O termo “rastreabilidade” sempre aparece em discussões sobre qualidade, logística, produtividade e conformidade. Mas, na prática, ainda é comum encontrar empresas que tratam o tema apenas como um “plus” e não como uma estrutura necessária para a operação.
Isso porque o conceito soa simples: registrar o caminho de um item. Porém, a realidade é bem mais complexa. Rastreabilidade, ao contrário do que muitos pensam, não é só saber onde a matéria-prima está, mas sim entender toda a sua trajetória, desde a compra até o momento em que ela se transforma em produto final ou chega ao cliente.
Neste post, vamos mergulhar nesse assunto de conceito relativamente simples, mas que desempenha um papel muito mais importante e necessário do que aparenta.
O que é rastreabilidade?
Rastreabilidade é aa capacidade da empresa acompanhar o caminho completo percorrido por um item, desde sua origem até seu estado atual.
Na indústria, significa registrar informações sobre cada lote ou unidade, assim:
- Onde foi produzido;
- Quando entrou no estoque;
- Quais etapas do processo percorreu;
- Que máquinas ou operadores estiveram envolvidos;
- Qual destino final teve.
Em operações de distribuição, o conceito é semelhante, porém, aplicado ao fluxo logístico, acompanha um produto desde o fornecedor até o centro de distribuição, passando pelas movimentações internas, conferências, separações, carregamentos e entregas.
Como funciona a rastreabilidade?
A rastreabilidade é realizada em cima de um conjunto de práticas e sistemas que registram as informações a cada etapa da cadeia.
Identificação do item
Cada item precisa ter um código que o diferencie (lote, número serial, etiqueta, QR Code ou RFID).
Na indústria, essa identificação é feita no recebimento, associando o lote do fornecedor às notas fiscais, datas de entrada, especificações e testes de qualidade. Já na distribuição, é realizada para garantir que o produto que chegou é o mesmo que foi comprado, sem trocas ou confusões.
Registro das movimentações internas
Depois de identificado o item, todo deslocamento precisa ser registrado pelos operadores, por exemplo, entrada no estoque, transferência entre endereços, consumo na linha de produção, inspeções, devoluções, reprocessos.
Na rotina industrial, esse registro cria a “linha do tempo” da transformação da matéria-prima em produto final. Na distribuição, localiza rapidamente qualquer item no armazém e identifica padrões de movimentação.
Registro das transformações
Quando o item passa por etapas produtivas, como mistura, corte, envase, montagem, tratamento térmico, cada transformação precisa ser registrada de acordo.
Essas informações possibilitam que operadores e gestores saibam:
- Quais insumos foram usados;
- Em que sequência;
- Sob quais parâmetros;
- Quais máquinas e operadores participaram.
Consolidação dos dados
Todos os registros precisam ser centralizados em ferramentas como ERP, WMS ou MES para ser possível rastrear um item em poucos cliques, identificar divergências, cruzar informações entre áreas e acelerar auditorias internas e externas.
Rastreabilidade externa (logística e distribuição)
Após a produção, o item segue para expedição e, aqui, a rastreabilidade é aplicada para acompanhar carregamentos, transferências entre unidades, rotas, entregas e ocorrências de transporte.
Esse controle ajuda a evitar sumiços de carga, além de possibilitar que empresas estimem prazos reais e se protejam contra contestações de recebimento.
Qual é a importância da rastreabilidade?
A rastreabilidade é importante porque reduz incertezas relacionadas à origem, manipulação e movimentação de materiais. Ademais, aumenta o controle sobre a operação. Indo além disso, ela também protege a empresa em situações críticas, nas quais decisões dependem de informações confiáveis.
Se um lote apresenta defeito, por exemplo, a rastreabilidade permite identificar os produtos afetados sem necessidade de recolher tudo. Em setores regulados, como o de alimentos, medicamentos e químicos, ela assume caráter obrigatório para o cumprimento de normas e comprovação de boas práticas.
Agora, em qualquer ambiente produtivo e logístico, temos também a contribuição da rastreabilidade para o planejamento estratégico da empresa. Quando ela sabe exatamente o que entrou, o que está em processamento e o que saiu, consegue operar com estoques menores, prever rupturas, antecipar compras e reduzir perdas por vencimento.
Veja outros ganhos que a estratégia de rastreabilidade apresenta:
- Melhorar a gestão de materiais: ao fornecer informações sobre produtos e matérias-primas, os gestores podem não apenas identificar sua origem e localização atual, mas também saber como acondicioná-los adequadamente em armazéns e espaços estratégicos para facilitar seu fluxo para a produção.
- Reduzir os níveis de estoque: é uma tecnologia que permite que os gestores saibam a quantidade exata de cada lote, o que muitas vezes ajuda a reduzir os níveis de estoque. Além disso, torna possível a criação de novos códigos para identificar cargas e lotes.
- Identificar gargalos nos processos produtivos: otimiza a eficiência dos processos e o controle de qualidade, pois permite aos gestores identificar os materiais e suas propriedades/características e quantidades, proporcionando-lhes um fluxo de produção correto e ágil.
- Aumentar a satisfação dos clientes: colabora para aumentar a satisfação dos clientes, pois eles poderão receber seus produtos rapidamente, já que tanto as indústrias quanto as distribuidoras possuem processos bem elaborados e controlados.
- Melhorar a tomada de decisão: é uma solução que fornece informações valiosas sobre produtos e matérias-primas, como suas características, localização, processo de produção, entre outros, que podem ajudar a melhorar a tomada de decisões.
Quais são os tipos de rastreabilidade?
Existem quatro tipos de rastreabilidade que uma empresa pode aplicar dentro da sua operação. Acompanhe!
Rastreabilidade Ascendente
Permite reconstruir o caminho de um produto voltando da etapa atual até sua origem. Ela funciona mais ou menos como um dossiê completo do que aconteceu antes do item chegar à etapa em que se encontra hoje.
Nesse caso, quais fornecedores participaram, quais lotes foram utilizados, quando cada insumo entrou, quem recebeu, quem conferiu, como foi armazenado e quais transformações ocorreram.
Esse rastreamento evita um dos maiores riscos operacionais da indústria: decisões baseadas em achismos. Com registro ascendente, pode-se identificar o lote exato, seus vínculos e seus impactos reais.
Rastreabilidade Descendente
Faz o movimento inverso da ascendente, ou seja, em vez de olhar para trás, ela projeta o caminho do produto para frente, desde o momento em que deixa a fábrica ou o centro de distribuição até chegar ao cliente final.
Ela registra para quem foi enviado, por qual rota, em qual veículo, com qual transportadora, em qual data e com quais documentos.
Um dos principais benefícios da rastreabilidade descendente é a agilidade na resposta a incidentes. Quando há um defeito detectado em um lote após o envio, por exemplo, a empresa consegue identificar exatamente quais clientes receberam o produto, em qual quantidade e por qual rota.
Rastreabilidade Interna
A rastreabilidade interna concentra tudo o que acontece dentro da empresa: recebimento, inspeção, armazenagem, separação, produção, transformação, embalagem, movimentação e expedição.
Trata-se do tipo mais detalhado, pois envolve múltiplas áreas e etapas que, se não forem monitoradas, criam lacunas como registros ausentes, itens movimentados sem identificação ou etapas realizadas fora do procedimento padrão. O objetivo da rastreabilidade interna é garantir que cada mudança sofrida pelo produto, seja física, quantitativa ou documental, fique registrada.
Rastreabilidade Externa
Acompanha o produto fora do ambiente da empresa quando é enviado para transporte, armazenagem em parceiros, movimentações entre centros de distribuição, passagem por operadores logísticos, chegada ao varejo e entrega ao cliente final.
Ao contrário do ambiente interno, a empresa não controla diretamente todas as etapas externas. Por isso, aplica-se esse tipo de rastreabilidade, para criar visibilidade sobre tudo que ocorre além das paredes empresariais.
Quais são os benefícios da rastreabilidade?
Fora a capacidade de enxergar e acompanhar o caminho completo percorrido por um item, a rastreabilidade também beneficia a empresa de outras formas, por exemplo:
- Redução de erros operacionais e retrabalho: uma etiqueta trocada, um lote misturado ou um registro ausente costumam gerar retrabalho, horas extras e até perdas. A rastreabilidade cria uma cadeia contínua de identificação, o que impede que materiais indevidos avancem no processo produtivo;
- Maior capacidade de resposta a problemas: empresas sem rastreamento completo precisam “caçar” informações, abrindo ordens antigas, verificando notas, consultando funcionários e reconstruindo o fluxo. Com rastreabilidade, a empresa identifica imediatamente quais lotes foram afetados, onde estão, quem os recebeu e qual etapa do processo originou o problema;
- Melhoria da qualidade dos produtos: quando o processo é visível, fica mais fácil identificar padrões. A empresa consegue correlacionar: quais matérias-primas geram produtos melhores? Quais turnos apresentam mais falhas? Quais máquinas tiveram mais desvios nos últimos meses? Esse cruzamento de informações permite detectar a origem real dos desvios, validar quais práticas funcionam melhor e ajustar parâmetros de produção;
- Maior confiança e transparência para clientes e parceiros: saber onde está a carga, quando ela chega, quem foi o fornecedor e como o produto foi manipulado cria uma relação de confiança que dificilmente é construída sem rastreabilidade. Isso porque empresas conseguem provar que têm controle sobre o próprio processo;
- Atendimento a normas e exigências do mercado: indústrias alimentícias, farmacêuticas, químicas e automotivas precisam seguir regras rígidas, muitas vezes auditadas. A rastreabilidade facilita esse cumprimento ao centralizar registros, padronizar dados e permitir que qualquer auditor — interno ou externo — entenda o fluxo em poucos minutos.
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Onde a rastreabilidade pode ser aplicada?
A rastreabilidade pode acompanhar qualquer tipo de operação que precise controlar o deslocamento, a origem e o histórico de materiais, produtos ou informações.
Indústria alimentícia
A rotina de uma indústria de alimentos é cheia de detalhes que não aparecem para quem está do lado de fora. Quem trabalha nesse setor sabe que qualquer descuido vira problema rápido, desde uma matéria-prima recebida fora do padrão, um tanque que não foi limpo corretamente, um lote que ficou mais tempo que o necessário no estoque.
Aqui, a rastreabilidade entra para evitar que esses pontos fiquem soltos no escuro. Ela não resolve tudo sozinha, mas permite que a empresa enxergue o que aconteceu em cada fase, sem precisar depender da memória das pessoas ou de anotações espalhadas.
Funciona assim: tudo o que entra na fábrica precisa ter um registro, ou seja, o fornecedor, o lote, a data, a condição em que chegou. A partir daí, o caminho é acompanhar o fluxo do lote desde o armazenamento até o processamento, indicando em quais tanques, linhas ou etapas passou, até finalmente chegar ao produto final.
Indústria Farmacêutica
Na indústria farmacêutica, a rastreabilidade serve para garantir que cada etapa tenha um registro verificável. O setor trabalha com normas rígidas e qualquer desvio — seja na matéria-prima, no preparo ou na embalagem — precisa ser identificado com precisão. Por isso, todo item que entra recebe identificação imediata: lote, fornecedor, resultados de análise e data de liberação. Isso permite confirmar, sem depender de relatos informais, se um insumo realmente estava apto para uso e em quais ordens de produção ele foi aplicado.
Depois dessa etapa inicial, o acompanhamento continua dentro do processo produtivo. Cada fase fica vinculada ao lote: pesagem, mistura, envase, teste, liberação e expedição. O histórico mostra quais equipamentos foram usados, quem operou, quais parâmetros estavam configurados e quais inspeções foram feitas.
Metalurgia e Manufatura
Na metalurgia e na manufatura, a rastreabilidade funciona para controlar peças, componentes e etapas onde qualquer variação pode gerar defeito estrutural. O processo começa no recebimento de matéria-prima, geralmente ligada a especificações técnicas rígidas, e segue para o controle dos cortes, usinagem, tratamento térmico e montagem. Registrar essas fases evita dúvidas sobre qual material foi utilizado, como ele foi preparado e qual foi o histórico da peça até a finalização.
Distribuição e Atacado
Em operações de distribuição, a rastreabilidade é usada para controlar movimentações dentro e fora do armazém, garantindo que cada item esteja exatamente onde deveria. O controle começa na conferência de recebimento e segue pelo endereçamento, separação, carregamento e transporte. Isso impede extravios, reduz erros de expedição e diminui divergências entre o que o sistema mostra e o que realmente está no estoque.
No transporte, a rastreabilidade permite saber em qual veículo cada carga está, quando saiu, qual rota seguiu e seu status atual.
Como aplicar a rastreabilidade em indústrias e distribuidoras?
Agora que já vimos toda a parte conceitual sobre rastreabilidade, vamos entrar no capítulo que costuma gerar mais incertezas: como aplicar?
Mapeamento da cadeia
Muitas empresas começam pelo sistema, mas o correto é começar pela operação. Para tanto, deve seguir o caminho físico dos itens, entendendo onde chegam, como são conferidos, para onde vão, quem manipula, como são transformados (no caso da indústria) ou movimentados (no caso da distribuição).
Esse mapeamento revela pontos que normalmente ficam invisíveis, como desvios de rotina, movimentações paralelas, controles informais feitos em planilhas ou em papéis e até etapas que não existem oficialmente, mas acontecem todos os dias.
Definição do nível de detalhe
Depois de entender o fluxo, a empresa precisa definir qual será o nível de granularidade da rastreabilidade, ou seja, escolher entre rastrear por lote, por unidade, por caixa, por palete ou por ordem de produção.
Para definir esse nível, as empresas devem considerar três pontos: risco, exigência legal e impacto financeiro. Itens que podem causar acidentes, contaminação, retrabalhos caros ou comprometer clientes estratégicos exigem detalhamento maior.
Já produtos sem exigências regulatórias e com baixa criticidade podem ter rastreamento menos profundo.
Padronização de códigos e identificação
Após definir o nível de rastreamento, é hora de padronizar como cada item será identificado.
Essa padronização começa com a estrutura dos códigos (lote, série, data de fabricação, número da OP, fornecedor etc.) e segue para o formato físico desses identificadores: etiqueta, QR Code, código de barras ou RFID.
Para funcionar, cada movimentação deve gerar ou manter o mesmo identificador, sem substituições. Ademais, é importante definir quem cria o código, quem aplica, em qual momento e em qual ponto do fluxo isso acontece.
Digitalização dos registros
A digitalização consiste em registrar tudo o que acontece por meio de sistemas integrados, leitores, coletores, dispositivos móveis ou sensores. Trata-se de uma recomendação, pois elimina a diferença entre o que está no sistema e o que está no chão de fábrica ou armazém. Além disso, quanto menos papel, melhor.
Ao contrário do que muitos pensam, a digitalização não precisa começar grande. Muitas empresas iniciam digitalizando apenas o recebimento, depois avançam para estoque, produção e expedição.
Integração entre sistemas
Após digitalizar, o próximo passo é fazer os sistemas conversarem entre si. Sistemas de gestão ERP, WMS, TMS, MES e coletores precisam trocar dados sem retrabalho manual ou dependência de planilhas paralelas.
O objetivo da integração é garantir que o lote registrado no recebimento seja o mesmo lote movimentado no estoque, usado na produção e enviado ao cliente.
Treinamento operacional
A rastreabilidade depende de quem está no chão de fábrica, no estoque, no recebimento, no transporte e no administrativo. Por isso, é importante que a empresa também invista em treinamento, explicando o que registrar, quando registrar e por que registrar.
De preferência, o treinamento também deve incluir simulações de situações reais, como item sem etiqueta, lote divergente, leitura inválida ou movimentação incorreta, para evitar improvisos e criar confiança no processo.
Monitoramento e auditoria
A rastreabilidade precisa ser verificada periodicamente porque pequenas falhas acumuladas abrem brechas que comprometem todo o histórico. O monitoramento consiste em:
- Revisar registros;
- Comparar o físico com o sistema;
- Conferir relatórios;
- Validar se o processo está sendo seguido conforme o padrão definido.
Já as auditorias internas ajudam a identificar desvios de rotina, como itens movimentados sem leitura, códigos gerados fora do padrão, lote sem origem registrada ou falhas de integração.
Conclusão
A rastreabilidade é uma iniciativa importante e necessária para toda indústria ou distribuidora que espera operar com menos risco, mais previsibilidade e maior controle sobre cada etapa da cadeia.
Se você faz parte desse grupo, comece a implementar agora as etapas que descrevemos. Ainda, selecione a tecnologia certa para acompanhar você nessa jornada.
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