O Enterprise Resource Planning (ERP) é o software que faz toda a gestão operacional da empresa. Ele computa as informações para integrar todas as áreas, sem gerar retrabalho ou necessitar de reinserção de dados.
Assim como as instalações físicas, máquinas e a equipe de trabalho, esse sistema se tornou parte fundamental da estrutura de qualquer organização. Ademais, ele também constitui uma camada de dados e informações do negócio, que ajuda o empresário a tomar decisões estratégicas mais precisas e assertivas diante de diversos cenários.
Mas, com o tempo, as necessidades da empresa podem mudar e a ferramenta que antes atendia bem pode começar a apresentar limitações. Então, quando é o momento certo para fazer a troca de ERP?
Neste artigo, vamos contextualizar os principais sinais de que está na hora de mudar de sistema e como fazer essa transição de forma bem-sucedida!
Qual é a importância de um ERP para o negócio?
O ERP é uma ferramenta vital nas empresas que centraliza e conecta as operações em um único sistema. Essa integração facilita a tomada de decisões, melhora o controle financeiro, o gerenciamento de estoques, recursos humanos e até a produção, tudo em tempo real.
Sem um ERP eficiente, as empresas podem enfrentar dificuldades para ter uma visão clara das operações, o que prejudica a agilidade, a inovação e a competitividade. Assim, o ERP otimiza a gestão das operações, ajuda a reduzir custos e erros, aumenta a produtividade e permite que a empresa se concentre em seu crescimento.
Por que fazer a troca de ERP?
Várias situações podem ser identificadas como razões para trocar o ERP. Aqui, listaremos algumas.
ERP que trava seu crescimento: é hora de evoluir
Quando a empresa cresce, seja com aumento de produção, novos mercados ou aquisições, um ERP limitado se torna um freio. Um sistema moderno acompanha o ritmo da empresa, com escalabilidade e recursos que sustentam operações mais complexas e garantem performance a longo prazo.
ERP antigo atrapalha seu planejamento estratégico
Quando o ERP não dá suporte às metas, a estratégia perde força. Trocar de sistema ERP para um atual pode ser o ponto de virada para otimizar processos, melhorar a produtividade, aumentar a maturidade da gestão e tornar a empresa mais competitiva.
Ineficiência e custos altos são sinais de alerta
Se seu ERP gera retrabalho, erros e gastos constantes com suporte, é hora de rever. Sistemas defasados comprometem a integração entre áreas e causam perda de tempo e dinheiro.
Dificuldade para inovar: o problema pode estar no seu ERP
Se seu sistema não permite integração com inteligência artificial, automações e análises avançadas, ele está atrasando seu progresso. A troca de ERP é um passo estratégico para modernizar a gestão e se manter à frente da concorrência.
Riscos fiscais e falta de adaptação à legislação
Com mudanças frequentes na legislação fiscal, é arriscado operar com um ERP que não acompanha essas alterações. Um sistema moderno facilita a adequação às exigências legais, automatiza processos tributários e evita penalidades.
Suporte técnico limitado ou encerramento do sistema atual
Alguns fornecedores encerram o suporte ou descontinuam versões antigas dos seus sistemas, e isso pode colocar sua operação em risco. Ficar preso a um ERP descontinuado limita a empresa e a expõe a falhas graves. Então, atenção para a falta de atualizações, dificuldade para obter suporte técnico e a comunicação oficial de fim do ciclo do sistema.
Interface ultrapassada e baixa usabilidade
Se os usuários têm dificuldade para usar o sistema, isso impacta diretamente a produtividade. Trocar de sistema ERP se torna fundamental diante de uma ferramenta com interface ultrapassada ou experiência ruim de uso, pois ela acarreta redução do engajamento da equipe e aumenta os erros operacionais.
O que considerar na troca do sistema ERP?
A escolha do ERP envolve muitos aspectos e um deles diz respeito ao atendimento dos requisitos que a empresa aponta como essenciais. Outro ponto importante refere-se à implementação desse ERP, pois é necessário que a software-house tenha uma equipe competente, com expertise no negócio da empresa compradora.
Na implementação, são levantados todos os processos da empresa. É nesse contexto que surgem discussões e informações que podem apontar para novos caminhos, com o objetivo de elevar a produtividade da empresa, obtendo melhores resultados.
Um ponto relevante é que as empresas tendem a ficar tão acostumadas com os seus processos que já não visualizam o que pode ser mudado e melhorado. Nesses momentos, uma visão de fora pode trazer muitas análises diferentes, além de melhorias nos processos.
Qual é o momento ideal para trocar de sistema ERP?
Muitas empresas adiam a troca de ERP esperando um momento ideal que, muitas vezes, nunca chega. Em cenários de crise, a mudança pode ser estratégica, já que o sistema ajuda a otimizar processos, melhorar a gestão financeira e preparar a empresa para crescer.
Como a implementação pode levar de 3 a 18 meses, períodos de baixa são ideais para revisar processos, treinar equipes e garantir uma implantação mais eficaz. Assim, a equipe tem mais tempo para avaliar os processos, buscar melhorias e se dedicar mais aos treinamentos e cadastros.
Entre os motivos listados anteriormente, alguns sinais claros ajudam a entender o momento certo para trocar de sistema ERP, como:
- Sistema lento ou com dificuldades de processamento;
- Custo elevado de manutenção e gastos frequentes;
- Integração limitada frente às mudanças no mercado;
- Falta de funcionalidades para suportar novos processos.
Quais os benefícios da mudança de sistema ERP?
Não dá para automatizar processos sem ter uma confiável base de informações para análise. O ERP é a grande base operacional na empresa, que dá suporte para vários tipos de integração. Essas integrações dizem respeito a diferentes setores, tais como:
- Setor de vendas: E-commerce B2C e B2B e Marketplace.
- Engenharia: integração com softwares CAD
- Gestão: ferramentas de Business Intelligence (BI).
Como se preparar para a troca de ERP?
Ao se decidir pela troca de ERP, todas as operações da empresa serão impactadas. Por isso, a preparação adequada deve garantir uma transição bem-sucedida. Alguns passos podem ser seguidos para reduzir riscos, alinhar expectativas e maximizar os benefícios da nova solução. Acompanhe!
Faça um planejamento estruturado
O primeiro passo para trocar de sistema ERP é montar um plano detalhado de migração, com cronograma, etapas, metas e responsáveis. Isso ajuda a evitar interrupções nas operações e garante que todos os pontos críticos sejam considerados ao longo do processo.
Além disso, um bom planejamento permite antecipar possíveis gargalos, prever períodos de testes, definir a sequência de entrada dos módulos e criar estratégias para contingências. Assim, a empresa ganha mais segurança e controle durante toda a transição.
Envolva todas as áreas da empresa
A troca de ERP não deve ser responsabilidade exclusiva do time de TI. Todas as áreas impactadas devem participar desde o início, contribuindo com suas demandas e ajudando a identificar processos que precisam ser aprimorados com o novo sistema.
O envolvimento dos departamentos garante que o sistema escolhido seja aderente às rotinas reais da empresa e facilita a aceitação dos usuários. Além disso, a colaboração entre setores promove uma visão mais estratégica da mudança e melhora a comunicação interna.
Mapeie processos e defina suas necessidades
Antes de escolher uma nova solução, é preciso revisar os processos atuais, identificar gargalos e definir com clareza as funcionalidades que o novo ERP precisa atender. Essa etapa ajuda a escolher uma plataforma alinhada à realidade e às metas da empresa.
Esse mapeamento também é uma excelente oportunidade para eliminar redundâncias, padronizar fluxos e melhorar a eficiência. Processos mal definidos acabam sendo replicados em um novo sistema, o que pode comprometer os ganhos esperados com a troca.
Avalie fornecedores e peça demonstrações
Com as necessidades em mãos, busque fornecedores que tenham experiência no seu setor e ofereçam soluções escaláveis. Ainda, solicite demonstrações e converse com empresas que já utilizam o sistema para entender pontos fortes e desafios.
Avaliar o suporte pós-venda, a frequência de atualizações, a flexibilidade de customizações e a estabilidade da empresa fornecedora também são fatores decisivos. Um fornecedor parceiro fará toda a diferença durante e após a implementação.
Prepare a equipe para a mudança
A resistência à mudança pode comprometer a implantação. Por isso, é importante comunicar claramente os motivos da troca de ERP, treinar os usuários e manter um canal aberto para dúvidas e feedbacks durante a transição.
A capacitação contínua e o engajamento dos colaboradores são fundamentais para o sucesso do novo ERP. Quando os usuários entendem os benefícios da mudança e se sentem parte do processo, a adoção do sistema acontece de forma mais fluida e natural.
Quais as etapas da troca de ERP?
Para trocar um sistema ERP, a gestão deve realizar um planejamento cuidadoso. Confira as principais etapas para uma implementação eficaz!
Análise das necessidades
Antes de começar a buscar um novo ERP, é fundamental entender quais são as necessidades do seu negócio. Isso inclui mapear processos, identificar gargalos e definir metas que o novo sistema precisa atingir.
O que está faltando no sistema atual? Quais áreas da empresa precisam de mais suporte?
Pesquisa e seleção de fornecedores
Com base nas necessidades identificadas, é hora de pesquisar fornecedores que atendam às especificações do seu negócio. A avaliação deve considerar funcionalidades, custo, suporte, escalabilidade e adequação do ERP à sua indústria.
Planejamento e cronograma
A troca de ERP não acontece da noite para o dia. Nesse sentido, desenvolver um cronograma realista e um plano de execução garante que a transição aconteça sem grandes impactos no dia a dia da empresa. Para tanto, considere os recursos necessários, como equipe, orçamento e tempo disponível.
Treinamento da equipe
Um dos maiores desafios na troca de ERP é garantir que a equipe esteja capacitada a usar o novo sistema. Treinamentos regulares devem ser planejados para garantir que todos os funcionários estejam prontos para operar o novo ERP de forma eficiente.
Importação de dados
Antes de lançar o novo sistema, é importante realizar a migração dos dados do ERP antigo para o novo. Este processo exige cuidado, pois a análise de dados precisa de informações consistentes ou para uma boa gestão de operações e tomadas de decisões eficazes.
Implementação e testes
A implementação deve ser gradual, com a realização de testes para garantir que o sistema esteja funcionando conforme esperado. Ainda, ajustes e correções precisam ser feitos conforme necessário para atender às expectativas.
Acompanhamento pós-implementação
Após a implementação, o desempenho do ERP deve ser acompanhado no dia a dia, para realizar ajustes finos e continuar treinando a equipe para que a transição seja bem-sucedida e o sistema seja totalmente aproveitado.
Como escolher o melhor ERP?
Escolher o ERP ideal para a sua empresa é uma decisão estratégica que exige uma análise cuidadosa. Isso porque o sistema escolhido não deve apenas atender às necessidades atuais, mas também ser capaz de acompanhar o crescimento da empresa e adaptar-se às mudanças no mercado.
Confira agora dicas essenciais para ajudar você nessa missão!
Defina suas necessidades
Primeiramente, você precisa ter clareza sobre as necessidades do seu negócio:
- Quais processos precisam ser automatizados?
- Quais áreas da empresa exigem mais atenção, como finanças, estoque ou recursos humanos?
Compreender essas necessidades ajudará a selecionar o ERP com as funcionalidades mais adequadas.
Avalie a aderência do ERP
O sistema escolhido precisa se ajustar à sua empresa, tanto em termos de processos quanto de cultura organizacional. Um ERP que se adapta às suas necessidades específicas, sem precisar de personalizações excessivas, é sempre mais eficiente e menos propenso a erros.
Considere a expertise do fornecedor
Avalie a experiência do fornecedor no mercado, especialmente no seu setor. Um sistema com boa reputação e experiência específica pode garantir uma implementação mais suave e um suporte técnico de maior qualidade.
Verifique a confiabilidade e a estrutura de implementação
A confiabilidade do fornecedor traz mais garantia de que o ERP funcione conforme esperado a longo prazo. Verifique a estrutura de suporte e os recursos oferecidos para a implementação, treinamento e manutenção contínuos. Isso garantirá que sua equipe tenha o apoio necessário durante todo o processo.
Não se baseie apenas no preço
Embora o preço seja um fator importante, ele não deve ser o critério principal. A opção mais barata pode resultar em custos mais altos no futuro, com novas trocas de ERP ou ajustes caros.
Agora que você já sabe quando trocar de ERP, será que chegou o momento para a sua empresa? Comece pesquisando fornecedores com experiência no seu segmento, avaliando a qualidade do suporte e a capacidade de implementação.
Se você busca uma solução robusta, confiável e alinhada às necessidades da sua empresa, conheça o FoccoERP. Solicite uma demonstração e veja como transformar sua gestão com nosso ERP.
Artigo escrito em colaboração com Magda Tegner, gestora comercial do FoccoERP.
