O Enterprise Resource Planning (ERP) é o software que faz toda a gestão operacional da empresa. Ele computa as informações para integrar todas as áreas, sem gerar retrabalho ou necessitar de reinserção de dados.
Logo, o ERP faz parte da estrutura das empresas, assim como suas instalações físicas, pavilhões, máquinas e mão de obra. Ainda, compreende toda uma camada de dados e informações do empreendimento, que vai dar condições ao empresário de tomar as melhores decisões diante de cada cenário.
Mas afinal, quando trocar de ERP para melhorar os processos? Veja a seguir!
Como definir o momento certo para trocar de sistema ERP?
Normalmente, a empresa que tem o interesse de trocar o ERP está buscando evoluir na sua gestão e não tem ferramentas necessárias para essas análises e decisões.
Segundo dados da Oracle, as empresas costumam trocar seus ERPs a cada 5 a 10 anos, dependendo da complexidade, evolução tecnológica e adoção de soluções como nuvem. A troca de um ERP envolve investimento e tempo, por isso, muitas vezes, acaba sendo protelada, mesmo havendo insatisfações.
Ainda assim, é importante destacar que esse investimento retorna em pouco tempo, quando o ERP tem aderência ao segmento e aos processos do cliente. Mas é preciso fazer uma boa implementação.
Quando trocar de ERP?
Várias situações podem ser identificadas como razões para trocar o ERP. Aqui, listamos algumas.
ERP que trava seu crescimento? Hora de evoluir.
Quando a empresa cresce, seja com aumento de produção, novos mercados ou aquisições, um ERP limitado se torna um freio. Um sistema moderno acompanha o ritmo da empresa, com escalabilidade e recursos que sustentam operações mais complexas e garantem performance a longo prazo.
ERP antigo atrapalha seu planejamento estratégico
Quando o ERP não dá suporte às metas, a estratégia perde força. Trocar por um sistema atual pode ser o ponto de virada para otimizar processos, melhorar a produtividade, aumentar a maturidade da gestão e tornar a empresa mais competitiva.
Ineficiência e custos altos são sinais de alerta
Se seu ERP gera retrabalho, erros e gastos constantes com suporte, é hora de rever. Sistemas defasados comprometem a integração entre áreas e causam perda de tempo e dinheiro.
Dificuldade para inovar? O problema pode estar no seu ERP
Se seu sistema não permite integração com inteligência artificial, automações e análises avançadas, ele está atrasando seu progresso. Trocar o ERP é um passo estratégico para modernizar a gestão e se manter à frente da concorrência.
Riscos fiscais e falta de adaptação à legislação
Com mudanças frequentes na legislação fiscal, é arriscado operar com um ERP que não acompanha essas alterações. Um sistema moderno facilita a adequação às exigências legais, automatiza processos tributários e evita penalidades.
O que considerar na troca do sistema ERP?
A escolha do ERP envolve muitos aspectos e um deles diz respeito ao atendimento dos requisitos que a empresa aponta como essenciais. Outro ponto importante refere-se à implementação desse ERP, pois é necessário que a software-house tenha uma equipe competente, com expertise no negócio da empresa compradora.
Na implementação, são levantados todos os processos da empresa. É nesse contexto que surgem discussões e informações que podem apontar para novos caminhos, com o objetivo de elevar a produtividade da empresa, obtendo melhores resultados.
Um ponto relevante é que as empresas tendem a ficar tão acostumadas com os seus processos que já não visualizam o que pode ser mudado e melhorado. Nesses momentos, uma visão de fora pode trazer muitas análises diferentes, além de melhorias nos processos.
Como se preparar para trocar de ERP?
Ao decidir trocar de ERP, todas as operações da empresa serão impactadas. Por isso, a preparação adequada é fundamental para garantir uma transição bem-sucedida. Alguns passos permitem reduzir riscos, alinhar expectativas e maximizar os benefícios da nova solução.
Faça um planejamento estruturado
O primeiro passo é montar um plano detalhado de migração, com cronograma, etapas, metas e responsáveis. Isso ajuda a evitar interrupções nas operações e garante que todos os pontos críticos sejam considerados ao longo do processo.
Envolva todas as áreas da empresa
A troca de ERP não deve ser responsabilidade exclusiva do time de TI. Todas as áreas impactadas devem participar desde o início, contribuindo com suas demandas e ajudando a identificar processos que precisam ser aprimorados com o novo sistema.
Mapeie processos e defina suas necessidades
Antes de escolher uma nova solução, é essencial revisar os processos atuais, identificar gargalos e definir com clareza as funcionalidades que o novo ERP precisa atender. Essa etapa ajuda a escolher uma plataforma que esteja alinhada à realidade e às metas da empresa.
Avalie fornecedores e peça demonstrações
Com as necessidades em mãos, busque fornecedores que tenham experiência no seu setor e ofereçam soluções escaláveis. Solicite demonstrações e converse com empresas que já utilizam o sistema para entender pontos fortes e desafios.
Prepare a equipe para a mudança
A resistência à mudança pode comprometer a implantação. Por isso, é importante comunicar claramente os motivos da troca, treinar os usuários e manter um canal aberto para dúvidas e feedbacks durante a transição.
Existe momento ideal para trocar de ERP?
Muitas empresas adiam a troca de ERP esperando um momento ideal que, muitas vezes, nunca chega. Em cenários de crise, trocar de sistema pode ser estratégico, já que o ERP ajuda a otimizar processos, melhorar a gestão financeira e preparar a empresa para crescer.
Como a implementação pode levar de 3 até 18 meses, períodos de baixa são ideais para revisar processos, treinar equipes e garantir uma implantação mais eficaz. Assim, a equipe tem mais tempo para avaliar os processos, buscar melhorias e se dedicar mais aos treinamentos e cadastros.
Quais os benefícios da mudança de sistema ERP?
Não dá para automatizar processos sem ter uma confiável base de informações para análise. O ERP é a grande base operacional na empresa, que dá suporte para vários tipos de integração. Essas integrações dizem respeito a diferentes setores, tais como:
- E-commerce B2C e B2B – Vendas;
- Marketplaces – Vendas;
- Softwares CAD – Engenharia;
- BI (Business Intelligence) – Gestão.
Como saber qual é o melhor sistema ERP?
Saber qual é o ERP mais adequado depende das suas necessidades e do que é importante para a sua empresa, mas é fundamental considerar a aderência, a expertise, a estrutura para implementação, a confiabilidade e o porte do fornecedor.
Outro aspecto importante é compreender que preço não deve ser o fator de decisão, pois uma nova troca no futuro vai custar muito mais caro do que escolher agora a opção que melhor atenda a sua empresa.
Agora que você já sabe quando trocar de ERP, será que chegou o momento para a sua empresa? Comece pesquisando fornecedores com experiência no seu segmento, avaliando a qualidade do suporte e a capacidade de implementação.
Se você busca uma solução robusta, confiável e alinhada às necessidades da sua empresa, conheça o FoccoERP. Solicite uma demonstração e veja como transformar sua gestão com nosso ERP.
Artigo escrito em colaboração com Magda Tegner, gestora comercial do FoccoERP.
