Saber direcionar os recursos financeiros é fundamental para aumentar os potenciais de lucro na empresa e obter sucesso em um projeto ou área. Essa ação encontra apoio na gestão orçamentária.
Trata-se de uma prática administrativa para um direcionamento inteligente que ajuda a estimar ganhos e riscos, além de preparar as finanças antecipadamente.
Sua empresa já realiza a gestão orçamentária? Neste artigo, entenda tudo que é preciso saber sobre esse controle, desde o conceito até as formas de aplicação. Boa leitura!
O que é gestão orçamentária?
A gestão orçamentária é uma prática administrativa que consiste em planejar e programar todos os recursos financeiros de uma empresa por um determinado tempo. Tem como objetivo assegurar que a organização mantenha as finanças em dia e tenha total controle sobre o que recebe, gasta e pretende investir no futuro.
Como funciona a gestão orçamentária?
A gestão orçamentária é dividida em três etapas.
Construção do plano orçamentário
A primeira etapa é fazer o levantamento de todas as informações históricas relacionadas às finanças, bem como as projeções de vendas, custos e despesas operacionais para os próximos meses e anos.
A ideia é compreender o panorama atual e estabelecer metas orçamentárias alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Com base nesses dados, é elaborado o orçamento propriamente dito, que servirá como guia para o controle financeiro ao longo do período planejado.
Projeção de cenários
Após a definição do plano orçamentário, os gestores realizam a simulação de diferentes cenários: positivos, neutros e adversos. Essa análise considera fatores internos e externos que podem impactar a execução do orçamento, como queda nas vendas, aumento de custos, crises econômicas ou mudanças regulatórias.
O objetivo dessa etapa é reconhecer quais riscos envolvem a organização, como o vazamento de dados, e quais medidas serão necessárias para minimizar os danos. Isso assegura maior resiliência do plano orçamentário frente a imprevistos.
Monitoramento e análise de resultados
Com o orçamento em execução, é essencial acompanhar constantemente sua evolução. Isso envolve:
- Monitorar receitas, despesas e investimentos;
- Comparar os valores realizados com os valores planejados;
- Analisar os desvios (positivos ou negativos);
- Identificar causas de eventuais falhas na execução.
Quando necessário, ajustes no orçamento podem ser realizados para alinhar novamente os resultados com os objetivos estabelecidos. Além disso, essa etapa fornece aprendizados valiosos para os próximos ciclos orçamentários, promovendo a melhoria contínua da gestão financeira.
Quais são os tipos de orçamento?
Quando falamos em gestão orçamentária, é preciso compreender que existem diferentes tipos de orçamentos que podem ser controlados pelo profissional, conforme as necessidades e a dinâmica da organização.
Orçamento estático
Trata de um orçamento que não sofre qualquer tipo de modificação, ou seja, tudo aquilo que foi definido no começo do plano, como um valor específico para investir em um projeto, será cumprido até o prazo final.
A vantagem dessa modalidade é a previsibilidade. Uma vez que a empresa sabe desde o princípio quanto vai gastar em alguma coisa e qual ação terá todo o seu foco.
Orçamento variável
Diferente do orçamento estático, essa modalidade é flexível e pode ser ajustada segundo a realidade da empresa e seus resultados. Assim, à medida que ocorrem mudanças no volume de vendas, produção ou custos, o orçamento é recalibrado.
A vantagem desse tipo de orçamento é a maior adaptabilidade. Desse modo, a empresa não fica engessada ou limitada a um determinado cenário.
Orçamento contínuo
Trata-se de uma modalidade que busca acompanhar a evolução do plano, a fim de eliminar todos os gargalos e, se necessário, aplicar melhorias. Nesse controle, o profissional pode rever o orçamento mensal, semestral ou anualmente, projetando novos cenários com base nos resultados atuais.
A vantagem desse modelo é a possibilidade de decisões mais ágeis. O horizonte orçamentário fica sempre atualizado, com uma previsibilidade de longo prazo baseada em dados de curto prazo conforme a situação atual da empresa.
Quais são os pontos importantes de um orçamento?
Quatro pontos estratégicos ajudam a manter o equilíbrio financeiro e a tomar decisões mais seguras e estratégicas. Agora, vamos entender quais são e como eles formam a base para uma gestão orçamentária eficiente!
Previsão de receitas
É a estimativa de quanto a empresa (ou pessoa) receberá em determinado período. Para tanto, inclui todas as fontes de entrada de recursos, como vendas, serviços, investimentos ou outras receitas. Uma boa previsão é essencial para planejar quanto se pode gastar e investir com segurança.
Estimativa de despesas
Envolve o levantamento e categorização de todos os gastos previstos, sejam fixos (como aluguel e salários) ou variáveis (como matéria-prima e energia). Conhecer bem as despesas ajuda a identificar onde é possível cortar custos e como equilibrar as contas.
Definição de metas e prioridades
O orçamento deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da organização ou com os objetivos pessoais. Isso inclui definir metas de lucro, economia, investimento ou expansão, priorizando os recursos conforme a importância de cada área ou projeto.
Monitoramento e controle
Após a execução do orçamento, é essencial acompanhar o que foi planejado em comparação com o que foi realizado. Esse controle permite identificar desvios, corrigir erros e fazer ajustes para manter a saúde financeira ao longo do período.
Por que fazer uma gestão orçamentária?
A criação de uma gestão orçamentária gera uma série de benefícios para a empresa. Confira os principais pontos a seguir.
Entender o desempenho operacional
Embora não seja uma prática obrigatória, a gestão orçamentária é muito importante para obter uma visão macro e estratégica sobre onde investir, porque investir e quando investir.
Durante a elaboração do planejamento, é possível analisar profundamente o desempenho das operações, de forma a identificar os recursos necessários para alcançar as metas da organização no curto, médio e longo prazo.
Cumprir os objetivos
Com o planejamento em mãos, os profissionais conseguem manter o foco e a atenção no cumprimento das metas. Líderes e equipes conseguem saber o que precisa ser feito, porque é importante e como cada ação contribui para os resultados da empresa.
Como a gestão orçamentária está relacionada à forma com que o dinheiro será aplicado no futuro, a empresa pode obter ganhos interessantes, como melhor diversificação das linhas de investimentos e aumento nos potenciais de ganho e rentabilidade.
Melhorar as decisões
A prática também amplia a visão estratégia para longo prazo. É possível usá-la para prever necessidades de empréstimos e financiamentos junto a bancos, calcular os índices de retorno sobre uma determinada aplicação e mensurar os riscos e oportunidades.
Com informações precisas em mãos e uma visão holística sobre os negócios, os gestores podem elaborar estratégias mais eficazes e tomar decisões mais seguras. Isso reduz os riscos da empresa perder dinheiro ou fazer um investimento de baixo retorno.
Apoiar a geração e captação de recursos
Um bom planejamento orçamentário também fortalece a credibilidade da empresa diante de parceiros, investidores e instituições financeiras. Isso facilita negociações, captação de recursos e acesso a linhas de crédito.
Além disso, melhora o controle sobre as despesas e custos, contribuindo para a saúde financeira da organização.
Identificar e mitigar riscos
Como uma das práticas da gestão orçamentária é simular cenários, os profissionais podem usar para identificar potenciais riscos e definir medidas preventivas para mitigá-los.
Nesse sentido, se existe o risco de uma crise econômica prejudicar as vendas, por exemplo, é possível construir uma reserva de emergência para apoiar o pagamento das obrigações mensais.
Quem faz a gestão orçamentária na empresa?
Independentemente de quem for o encarregado, o sucesso da gestão orçamentária depende do nível de conhecimento da pessoa e da sua visão estratégica para o longo prazo. Vários profissionais podem se responsabilizar por essa prática:
- Líderes de departamentos: podem desenvolver os orçamentos para suas áreas específicas;
- Profissionais de contabilidade: geralmente, são encarregados de registrar todas as transações financeiras e manter os registros precisos;
- Time financeiro: cuida da elaboração, do acompanhamento e da execução do orçamento;
- Diretoria e alta administração: definem metas e prioridades financeiras, além de aprovarem o orçamento final.
Como fazer uma boa gestão orçamentária?
Agora que já explicamos toda a parte teórica sobre gestão orçamentária, vamos à prática. A seguir, você verá um passo a passo indicando como fazer o controle do orçamento e quais pontos requerem atenção.
Entenda o fluxo financeiro
Atualmente, como é o fluxo de entrada e saída de caixa? Quanto a empresa recebe em média e qual o valor total de todos os custos e despesas (fixos e variáveis)? Quais são as obrigações junto aos fornecedores? Qual é o total de contas a receber e em que datas? Como funcionam os processos de recebimento e pagamento?
Antes de começar a fazer a gestão, é necessário compreender todo o fluxo financeiro do negócio, bem como as pessoas envolvidas nesse processo. Isso dá uma visão macro da situação atual da empresa e entendimento sobre o que pode ser feito no futuro em relação às finanças.
Elabore um plano orçamentário
Agora é o momento de elaborar um plano orçamentário. Nesse documento, é preciso:
- Definir todas as metas e os objetivos, que precisam ser realistas e alcançáveis, respeitando a real situação da empresa;
- Selecionar as ferramentas para ajudar no controle e automatização dos processos, como é o caso da coleta de dados e informações sobre as finanças;
- Listar todos os custos fixos e variáveis para acompanhar as contas que precisam ser pagas mensalmente;
- Fazer projeções, indicando as despesas que a empresa terá em um período específico, volume de vendas e recebimento de clientes.
Simule situações e cenários
O próximo passo é simular, em um documento paralelo, todas as situações e possíveis cenários que podem prejudicar a empresa financeiramente. Nesse levantamento, indique quais seriam os impactos sobre as finanças e o que é necessário para minimizar os danos, por exemplo:
- Se o Brasil enfrentar uma crise econômica, quais serão os impactos? Queda nas vendas? Baixo faturamento? Falta de insumos para a produção? Quebra de contrato de fornecedores?
- Como a empresa pode se proteger? Montando uma reserva de emergência de um ano, mantendo uma quantidade mínima de insumos no estoque, reduzindo os custos variáveis, entrando em contato com potenciais novos parceiros para mantê-los em reserva etc.
Avalie os indicadores financeiros
Por fim, é fundamental monitorar e avaliar os indicadores financeiros para garantir o alinhamento dos processos operacionais da empresa com o planejamento orçamentário.
Se a empresa estiver faturando menos do que deveria ou gastando mais do que o estipulado, deve-se fazer um levantamento de todos os problemas que influenciam nisso, bem como ajustar o orçamento para que a empresa cumpra as metas e não sofra déficits financeiros.
No caso de orçamentos estáticos, como não há revisão dos valores orçados, é essencial atuar diretamente na origem do problema, seja aumentando a receita ou reduzindo custos e despesas.
Para fazer o monitoramento e análise de resultados, é preciso utilizar indicadores e métricas que quantificam informações sobre as finanças.
Abaixo, selecionamos os mais importantes.
Ebtida ou Lajida (lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização)
Fornece uma visão do quanto a empresa gera de lucro a partir de suas operações principais, sem considerar custos financeiros, impostos ou despesas relacionadas a ativos. Para chegar até essa métrica, deve-se pegar o valor do lucro operacional antes do Imposto de Renda e receitas e dividi-lo pela soma das despesas financeiras, depreciação e amortização.
Margem de lucro
Representa a porcentagem de lucro obtido em relação à receita total. Para descobrir a margem de lucro, será preciso dividir o lucro líquido pelo total das vendas e, em seguida, multiplicar o resultado pelo número 100 para obter a porcentagem.
Ponto de equilíbrio
Indica o nível de vendas necessário para cobrir todos os custos, sem gerar lucro ou prejuízo. Estar abaixo do ponto de equilíbrio significa que a empresa opera com prejuízo. Acima dele, é gerado lucro. Para descobrir o ponto de equilíbrio, deve-se, primeiramente, somar todos os custos e despesas fixos e subtrair o valor pela depreciação, amortização e exaustão. Em seguida, dividir o resultado pela margem de contribuição unitária.
Qual é a diferença entre gestão orçamentária e financeira?
Por terem ligação direta com as finanças da empresa, é comum confundir gestão orçamentária com gestão financeira. No entanto, existem distinções.
A gestão orçamentária tem como premissa definir como o dinheiro da empresa será usado no futuro, ou seja, onde será feita a aplicação do orçamento.
Já a gestão financeira é uma prática que consiste em controlar o dinheiro da empresa para que as transações ocorram conforme o planejado e ela mantenha sua saúde financeira.
Nesse contexto, pode-se dizer que ambas as atividades andam lado a lado, mas uma requer um olhar mais macro, voltado para o futuro (gestão orçamentária), enquanto a outra se preocupa mais com o presente (gestão financeira).
A gestão orçamentária é uma prática indispensável para empresas que desejam alcançar solidez financeira, maximizar resultados e tomar decisões estratégicas com base em dados concretos. Ao planejar, monitorar e ajustar o uso dos recursos, a organização ganha previsibilidade, reduz riscos e fortalece sua capacidade de crescimento sustentável.
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