O ERP é um software que integra as principais atividades de uma empresa em um único ambiente, possibilitando uma visão geral das operações empresariais e melhorando a gestão de tempo.

A popularidade da tecnologia cresceu tanto nos últimos anos que, de acordo com a Mordor Intelligence, o mercado de ERP está estimado para atingir US$ 103,95 bilhões até 2029.

Sua empresa vai ficar de fora? Continue a leitura e entenda por que você deve usar essa ferramenta.

O que é ERP?

Trata-se da sigla para Enterprise Resource Planning, que traduzido para português significa Planejamento de Recursos Empresariais. O termo refere-se a um software utilizado para gerenciar e integrar as principais atividades de uma empresa em um único lugar.

Seu objetivo é fornecer uma visão ampla das operações da empresa em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões com base em dados atualizados e confiáveis. Ao centralizar informações e processos em um único sistema, o ERP ajuda a minimizar erros, eliminar redundâncias e identificar não conformidades.

Como funciona o ERP na empresa?

O sistema ERP funciona como uma plataforma centralizada para gerenciar as principais atividades e processos de negócio. Essa tecnologia é composta por módulos que integram diferentes áreas e funções da instituição, como finanças, vendas, compras, produção, estoque e muitos outros.

Ao implementar um software de ERP, todas as informações da organização são armazenadas em um único banco de dados centralizado, que se conecta a todos os módulos do sistema. Isso faz com que as informações sejam compartilhadas em tempo real entre as diferentes áreas integradas.

Assim, quando um pedido é feito, o setor de vendas, por exemplo, pode consultar o sistema e verificar se há estoque em quantidade suficiente. Ao mesmo tempo, o departamento de compras pode monitorar a saída desse item e comprá-lo em quantidade necessária para atender as demandas futuras.

Como surgiu o sistema ERP?

O primeiro modelo de ERP foi desenvolvido em 1913, pelo engenheiro Ford Whitman Harris, e era um sistema muito simples, usado especificamente para gerenciar cronogramas de produção.

De lá para cá, essa solução passou por diversas atualizações e melhorias. Tanto é que, atualmente, o ERP pode ser executado na nuvem e possuir tecnologias revolucionárias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina.

Quais são as vantagens do sistema ERP?

A implementação de um software ERP traz diversos benefícios para a empresa, desde a automação de processos e controle financeiro até o auxílio na gestão de pessoas.

Automação de tarefas

Com ela, é possível reduzir a necessidade de intervenção humana em uma série de tarefas rotineiras: emissão de boletos, envio de e-mail, consulta a produtos em estoque etc. 

Como resultado, a taxa de erros humanos cai, diminuindo o tempo gasto com retrabalhos e correções. Além disso, a execução dessas atividades é feita em um intervalo bem menor do que seria manualmente, aumentando a produtividade.

Redução de custos

Outra vantagem do ERP é a redução de custos. O sistema possibilita visualizar os processos organizacionais e, a partir disso, identificar formas de economizar, por exemplo:

• reduzindo a necessidade de mão de obra humana, já que há processos que podem ser automatizados;
• controlando a real necessidade de matéria-prima;
• minimizando erros que geram retrabalhos;
• reduzindo o consumo de papel, pois a gestão da empresa pode ser feita diretamente da plataforma ERP;
• eliminando processos ineficientes.

Acompanhamento das vendas

Um software de gestão torna o processo de venda mais eficaz porque a solução atua desde o registro da compra até o relacionamento com o cliente no pós-venda. Assim, durante todas as etapas, o monitoramento das vendas pode ser feito em tempo real, possibilitando uma visão mais precisa das atividades envolvidas.

Além disso, muitos sistemas oferecem relatórios e análises sobre as vendas do negócio, o que permite ao gestor tomar decisões acertadas e estratégicas.

Transparência e segurança

O ERP também garante que os dados de uma empresa sejam armazenados de forma segura e que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações.

Além disso, os softwares de ERP contam com tecnologias como criptografia e firewalls para a proteção de dados e as informações podem ser armazenadas em nuvem, onde não há o risco de perdas e danos.

Integração

A solução integra todos os dados da empresa em uma única plataforma. Com isso, todos os setores da organização têm acesso simultâneo a informações atualizadas em tempo real. Essa integração melhora a comunicação interna e reforça a colaboração entre os setores, criando um ambiente de negócios mais cooperativo.

Diminuição de erros

Com a automação de processos e a redução da interferência humana, erros de trabalho caem drasticamente. Como resultado, a empresa cresce em produtividade e qualidade dos serviços.

Além disso, um sistema ERP garante uma gestão de dados eficiente porque a tecnologia evita a dupla entrada de informações — que geralmente levam a inconsistências e erros.

Gestão de pessoas

O sistema também ajuda profissionais do setor de Recursos Humanos (RH) a gerenciar melhor suas equipes. Desse modo, ao usar a tecnologia, é possível administrar de perto, por exemplo, o horário de entrada e saída dos funcionários, processar a folha de pagamento e otimizar a avaliação de desempenho.

Auxílio às tomadas de decisão

Com acesso a informações precisas e atualizadas em tempo real, os gestores também podem agir com mais segurança e tomar decisões precisas que realmente levam a empresa para o topo.

Por que o ERP é importante?

A implementação de um sistema ERP fornece as ferramentas para aumentar a produtividade e a eficiência operacional. Inclusive, dada a sua importância para o bom desempenho das operações internas, o software tem sido tratado por muitos especialistas como o “sistema nervoso da empresa”.  

De acordo com a Mordor Intelligence, o valor de mercado global de ERP foi estimado em US$ 65,25 bilhões em 2024 e deve atingir US$ 103,95 bilhões até 2029. Esses números mostram que essa tecnologia é uma tendência de mercado, por isso, é importante acompanhá-la para garantir a competitividade de sua empresa.

A seguir, entenda por que é necessário implementar um software de gerenciamento em sua organização.

Simplificar os processos operacionais   

Isso ocorre porque não há mais a necessidade de utilizar outros sistemas ou planilhas para gerenciar diferentes áreas do negócio. Assim, ele permite que todas as informações e processos sejam centralizados em um único sistema, tornando a gestão e execução das funções mais efetivas.

Fora isso, graças ao ampliamento da visão sobre as áreas, os gestores podem tomar decisões informadas.

Unir inteligência e qualidade para as informações 

Um ERP coleta dados de diversas áreas da empresa, permitindo uma análise muito mais profunda e integrada, que tem como base informações realistas sobre vendas, estoque, finanças, produção, logística, entre outras.

Controlar o estoque e custos  

O uso de um software de ERP permite que a empresa saiba qual é a quantidade de cada produto, quando é necessário fazer novas compras e qual é o momento ideal para realizar promoções de pessoal. Além disso, a implementação de um sistema de ERP, pode reduzir entre 25% e 30% dos custos com inventário, aumentando a margem de lucro.

Ter uma gestão integrada dos dados  

O ERP integra os dados de todos os setores da empresa em um único sistema, possibilitando que as diferentes áreas da organização compartilhem informações entre si, por exemplo. Isso evita redundâncias e inconsistências, além de melhorar a comunicação entre os setores e a comunicação deles com a alta gestão.

Controlar e cumprir os prazos   

Sabia que o ERP também pode ajudar no cumprimento de prazos? Isso é possível, pois o software possibilita que os gestores acompanhem os prazos de entrega de produtos ou serviços, desde o recebimento do pedido até a entrega ao cliente. Resultado? Conseguem agilizar as entregas e garantir a satisfação do consumidor.

Aumentar a produtividade   

Com um ERP, a organização consegue automatizar diversas atividades, o que reduz o tempo para realizá-las. O envio de e-mail é um exemplo de tarefa que pode ser automatizada. Com isso, os funcionários têm mais tempo para se concentrar em tarefas mais importantes para o crescimento do negócio. Além disso, esse sistema diminui falhas e esquecimentos.

Quais são os riscos de não ter um ERP?

Embora a aquisição de um software de ERP não seja uma obrigatoriedade, é importante reconhecer que não ter um pode afetar significativamente o desempenho, performance e segurança da empresa. Afinal, ela corre riscos, como os que veremos agora.

Desencontro de informações

Sem um ERP, a gestão da empresa pode se tornar um verdadeiro caos. Cada departamento estará utilizando sistemas ou métodos de trabalho isolados, como planilhas, arquivos locais ou aplicativos que não se comunicam entre si. Essa falta de integração gera informações desencontradas, dificultando uma visão clara e objetiva sobre as operações.

Nesse contexto, enquanto o setor financeiro pode reportar um saldo específico, o comercial pode ter dados divergentes sobre as vendas.

Além disso, quando os dados são inseridos em múltiplos sistemas, a probabilidade de inconsistências cresce. Isso pode causar atrasos no fechamento de balanços, duplicidade de informações e perda de dados importantes.

Arquivos só podem ser salvos em servidores físicos

Empresas sem um ERP, geralmente, dependem de servidores físicos para armazenar informações, o que pode ocasionar muitos problemas. Primeiramente, esses servidores estão suscetíveis a falhas técnicas, como quedas de energia ou danos aos equipamentos. Como resultado, a empresa pode sofrer com perda de dados importantes que geram interrupções ou altos custos de recuperação.

Vale lembrar, ainda, que o espaço físico para manter esses servidores pode se tornar uma barreira à medida que o volume de dados cresce. Afinal, eles não foram desenvolvidos para escalar. Outro ponto negativo é a falta de mobilidade, já que, com os arquivos limitados a um servidor local, o acesso remoto às informações se torna inviável, especialmente para equipes que trabalham fora do escritório.

A troca não segura de dados

Sem um ERP, a troca de informações entre departamentos ocorre normalmente por meios manuais ou ferramentas não protegidas, como e-mails e dispositivos externos. Esses métodos são alvos fáceis para interceptação de dados, o que coloca em risco informações sensíveis, como dados financeiros, de clientes, de fornecedores ou até mesmo estratégias empresariais.

Ademais, a ausência de um sistema centralizado também dificulta a implementação de políticas robustas de segurança da informação. Afinal, não há como garantir que todos os dados sigam os mesmos padrões de proteção, como criptografia e autenticação de usuários.

Qual é a relação entre o sistema ERP e a segurança de dados?

O software de ERP é responsável por gerenciar uma grande quantidade de dados sensíveis, incluindo informações financeiras, de vendas, de recursos humanos e de produção. Por esse motivo, ele possui recursos robustos de segurança dos dados como veremos a seguir:

Criptografia   

É uma das principais ferramentas de segurança digital, sendo usada por grandes empresas, como Meta, Apple e Microsoft. Na criptografia, os dados são codificados e só podem ser descriptografados por alguém com a chave correta. Isso evita que terceiros interceptem as mensagens.

Firewalls   

Firewalls são programas que atuam como uma barreira de segurança para proteger a rede da empresa contra ataques externos. Eles monitoram a entrada e saída da rede, permitindo ou bloqueando acessos. Isso de acordo com as regras de segurança definidas.

Essa ação impede a entrada de tráfego suspeito na rede da organização, evitando um possível ataque cibernético. Esse tipo de tecnologia vem sendo usado pelas organizações há mais de 25 anos.

Controle do acesso de dados 

O controle do acesso aos dados é um mecanismo utilizado para limitar o acesso de informações apenas para pessoas autorizadas. Esse processo envolve o uso de senhas fortes, permissões de acesso, biometria e outras tecnologias de autenticação.

A ideia central é promover um controle rígido de acesso, impedindo o vazamento de dados e aumentando a segurança das informações da empresa. Nesse contexto, cada pessoa autorizada possui suas credenciais de acesso e elas são intransferíveis, vale dizer.

Como um sistema integrado contribui com a segurança da informação?

Um sistema integrado de ERP contribui para a segurança da informação ao centralizar todos os dados da empresa em uma única plataforma protegida, que opera com camadas robustas de segurança.

Criptografia de ponta a ponta para garantir que as informações sejam codificadas tanto em trânsito quanto em repouso, autenticação multifatorial (MFA) para limitar o acesso, monitoramento contínuo e geração de logs, que rastreiam todas as atividades dentro do sistema, identificando possíveis tentativas de acesso não autorizado ou comportamento anômalo. Esses são apenas alguns dos recursos da solução.

Outro aspecto que contribui com a segurança é o fato das plataformas também se integrarem com soluções de firewall, sistemas de detecção de intrusão (IDS) e protocolos de backup automatizado, que garantem a recuperação rápida de dados em caso de ataques ou falhas.

Quais são os principais módulos do ERP?

Os módulos de um sistema ERP variam conforme o fornecedor do software e as necessidades específicas da empresa. No entanto, existem módulos comuns na maioria das ferramentas. Abaixo, listamos os principais.

Módulo Financeiro

O módulo de finanças de um ERP lida com todas as transações financeiras da empresa, incluindo contas a pagar e a receber, controle de custos e contabilidade. Ele mantém o controle sobre todas as entradas e saídas do caixa da empresa e auxilia na gestão dos impostos.

Módulo de Manufatura

Basicamente, este módulo gerencia todas as operações de produção da empresa. Ainda, oferece auxílio para o planejamento de produção, controle de matéria-prima, gerenciamento de ordens de serviços, controle de qualidade, entre outros.

Módulo de Suprimentos

Esse módulo ajuda a gerenciar todos os aspectos relacionados ao controle de estoque, desde os inventários até a gestão de armazéns e logística. Por mais que ele possa ser utilizado por empresas de qualquer setor, é mais comum no varejo e na indústria.

Módulo Comercial

O módulo de vendas de um ERP gerencia todo o ciclo de comercialização dos produtos ou serviços da empresa, desde o registro de cotações e pedidos de clientes até o fechamento da venda. Ele permite o acompanhamento em tempo real das transações, geração automática de propostas e integração com outros módulos, como o de finanças e estoque.

Módulo de Controladoria

Esse módulo é responsável por controlar toda a parte de vendas do negócio, desde a emissão de pedidos até a geração de notas fiscais e o recebimento de pagamentos. Além disso, ele auxilia na emissão de notas fiscais eletrônicas e na comunicação automática com a SEFAZ.

Módulo Administrativo

É responsável por gerenciar todos os processos relacionados à contabilidade, orçamento e controle patrimonial. Ele ajuda a empresa a manter-se em dia com as leis e regulamentações tributárias, evitando multas e penalidades legais. 

Módulo de Serviços

Geralmente voltado para empresas que oferecem serviços, este módulo auxilia no controle de contratos, ordens de serviço e agendamentos. Ele permite que os usuários acompanhem demandas em tempo real, distribuam tarefas e gerenciem o tempo gasto em cada projeto ou atividade.

Quais são os tipos de ERP?

Existem diferentes tipos de ERP, cada um desenvolvido para atender demandas específicas. Vamos entender mais sobre eles!

ERP Legado

É um sistema mais antigo, geralmente, desenvolvido para atender as necessidades específicas de uma empresa ou indústria. Ele foi projetado com tecnologia de ponta para sua época, mas, hoje, pode apresentar limitações de flexibilidade e integração. Por exemplo, se a empresa quiser integrar ferramentas de CRM e BI, ela pode encontrar problemas.

ERP Back Office

É projetado para lidar com os processos internos de uma empresa, como finanças, contabilidade, estoque e RH. Ele se concentra em otimizar operações que não envolvem diretamente o cliente final, e sim garantir que os processos administrativos sejam eficientes e bem coordenados.

Ainda, sua integração com outras ferramentas pode ser limitada, mas, quando bem configurado, pode proporcionar insights estratégicos ao consolidar dados importantes.

ERP Verticalizado

É desenvolvido para atender às especificações de setores ou indústrias, como saúde, varejo, manufatura ou logística. Ele oferece módulos e funcionalidades que foram ajustados para as operações exclusivas de cada segmento, o que reduz a necessidade de customizações extensivas.

Essa especificidade, por si só, permite que as empresas economizem tempo e recursos durante a implementação.

ERP Customizável

É projetado para oferecer alta flexibilidade e permitir que as empresas adaptem o sistema às suas necessidades e demandas. Diferentemente dos sistemas padronizados, ele pode ser ajustado para incluir funcionalidades exclusivas e integrar-se facilmente a outros softwares ou ferramentas.

Quais são as etapas de implantação do software ERP?

Veja algumas etapas a seguir para alcançar seus objetivos e ter sucesso na implantação de um ERP.

Foco

Nessa fase, você e sua equipe, junto ao fornecedor, alinham expectativas e objetivos estratégicos do sistema. O mapeamento das operações atuais e dos resultados esperados com a aquisição é muito importante para garantir que o ERP atenda às necessidades específicas do seu negócio.

Processos predefinidos

Aqui, você deve alinhar os processos internos da empresa às funcionalidades do sistema para reduzir a necessidade de customizações. Nesse passo, é importante envolver os líderes de cada departamento para garantir que os processos reflitam a realidade operacional do seu negócio.

Capacitação

Depois que as etapas anteriores forem concluídas, você terá que planejar e incluir treinamentos teóricos e práticos para garantir que os colaboradores entendam como utilizar o sistema no dia a dia. A abordagem de ensino pode variar, indo desde workshops presenciais até tutoriais online e manuais personalizados.

Homologação dos processos

Na homologação, os processos configurados no ERP serão testados em um ambiente controlado para validar se as funcionalidades estão operando conforme o esperado. Não devemos pular essa etapa, pois ela ajudará a identificar possíveis ajustes antes do uso em larga escala.

Virada e acompanhamento

A virada é o momento em que o ERP entra em operação, substituindo os sistemas anteriores. Essa fase de transição deve ser planejada cuidadosamente, com um cronograma em detalhes para minimizar impactos nas operações.

Após a virada, deve-se fazer o acompanhamento contínuo da tecnologia para monitorar o desempenho do sistema e identificar necessidade de ajustes.

Como funciona a integração do ERP com outros sistemas de gestão?

A integração de um ERP com outros sistemas de gestão ocorre por meio de APIs (Application Programming Interfaces) ou conectores específicos que permitem a troca de dados entre plataformas. Essa conexão garante que as informações fluirão de maneira consistente entre os diferentes sistemas, eliminando a necessidade de inserção manual de dados.

Por exemplo, um sistema de CRM pode enviar dados de clientes diretamente para o módulo de vendas do ERP, enquanto um software de BI extrai informações para gerar relatórios analíticos.

Quais são as integrações mais comuns de ERP?

O ERP pode ser integrado a diferentes sistemas, conheça os mais comuns.

RH integrado ao ERP

A integração de sistemas de RH ao ERP centraliza a gestão de pessoas, consolidando processos como folha de pagamento, controle de ponto, gestão de benefícios e recrutamento.

Com essa fusão, as informações dos colaboradores estão sempre atualizadas, o que permite aos profissionais de RH análises detalhadas sobre desempenho, turnover e necessidades de treinamento.

CRM integrado ao ERP

Quando o CRM (Customer Relationship Management) é integrado ao ERP, as empresas ganham uma visão holística do ciclo de vida do cliente. Os dados coletados no CRM, como histórico de interações, preferências e negociações, são automaticamente sincronizados com os módulos de vendas, finanças e estoque do ERP.

Essa conexão é interessante porque aumenta a eficiência operacional e a satisfação do cliente, já que permite aos times dar uma resposta mais rápida e assertiva às suas demandas.

BI integrado ao ERP

O BI extrai dados em tempo real do ERP para criar relatórios gerenciais detalhados, dashboards interativos e previsões baseadas em machine learning. Isso transforma o grande volume de dados do ERP em insights estratégicos, ajudando na identificação de tendências e na antecipação de problemas, além de eliminar a necessidade de exportações manuais de dados para análise.

Gestão fiscal integrada ao ERP

Essa integração possibilita que o sistema de gestão fiscal calcule impostos automaticamente com base nas transações registradas no ERP. Além disso, ele permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, o envio de declarações fiscais e a geração de relatórios para auditorias.

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