aumentando a segurança das informações da empresa. Nesse contexto, cada pessoa autorizada possui suas credenciais de acesso e elas são intransferíveis, vale dizer.
Como usar o sistema ERP em empresas de diferentes portes?
A tecnologia ERP pode ser incorporada a empresas de diferentes tamanhos, desde pequenos negócios até grandes corporações. No entanto, é importante que a implementação do sistema seja adaptada às necessidades específicas de cada porte.
Pequenas empresas
Empresas de pequeno porte podem optar por soluções ERP mais simples e econômicas, que atendam às necessidades básicas de gestão de negócios, como controle de estoque, finanças e faturamento.
Essas ferramentas são, geralmente, oferecidas na nuvem e possuem uma interface amigável e intuitiva.
Médias empresas
Empresas de médio porte possuem necessidades mais complexas de gestão de negócios e podem optar por um produto ERP mais robusto e personalizado.
Essas soluções geralmente permitem uma integração mais ampla com outros sistemas e oferecem recursos mais avançados de gerenciamento de produção, logística e finanças.
Grandes empresas
Empresas de grande porte possuem, normalmente, operações em várias localidades e precisam lidar com uma grande quantidade de dados.
Nesse caso, elas podem optar por modelos de ERP altamente personalizáveis e escaláveis, que ofereçam recursos avançados de integração e análise de dados.
O FoccoERP é uma solução pensada e desenvolvida para empresas de médio e grande portes. A tecnologia possui recursos que ajudam essas organizações a terem processos mais eficientes, econômicos e produtivos, como controle de vendas e estoque e a centralização dos dados.
Quais segmentos podem contratar o FoccoERP?
O FoccoERP é um sistema dedicado à gestão de empresas de médio e grande portes de diversos segmentos do mercado, como metal mecânica, de alimentos, bebidas, moveleiro e distribuidoras.
A tecnologia possui diversos módulos de gestão que ajudam essas organizações a terem processos mais eficientes, econômicos e produtivos. Por exemplo:
Comercial: possui recursos que permitem faturar produtos, orçar pedidos, prever entregas e realizar outras tarefas da área, o que possibilita uma gestão comercial eficaz.
Suprimentos: auxilia o setor de compras a realizar as operações da área com eficiência, por exemplo, controlando o estoque e fazendo pedidos de compra nos momentos em que há real necessidade.
Financeiro: possibilita ao time do financeiro otimizar a realização de operações como contas a receber, contas a pagar, conciliação bancária e outras.
Custos: é o módulo que permite à gestão da empresa formar corretamente os preços de produtos, bem como verificar o valor dos ativos em estoque e analisar preços no mercado, entre outras coisas.
Administrativo: ajuda a otimizar tarefas como elaboração de livros fiscais, planejamento orçamentário e controle patrimonial, por exemplo.
O sistema FoccoERP é uma solução completa, com ferramentas que permitem planejar, controlar e monitorar cada etapa dos processos internos de uma empresa de forma simples e integrada. Como resultado, ela ganha em qualidade, agilidade, segurança e satisfação e retenção de clientes.
Viu que um software ERP é uma solução eficaz para organizações que desejam aprimorar sua eficiência operacional e aumentar a produtividade?
O sistema integra todas as áreas de uma empresa, permitindo uma visão ampla do negócio e entregando dados precisos para que os gestores tomem decisões informadas, seguras e estratégicas.
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