Toda empresa é estruturada em cima de ativos e passivos. Os ativos se resumem aos bens e direitos que a empresa tem em sua posse, enquanto os passivos são as obrigações e os compromissos que ela tem no curto e longo prazo.

Nesse sentido, fazer a gestão de ativos e passivos é muito importante para a empresa ter total controle sobre a sua saúde financeira, além de manter sua sustentabilidade durante o período de operação.

Neste artigo, vamos nos aprofundar mais especificamente na gestão de ativos, explicando o que é, quais são os tipos de ativos e, principalmente, como executar o controle. Acompanhe!

O que é um ativo?

Entende-se por ativo tudo aquilo que possui valor econômico e pode ser convertido em dinheiro. Aqui, temos como exemplos casas, veículos, estoques, máquinas, equipamentos, peças, entre outros bens.

Na contabilidade e na gestão financeira, o ativo compõe uma parte muito importante do balanço patrimonial, representando aquilo que a empresa possui e controla. Ele faz o paralelo com o passivo que, como mencionado acima, indica as obrigações e os compromissos que a empresa tem no curto e longo prazo.

O que é gestão de ativos?

Uma vez que o ativo é tudo aquilo que possui valor e pode ser convertido em dinheiro, a gestão de ativos nada mais é do que a prática de controlar todos esses bens — que podem ser tangíveis ou intangíveis — para que os mesmos sejam utilizados de forma estratégica e em prol do crescimento empresarial.

Para exemplificar, na gestão dos ativos financeiros, a organização pode monitorar de perto seus investimentos para garantir que eles estão gerando os retornos esperados. Com esse conhecimento, pode ajustar a sua carteira conforme as condições do mercado.

Já na gestão de ativos físicos, como é o caso de máquinas e equipamentos industriais, a organização pode implementar programas de manutenção preventiva para prolongar a vida útil desses bens e minimizar paradas não programadas na linha de produção.

Por que a gestão de ativos é importante?

Fazer a gestão de ativos é muito importante para a empresa maximizar o valor dos seus bens e aumentar o seu capital.

Imagine o seguinte cenário: uma empresa de transporte trabalha com uma grande frota de veículos, responsável por fazer toda a logística de entrega de outras empresas.

Manter esses veículos em boas condições de uso pode, além de reforçar a segurança de seus motoristas, fazer com que a empresa, dona da frota:

• prolongue o tempo de uso dos seus ativos, gerando maior economia financeira, pois minimiza a necessidade de adquirir veículos novos;
• preserve a qualidade dos seus serviços, ajudando na agilidade das entregas, satisfação dos clientes e, consequentemente, na competitividade.

Quais são os tipos de ativos?

Quando falamos em ativos, precisamos entender que eles são divididos em duas categorias: ativos tangíveis e ativos intangíveis.

Ativos tangíveis

Os ativos tangíveis são os bens físicos que podem ser vistos ou tocados. Geralmente, desempenham um papel indispensável para as operações de negócio, seja contribuindo para o processo de fabricação de produtos, prestação de serviços ou mesmo oferecendo suporte às atividades comerciais.

Exemplos de ativos tangíveis:

• Imóveis: terrenos, edifícios comerciais, instalações de produção, escritórios, lojas e armazéns.
• Equipamentos: máquinas industriais, ferramentas, computadores, móveis de escritório, equipamentos de transporte, entre outros.
• Veículos: carros, caminhões, vans, ônibus, empilhadeiras etc.
• Estoques: matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados, mercadorias para revenda, entre outros.
• Instalações: sistemas de energia, sistemas de refrigeração, sistemas de segurança etc.

Ativos intangíveis

Já os ativos intangíveis são os bens e direitos que a empresa possui, mas que não podem ser vistos nem tocados. Eles também desempenham um papel necessário para a organização, atuando mais como fonte de valor que contribui para a competitividade da marca, inovação e diferenciação no mercado.

São exemplos de ativos intangíveis:

• Marca: valor associado ao nome, logotipo, identidade visual e reputação de uma empresa.
• Licenças e permissões: direitos de uso de propriedades, concessões governamentais, licenças de operação, entre outros.
• Capital humano: conhecimento, habilidades e experiência dos funcionários, incluindo treinamentos, programas de desenvolvimento e cultura organizacional.
• Ativos financeiros: investimentos em ações, títulos, fundos mútuos e outros instrumentos financeiros que representam o valor financeiro da empresa em outras entidades.
• Bases de dados e informações: dados de clientes, informações de mercado, bancos de dados de produtos, entre outros.

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Qual é a diferença entre gestão de ativos e gestão de manutenção?

Embora sejam confundidas inúmeras vezes, a gestão de ativos e a gestão de manutenção estão longe de ser a mesma coisa.

Isso porque, enquanto a gestão de ativos envolve o controle de todos os bens e direitos que uma empresa tem posse, a gestão de manutenção se concentra especificamente na manutenção e na preservação dos ativos físicos, como máquinas, veículos e equipamentos.

Mas ambas são importantes para o sucesso empresarial, sendo necessário planejá-las e aplicá-las de formas distintas.

Quais são os benefícios da gestão de ativos?

Existem muitos benefícios que a empresa pode obter a partir da gestão de ativos. Confira os principais a seguir!

Redução de custos

Ao fazer a gestão de ativos, conseguimos ter uma visão mais ampla sobre os custos associados aos bens e direitos. Essa compreensão faz com que identifiquemos oportunidades de reduzir esses custos ou atuar mais rapidamente para impedir problemas que geram desperdícios.

Aumento da produtividade

Quando aplicamos a gestão sobre todos os ativos da empresa, conseguimos assegurar o seu bom funcionamento e uso. Isso acaba refletindo na produtividade, pois diminui a incidência de falhas, problemas e erros que podem impactar o trabalho dos colaboradores e a sequência das operações.

Controle da depreciação por departamento

A maioria dos ativos físicos se depreciam com o tempo, salvo as edificações e terrenos que podem se valorizar. Nesse sentido, fazer a gestão permite que a empresa tenha maior controle sobre essas depreciações, ajudando-a a saber exatamente quando renovar ou descartar um de seus ativos.

Otimização do orçamento

Ao reduzir custos associados aos ativos, conseguimos otimizar o orçamento e direcionar os recursos para outras áreas mais estratégicas que podem beneficiar a empresa, como treinamento de funcionários, melhorias na infraestrutura ou até mesmo marketing e vendas.

Conduta legal correta

Por incluir controle de documentos, bens, registros e processos, a gestão de ativos também pode ajudar a empresa a manter todas as regulamentações e leis aplicáveis em dia, sendo uma importante ação para evitar penalidades legais e proteger a reputação do negócio.

Conhecimento sobre o valor real da empresa

O levantamento do inventário e o controle sobre todos os ativos tangíveis e intangíveis esclarece os líderes e os empresários sobre o quanto a empresa realmente vale e qual é o seu valor patrimonial total.

Quais são os principais processos da gestão de ativos?

Todo o processo de gerenciamento é composto por etapas e, no caso da gestão de ativos, não seria diferente. A prática começa pela fase de planejamento e organização, segue para a aplicação do controle e a manutenção e, por fim, o descarte. Agora, vamos entender melhor cada uma dessas operações. 

Planejamento

O planejamento consiste em definir uma estratégia para a gestão dos ativos. Nessa fase, devemos responder:

• Quais são os objetivos desejados com o gerenciamento?

• Quais são os ativos que a empresa possui e onde estão localizados?
• Como os ativos estão sendo usados no momento e como essa utilização pode ser otimizada?
• Quais são as competências e recursos necessários para uma gestão eficaz dos ativos?

A ideia aqui é elaborar um plano que especifica em detalhes tudo que precisa ser gerenciado, porque, como e por quem.

Organização

A etapa de organização envolve aprimorar o valor e o desempenho dos ativos que a empresa possui. Portanto, aqui precisamos responder:

• Como podemos melhorar a eficiência operacional dos nossos ativos?
• Quais são os principais riscos que enfrentamos em relação aos ativos e como podemos mitigá-los?
• Como podemos reduzir os custos associados aos nossos bens?
• Quais são os melhores investimentos a serem feitos para otimizar nossos ativos?

• Que práticas de manutenção podemos implementar para garantir que os nossos ativos durem mais tempo?

Controle

O controle é a fase que consiste em aplicar a gestão e assegurar que as estratégias definidas no planejamento estão seguindo o combinado.

Nesta etapa, precisamos nos preocupar em responder:

• Estamos atendendo as metas estabelecidas na etapa de planejamento?

• Os custos de manutenção e operação estão dentro do esperado?
• Identificamos oportunidades para reduzir custos sem comprometer a qualidade ou a segurança de nossos ativos?
• Como podemos melhorar os processos e as práticas para maximizar o valor dos ativos e reduzir riscos?

Manutenção

A manutenção consiste em garantir que os ativos físicos da empresa permaneçam em condições ideais de uso e operação. Aqui, precisamos nos questionar:

• Quais são os planos de manutenção preventiva para cada ativo?
• Como estamos monitorando a condição dos ativos?
• Quais são os procedimentos para lidar com falhas inesperadas?
• Estamos fornecendo treinamento adequado para os funcionários responsáveis pela manutenção?
• Como estamos documentando e registrando as atividades de manutenção?

Descarte

O descarte é a etapa em que eliminamos os ativos, seja porque estão obsoletos, danificados, não são mais necessários para as estratégias de negócio ou não podem mais ser utilizados.

Nessa fase, devemos responder:

• Qual é o motivo específico para o descarte de um ativo?
• Quais são os passos específicos que precisam ser seguidos para descartar cada ativo?
• Quem será responsável por fazer o descarte?
• Como podemos recuperar valor dos ativos antes de eliminá-los?
• Quais são os custos associados ao descarte dos ativos?

Como a tecnologia ajuda na gestão de ativos?

Não é de hoje que a tecnologia está inserida no meio empresarial, mas ainda existem modelos de negócio que realizam o controle de todos seus ativos, operações e dados de forma manual.

Fazer tudo manualmente não é um erro, mas não podemos ignorar o fato de que o processo realizado por mãos humanas pode ser complexo, suscetível a falhas e atrasar tomadas de decisões importantes. É o caso de, por exemplo:

• definir e implementar estratégias de manutenção preventiva;
• programar inspeções;
• realizar a aquisição de novos equipamentos.

A tecnologia, em qualquer área empresarial, tem como proposta potencializar o trabalho humano realizado por líderes, gestores e empresários. Então, por que não aproveitar as tecnologias à disposição e usá-las para melhorar a gestão de ativos ou de outros processos?

Quais são as tecnologias para gestão de ativos?

Como mencionado, a gestão de ativos envolve muitas etapas e informações distintas, então, o recomendado é que a empresa recorra a soluções tecnológicas para simplificar ao máximo o gerenciamento.

A seguir, conheça ferramentas que podem ajudar.

Softwares de gestão de ativos

Sistemas projetados para a empresa fazer o registro e o inventário de todos os seus ativos, programar e acompanhar as atividades relacionadas à manutenção e realizar a documentação dos ativos.

A partir dessas soluções, também é possível acompanhar o desempenho dos trabalhos envolvendo os ativos (ou os próprios bens) a partir de indicadores, controlar custos, entre outras funcionalidades.

Sistemas de monitoramento

Trata-se de tecnologias que coletam dados de várias fontes, como sensores, dispositivos de medição, sistemas de automação, entre outros, para apresentar à empresa uma situação atual do que ocorre dentro de suas instalações.

Como entregam informações visuais sobre processos ou condições de ativos, como gráficos e dashboards, os sistemas de monitoramento podem ser muito úteis para simplificar a identificação de falhas, oportunidades de melhoria e situações de risco.   

Sensores e dispositivos IoT

Os sensores e dispositivos IoT são tecnologias que, após instaladas pela empresa (indústrias, pátios, galpões etc.) coletam dados sobre diversos aspectos operacionais, como temperatura, umidade, movimento e consumo de energia.

Na gestão de ativos, essas tecnologias desempenham um importante papel para monitorar o estado e o uso de máquinas, equipamentos, instalações, entre outros.

Quais são os desafios da gestão de ativos?

O processo de gestão de ativos precisa ser contínuo, o que pode tornar a prática desafiadora de muitas formas. Afinal, nem sempre a empresa tem acesso aos recursos necessários (financeiros ou humanos) para executar todas as etapas.

Falta de dados confiáveis

Uma gestão de alta performance requer o acesso a dados confiáveis e de qualidade sobre os ativos. Empresas que trabalham de forma manual podem sofrer para levantar esses dados e, principalmente, analisá-los para alcançar insights que favorecem e otimizam a tomada de decisão. 

Falta de expertise

O uso de ferramentas tecnológicas, por mais que simplifique o processo de gestão, não assegura o sucesso no controle de ativos. É preciso que a empresa conte com expertise e conhecimento práticos sobre o gerenciamento para que cada etapa seja realizada com exatidão.

Mudanças constantes

Requisitos regulatórios, incluindo a legislação brasileira quanto às práticas de segurança e funcionalidade de ativos, também podem mudar com frequência, o que pode tornar a prática desafiadora.

Ainda, mudanças internas e externas que impactam a empresa ou alterações nas equipes que executam o gerenciamento, podem influenciar nos resultados da gestão.

Como fazer a gestão de ativos?

Até aqui, já vimos o que é gestão de ativos, quais são os benefícios da prática, principais tecnologias que podem ajudar e os desafios mais comuns ao fazer o gerenciamento.

Agora, vamos adotar um olhar mais prático e explicar, em etapas simples, como você pode fazer a gestão de ativos dentro da sua própria empresa.

Faça um inventário dos ativos

O inventário consiste em identificar todos os ativos que a empresa possui no momento (tangíveis ou intangíveis), considerando o seu valor, desempenho e importância. Quanto mais detalhadas forem as informações, maior será o conhecimento da empresa sobre seus bens e direitos, e como cada um deles impacta o financeiro e as operações.

Planeje a gestão

O planejamento será responsável por direcionar a prática de gestão e assegurar que a empresa alcance os objetivos pretendidos. Assim sendo, construa um plano o mais claro e específico possível, que estabelecerá o que precisa ser alcançado, porque, como e por quem.

Mantenha o time de colaboradores qualificados

Para que a gestão de ativos seja realizada de forma eficiente, será preciso que os responsáveis pelo controle tenham conhecimento sobre a prática e os próprios bens e direitos que a empresa possui. Dessa forma, instrua o time de colaboradores para que eles entendam o que precisa ser feito e como fazer.

Conte com soluções tecnológicas

Depender de processos manuais pode atrasar a captação de dados sobre os ativos, análises e tomadas de decisão. Por isso, não dependa apenas de mãos humanas, conte também com tecnologias que ajudam a automatizar processos e tornam o gerenciamento mais simples.

Monitore a prática de gestão e avalie pontos de melhoria

A gestão é uma prática que pode ser aprimorada continuamente. Portanto, durante o período de aplicação, recomendamos que você defina, acompanhe e avalie todas as métricas e indicadores de desempenho (KPIs) para descobrir aquilo que está bom e o que pode ser melhorado.

Todas as empresas possuem ativos que foram adquiridos na abertura do negócio ou posteriormente, durante suas operações. Controlar esses ativos é muito importante para que a empresa saiba qual é a extensão e o total real do seu patrimônio, bem como entender o que é preciso fazer para otimizá-lo.

No processo de gestão, ter acesso aos dados é determinante. Por isso, usar tecnologias de gestão, como um sistema ERP, pode fazer a diferença nas análises, na tomada de decisão e na construção de estratégias para melhorar o controle de ativos.

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