Saber direcionar os recursos financeiros é uma importante estratégia para a empresa aumentar os potenciais de lucros e obter sucesso em um projeto ou área.
A gestão orçamentária é uma prática administrativa que apoia o direcionamento inteligente desses recursos, ajudando os profissionais a estimar os ganhos e os riscos, além de preparar as finanças antecipadamente.
Sua empresa já realiza a gestão orçamentária? Veja no artigo tudo que é preciso sobre esse controle, desde o conceito até as formas de aplicação. Boa leitura!
O que é gestão orçamentária?
A gestão orçamentária é uma prática administrativa que consiste em planejar e programar todos os recursos financeiros de uma empresa por um determinado período de tempo.
Seu objetivo é assegurar que a organização mantenha suas finanças em dia e que tenha total controle sobre aquilo que recebe, gasta e pretende investir no futuro.
A prática da gestão orçamentária é dividida em três etapas:
- Construção do plano orçamentário
- Simulação de cenários
- Monitoramento e análise de resultados
Na construção do plano orçamentário, os profissionais precisam fazer o levantamento de todas as informações históricas relacionadas às finanças, bem como as projeções de vendas, custos e despesas operacionais para os próximos meses e anos. A ideia dessa etapa é compreender o panorama atual da empresa e qual é o cenário que se espera alcançar dali para frente.
Na simulação de cenários, os profissionais antecipam situações com potencial de prejudicar o plano orçamentário. Esses eventos podem ser, por exemplo, queda nas vendas, crise econômica, entre outros. O objetivo dessa etapa é reconhecer quais riscos envolvem a organização e quais medidas serão necessárias para minimizar os danos.
No monitoramento e análise de resultados, os profissionais acompanham toda a evolução do plano orçamentário, a fim de assegurar que a empresa está recebendo, gastando e investindo conforme o planejado. Caso identifiquem que não, os responsáveis pelo gerenciamento podem avaliar quais são os problemas e as necessidades de ajustes.
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Quem faz a gestão orçamentária na empresa?
Existem muitos profissionais que podem se responsabilizar por fazer a gestão orçamentária. Temos como exemplos:
- Líderes de departamentos, que podem desenvolver os orçamentos para suas áreas específicas.
- Profissionais de contabilidade, que geralmente são encarregados de registrar todas as transações financeiras e manter os registros precisos.
- Time financeiro, que cuida da elaboração, do acompanhamento e da execução do orçamento.
- Diretoria e alta administração, que definem metas e prioridades financeiras, e também aprovam o orçamento final.
Independentemente de quem for o encarregado, o sucesso da gestão orçamentária vai depender do nível de conhecimento da pessoa e da sua visão estratégica para o longo prazo.
Qual é a diferença entre gestão orçamentária e financeira?
Por terem ligação direta com as finanças da empresa, é comum os profissionais confundirem gestão orçamentária com gestão financeira. No entanto, existem distinções.
A gestão orçamentária tem como premissa definir como o dinheiro da empresa será usado no futuro. Ou seja, onde será feita a aplicação do orçamento.
Já a gestão financeira é uma prática que consiste em controlar o dinheiro da empresa para que as transações ocorram conforme o planejado e ela mantenha sua saúde financeira.
Pode-se dizer que ambas as atividades andam lado a lado, mas uma requer um olhar mais macro, voltado para o futuro (gestão orçamentária), enquanto a outra se preocupa mais com o presente (gestão financeira).
Quais são os tipos de controle orçamentário?
Quando falamos em gestão orçamentária, é preciso compreender que existem diferentes tipos de orçamentos que podem ser controlados pelo profissional. São eles:
Orçamento estático
Trata de um orçamento que não sofre qualquer tipo de modificação. Ou seja, tudo aquilo que foi definido no começo do plano, como um valor específico para investir em um projeto, será cumprido até o prazo final.
A vantagem dessa modalidade é que a empresa sabe desde o princípio o quanto vai gastar em alguma coisa e qual ação terá todo o seu foco.
Orçamento variável
Diferente do orçamento estático, essa modalidade é flexível e pode ser ajustada conforme a necessidade e as mudanças de negócio. Por exemplo, se durante a execução dos trabalhos a empresa perceber que deve investir mais em produtos e serviços, ela reajusta o valor para suprir essa necessidade.
A vantagem desse tipo de orçamento se dá pelo fato de a empresa não ficar engessada ou limitada a um determinado cenário.
Orçamento contínuo
Já esse orçamento é uma modalidade que busca acompanhar a evolução do plano, a fim de eliminar todos os gargalos e, se necessário, aplicar melhorias. Nesse controle, o profissional pode rever o orçamento mensalmente, semestralmente ou anualmente, projetando novos cenários com base nos resultados atuais.
A vantagem desse modelo é que o profissional toma decisões mais ágeis, baseadas na situação atual em que a empresa se encontra.
Quais são os benefícios da gestão orçamentária para a empresa?
Uma vez que a gestão orçamentária está relacionada à forma com que o dinheiro será aplicado no futuro, a empresa consegue obter ganhos interessantes, como diversificar melhor suas linhas de investimentos e aumentar os potenciais de ganho e rentabilidade.
A prática também amplia a visão estratégia para longo prazo, podendo ser usada para prever necessidades de empréstimos e financiamentos junto a bancos, calcular os índices de retorno sobre uma determinada aplicação e mensurar os riscos e oportunidades.
Além disso, a gestão orçamentária também pode apoiar negociações e captação de recursos junto a parceiros de negócio, e melhorar o controle sobre as despesas e custos.
Qual é a importância da gestão de orçamento?
Embora a gestão de orçamento não seja uma prática obrigatória, ela é muito importante para todas as empresas que esperam obter uma visão macro e estratégica sobre onde investir, por que investir e quando investir.
Isso porque é partir desse controle que poderão:
Entender a performance operacional
Na hora de estruturar o planejamento, os profissionais terão que entender e avaliar a fundo a performance operacional da empresa para assegurar que ela possui o que é necessário para atingir as metas e objetivos no longo prazo.
Cumprir os objetivos
Com o planejamento em mãos, os profissionais conseguem manter o foco e a atenção no cumprimento das metas. Líderes e equipes sabem, então, o que precisam atingir, o que deve ser feito e por que é tão importante que esses objetivos sejam alcançados.
Melhorar as decisões
A visão holística sobre os negócios e o planejamento de longo prazo permitem que os profissionais elaborem estratégias e tomem decisões mais seguras. Isso reduz os riscos da empresa perder dinheiro ou fazer um investimento de baixo retorno.
Identificar e mitigar riscos
Como uma das práticas da gestão orçamentária é simular cenários, os profissionais podem usar disso para identificar potenciais riscos e definir medidas preventivas para mitigá-los.
Por exemplo, se existe o risco de uma crise econômica prejudicar as vendas, podem construir uma reserva de emergência para apoiar o pagamento das obrigações mensais.
Quais são os principais indicadores da gestão orçamentária?
Para fazer o monitoramento e análise de resultados, será preciso que os profissionais encarregados pela gestão orçamentária utilizem indicadores e métricas que quantificam informações sobre as finanças.
Abaixo, selecionamos os mais importantes. Confira!
- Ebtida ou Lajida (lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização): fornece uma visão do quanto a empresa gera de lucro a partir de suas operações principais, sem considerar custos financeiros, impostos ou despesas relacionadas a ativos. Para chegar até a essa métrica, deve-se pegar o valor do lucro operacional antes do Imposto de Renda e receitas, e dividi-lo pela soma das despesas financeiras, depreciação e amortização.
- Margem de lucro: representa a porcentagem de lucro obtido em relação à receita total. Para descobrir a margem de lucro será preciso dividir o lucro líquido pelo total das vendas e, em seguida, multiplicar o resultado pelo número 100 para obter a porcentagem.
- Ponto de equilíbrio: indica o nível de vendas necessário para cobrir todos os custos, sem gerar lucro ou prejuízo. Abaixo do ponto de equilíbrio significa que a empresa opera com prejuízo; acima dele, gera lucro. Para descobrir o ponto de equilíbrio, deve-se primeiramente somar todos os custos e despesas fixos e subtrair o valor pela depreciação, amortização e exaustão. Em seguida, dividir o resultado pela margem de contribuição unitária.
Como fazer gestão orçamentária?
Agora que já explicamos toda a parte teórica sobre gestão orçamentária, vamos à prática. A seguir, você verá um passo a passo indicando como fazer o controle do orçamento e quais pontos requerem atenção.
1. Entenda o fluxo financeiro
Atualmente, como é o fluxo de entrada e saída de caixa? Quanto a empresa recebe, em média, e qual o valor total de todos os custos e despesas (fixos e variáveis)? Quais são as obrigações junto aos fornecedores? Qual é o total de contas a receber, e em que datas? Como funcionam os processos de recebimento e pagamento?
Antes de começar a fazer a gestão, é necessário que você compreenda todo o fluxo financeiro do negócio, bem como as pessoas envolvidas nesse processo. Isso lhe dará uma visão macro da situação atual da empresa e entendimento sobre o que pode ser feito no futuro em relação às finanças.
2. Elabore um plano orçamentário
Assim que você tiver entendido o fluxo financeiro, é momento de você elaborar um plano orçamentário. Nesse documento você terá que:
- Definir todas as metas e os objetivos, que precisam ser realistas e alcançáveis, e respeitar a real situação da empresa.
- Selecionar as ferramentas que vão ajudá-lo a fazer o controle e automatizar os processos, como é o caso da coleta de dados e informações sobre as finanças.
- Listar todos os custos fixos e variáveis, para acompanhar as contas que precisam ser pagas mensalmente.
- Fazer projeções, indicando as despesas que a empresa terá para um período específico, volume de vendas e recebimento de clientes.
3. Simule situações e cenários
Feito o plano orçamentário, você deverá, em um documento paralelo, simular todas as situações e possíveis cenários que podem prejudicar a empresa financeiramente. Nesse levantamento, indique quais seriam os impactos sobre as finanças e o que é necessário para minimizar os danos.
Por exemplo:
- Se o Brasil enfrentar uma crise econômica, quais serão os impactos? Queda nas vendas? Baixo faturamento? Falta de insumos para a produção? Quebra de contrato de fornecedores?
- Nesses casos, como a empresa pode se proteger? Montando uma reserva de emergência de um ano, mantendo uma quantidade mínima de insumos no estoque, reduzindo os custos variáveis, entrando em contato com potenciais novos parceiros para mantê-los em reserva etc.
4. Avalie os indicadores financeiros
Depois de simular as situações e os possíveis cenários, você terá que monitorar e avaliar o desempenho do plano para assegurar que os processos operacionais da empresa estão respeitando o planejado.
Para essa avaliação, será preciso usar indicadores financeiros, como os que já mencionamos: Ebtida ou Lajida, Margem de Lucro e Ponto de Equilíbrio.
Se durante essa análise identificar que a empresa está faturando menos do que deveria ou gastando mais do que o estipulado, você deve fazer um levantamento de todos os problemas que estão influenciando nisso, e ajustar o orçamento para que a empresa cumpra as metas e não sofra déficits financeiros.
Caso o orçamento seja estático, deve-se corrigir os problemas, desenvolvendo ações para aumentar o faturamento ou então reduzir os custos e demais gastos.
Fazer a gestão orçamentária é uma importante estratégia para a empresa direcionar seus investimentos e manter o seu saldo positivo ao longo dos anos. Se você ainda não realiza a prática, esse pode ser o momento de reavaliar a ideia e aplicar o controle hoje mesmo.
Para auxiliá-lo nessa jornada, preparamos, além desse artigo, um e-book explicando tudo sobre o planejamento orçamentário, a primeira das três categorias da gestão do orçamento. Leia o material completo para saber tudo sobre o assunto!
