É esperado que todo gestor ou empreendedor procure formas de otimizar as rotinas da sua empresa. Uma das maneiras mais efetivas de conseguir isso, inclusive, envolve a automação de processos. 

Com a automação, é possível garantir que a empresa execute uma série de atividades sem a interação humana e, com isso, conquiste mais tempo e disponibilidade para focar em processos relacionados ao core business.

Neste artigo, vamos entender mais sobre a automação de processos, desde conceitos até formas de aplicação. Acompanhe!  

O que é automação de processos?

Trata-se de uma estratégia que consiste em usar tecnologias para executar tarefas recorrentes ou repetitivas de forma autônoma. Ela reduz a necessidade de as pessoas interagirem diretamente em um processo, já que são as máquinas e softwares que ficam encarregadas de realizar as atividades. 

Essa possibilidade de ferramentas desempenharem serviços não só traz mais agilidade e segurança nas operações de negócio, como também minimiza a incidência de erros e falhas humanas.

Qual é o objetivo da automação de processos?

O principal objetivo da automação de processos é tornar o ambiente corporativo mais eficiente, ágil e inteligente, a partir do uso de tecnologias. No entanto, o seu propósito pode se estender também para outros pontos relevantes, como veremos a seguir.

Melhoria na qualidade do serviço

A automação de processos garante que os serviços sejam realizados com altíssima qualidade, pois as ferramentas encarregadas de executar muitas das tarefas podem ser programadas para seguir padrões rigorosos de funcionamento.

Adaptabilidade

Como as soluções responsáveis pela automação de processos também podem ser customizadas conforme as demandas e necessidades empresariais, as empresas são capazes de se adaptar melhor às mudanças de mercado, sendo mais ágeis ou mais flexíveis.

Liberação de recursos humanos

Ao automatizar processos, os recursos humanos podem ser designados para outras áreas de negócio ou tarefas estratégicas, que contribuem significativamente para a inovação e o crescimento empresarial.

Rastreabilidade e conformidade

Por serem sistematizadas, as ferramentas de automação também têm como proposta facilitar os procedimentos que envolvem a rastreabilidade de dados e processos, assegurando que a empresa fique em conformidade com as principais regulamentações e normas.

LEIA TAMBÉM | Automação industrial: o que é, qual a importância e os impactos na produção

Quais são os tipos de automação? 

Existem diferentes tipos de automação que podem ser aplicados no ambiente organizacional.

Scripts

Scripts são pequenos programas escritos em linguagens como Python, JavaScript ou Shell, que podem automatizar tarefas específicas. Por exemplo, ele pode ser criado para extrair dados de uma planilha do Excel, processá-los e gerar um relatório em formato PDF. 

Eles funcionam, mais ou menos, como um manual, indicando cada etapa detalhada a ser executada pelo computador, como abrir um arquivo, realizar cálculos específicos e salvar o resultado final em um local predefinido.

RPA (Robotic Process Automation)

RPA, Robotic Process Automation ou Automação Robótica de Processos em português, é um tipo de automação que utiliza robôs de software para executar tarefas repetitivas. 

Esses programas já pré-configurados — os robôs — conseguem aprender, interpretar e executar tarefas (sejam elas repetitivas ou de longa duração), com uma precisão praticamente impossível de ser alcançada por seres humanos. 

Algumas das atividades que podem ser automatizadas com RPA, incluem: 

• Processamento de transações financeiras.
• Atualização de bancos de dados.
• Respostas automáticas a e-mails.

URA (Unidade de Resposta Audível)

A URA é um tipo de automação que funciona com respostas de voz interativas. 

Geralmente, é aplicada em atividades que envolvem atendimento, como serviço de suporte ao cliente, realização de pesquisas de satisfação e gerenciamento de chamadas. 

Entre os principais ganhos de implementar a URA, destacamos:

• Redução do tempo de espera para os clientes.
• Aumento da eficiência no atendimento.
• Disponibilidade de atendimento 24/7.

Chatbots

Os chatbots são programas de computador que simulam conversas humanas. Desde a sua popularização, eles têm sido aplicados em processos que envolvem especificamente o atendimento ao cliente. 

Até pouco tempo, esse tipo de automação era considerado básico, já que a empresa programava o que a tecnologia iria responder e com que respostas. Mas agora, com os avanços e implementação da IA, os chatbots têm se tornado mais inteligentes, assumindo tarefas mais importantes, como vendas online e até suporte técnico avançado.

Hiperautomação

A hiperautomação é um tipo que integra múltiplas tecnologias. Ela procura automatizar processos que exigem uma alta capacidade de raciocínio, como é o caso de análises de dados complexas e decisões baseadas em IA. 

Algumas das ferramentas de hiperautomação que podem ser aplicadas, incluem: 

• Inteligência Artificial (IA)
• Machine Learning (ML)

BPMS (Business Process Management Systems)

O BPMS, Business Process Management System ou Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio em português, é uma tecnologia que permite modelar, automatizar e monitorar os processos empresariais. 

A ferramenta pode ser usada para otimizar os fluxos de trabalho, garantir conformidade regulatória, melhorar a eficiência operacional, além de facilitar a comunicação entre diferentes departamentos.

Qual a importância da automação de processos para sua empresa? 

No cenário atual, criar uma cadeia operacional de alto nível de confiabilidade é decisivo para qualquer empresa que deseje se manter competitiva. 

A questão é que, para criar essa cadeia premium, são necessários investimentos em tecnologia de automação de processos, seja para simplificar as operações diárias ou para agilizar a rotina empresarial e reduzir o número de erros humanos que podem gerar queda de produtividade e impacto na entrega de serviços e produtos. 

Quais os benefícios da automação de processos?

Segundo a pesquisa internacional OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, realizada pelo OTRS Group, 78% das empresas já investem na automação e a expectativa é de que esse número ganhe maior escala até 2025, com o Garnet prevendo que 80% das empresas terão integrado soluções de inteligência artificial em seus processos.

Esse aumento se dará pela necessidade cada vez mais eminente de acompanhar a transformação digital e também garantir os benefícios que a automação proporciona, como:

• Aumento da produtividade: ao automatizar processos operacionais, a empresa consegue reduzir o tempo de execução das suas tarefas internas, tornando seu modelo de negócio mais bem preparado para assumir novas demandas e acompanhar o crescimento econômico.
• Integração do banco de dados: a automação garante também mais inteligência de negócio, pois existe a integração de informações que englobam todo o ambiente empresarial. A rapidez de acesso aos dados é outro ponto que contribui para a tomada de decisão estratégica.
• Padronização: a automação segue algumas diretrizes para funcionar corretamente e esses elementos podem ser configurados para cumprir um padrão de conformidade, o que faz com que as atividades empresariais sejam realizadas com qualidade e de maneira contínua.
• Monitoramento de desempenho: o uso de ferramentas de automação também possibilita que líderes e gestores consigam acompanhar métricas e indicadores-chave, já que podem acessar relatórios e dashboards de forma praticamente instantânea.
• Redução de custos e de erros: erros humanos tendem a gerar retrabalho e custos ligados a ineficiências e perda de tempo. Com a automação, esse problema é solucionado, pois as tarefas são executadas de forma autônoma por máquinas, ferramentas treinadas para seguir um padrão de processos.

Quais são os exemplos de automação de processos nas empresas?

Muitas empresas têm aplicado a automação de processos para garantir benefícios como os que foram apresentados. Alguns dos principais segmentos incluem indústrias, setor de RH, departamento logístico, TI e administrativo.

Automação de processos industriais

A indústria precisa que seus processos tenham precisão e consistência para garantir uma qualidade de produto acima da média. Assim, a automação vem sendo implementada para proporcionar esses diferenciais (precisão e consistência) e impedir que os procedimentos na linha de produção sofram com a variação humana ou falha operacional.

Automação de processos de Recursos Humanos

O setor de Recursos Humanos sempre foi responsável pela gestão de pessoas, mas, ultimamente, tem assumido um papel mais estratégico para reter talentos e impulsionar a força de trabalho da empresa. 

Desse modo, muitos profissionais de RH têm investido em soluções de automação para desempenhar tarefas mais mecânicas e assim garantir mais tempo de qualidade para criar planos de desenvolvimento individual, aplicar ações para aumentar a satisfação dos times, treinar e desenvolver os colaboradores. 

Automação de processos logísticos

A logística envolve múltiplas etapas e a forma como elas são realizadas gera impacto direto na experiência de compra de um cliente. A automação vem sendo usada no setor para assegurar procedimentos mais ágeis, prazos cumpridos e custos logísticos minimizados. 

Automação de processos de TI

A evolução das tecnologias e a necessidade de segurança no ambiente digital estão fazendo com que as equipes de TI procurem soluções tecnológicas mais robustas. Nesse caso, ferramentas de automação vêm sendo aplicadas para ajudar os profissionais a monitorar redes, gerenciar infraestruturas e garantir que as empresas consigam se proteger contra ameaças cibernéticas em tempo contínuo.

Automação de processos administrativos

Assim como o setor de Recursos Humanos, outras áreas da empresa estão buscando mais tempo de qualidade para atuar em outras frentes estratégicas. Setores administrativos, como financeiro, contabilidade e comercial também estão recorrendo à automação para otimizar tarefas de rotina e garantir disponibilidade para as atividades de maior valor agregado.

O que um analista de automação de processos faz? 

A automação de processos necessita primeiramente de investimentos em tecnologia e ferramentas, mas o sucesso com a implementação dependerá muito do direcionamento que a empresa dá para a automação. 

Esse direcionamento deve ser feito por profissionais experientes e especializados, chamados analistas de automação de processos, que ficarão responsáveis por analisar fluxos de trabalho, identificar oportunidades de automação dentro do ambiente corporativo e implementar e monitorar as soluções adquiridas para automatizar processos.

Com a automação ganhando cada vez mais escala, esse perfil de profissional tem se tornado mais requisitado, sendo uma excelente carreira para quem gosta de unir gestão e inovação empresarial.

Para todos aqueles que querem se tornar um analista de automação de processos, recomenda-se estudo em áreas como TI, Engenharia de Produção e Administração, Big Data, Inteligência Artificial, Machine Learning e Business Intelligence.

Como saber qual é a hora de automatizar os processos internos? 

A automação de processos é um investimento estratégico e, portanto, exige um olhar crítico dos líderes e gestores. Para aqueles que não sabem qual é o momento certo para investir na automação, separamos alguns pontos-chave que indicam quando ela é, de fato, recomendada. 

Normalmente, o primeiro elemento que mostra a necessidade de automação está atrelado ao excesso de erros que acontecem na sua rotina de trabalho. Esses erros podem ser: 

• Pedidos de matérias-primas feitas de modo equivocado.
• Ordens de produção incorretas.
• Planejamento insuficiente do uso de equipamentos e da mão de obra.
• Incapacidade em realizar a previsão de demanda.
• Processos manuais demorados e ineficientes.
• Dificuldade em manter a conformidade com regulamentações.
• Altos custos operacionais devido a erros humanos.

Quando esses problemas se tornam recorrentes, é bem provável que a empresa esteja precisando renovar sua forma de atuação, devendo investir na automação de processos imediatamente.

Como automatizar o processo em sua empresa? 

Agora que já vimos toda a parte teórica sobre automação de processos, é necessário que avaliemos os passos para automatizar as atividades, na prática.

O sucesso dependerá muito do planejamento, pois a automação provocará mudanças significativas, que não só vão gerar impacto nas operações de negócio, como nos times e também na cultura organizacional.

Para ajudar nessa jornada de automação, os especialistas do FoccoERP separaram alguns procedimentos importantes para planejar e executar uma automação segura. Confira! 

Identifique os processos que podem ser automatizados

Em primeiro lugar, será preciso verificar quais são as necessidades atuais do seu negócio em relação à automatização — ou seja, quais processos internos podem e devem ser automatizados. 

Portanto, saiba identificar as necessidades do negócio:

• Quais são os maiores gargalos?
• Em qual área os erros ocorrem com maior frequência?
• O que pode ser automatizado?
• Quais são as metas de médio e longo prazo da companhia?

A partir da resposta para essas perguntas é possível definir uma estratégia de investimentos em serviços que contribua para que o negócio consiga aumentar a automação de processos internos.

É interessante também iniciar identificando quais são as rotinas relacionadas com o core business da companhia. Elas devem ser prioridade e devem ser facilitadas por meio da automação.

A partir dessa análise, ficará mais fácil entender quais ferramentas serão mais adequadas para suprir essas necessidades e, claro, ajudar a alcançar a eficiência operacional.

Defina as regras do processo

Depois que identificados os processos que podem ser automatizados, será preciso definir as regras de automação, ou seja, quais etapas e condições precisam ser seguidas durante a jornada. 

Nesta etapa, procure responder:

• Quais são os objetivos da automação? 
• Quais são os critérios que determinarão o sucesso da jornada? 
• Quais são os possíveis riscos de automatizar os processos internos e como podemos agir para mitigá-los?

Escolha uma ferramenta de automação

Existem muitas ferramentas de automação disponíveis no mercado, portanto, será preciso selecionar as tecnologias que realmente vão atender às necessidades e objetivos da automação. 

Desse modo, se você identificar que os processos a serem automatizados pertencem à área financeira, por exemplo, pode ser que a tecnologia ideal seja um software de gestão ERP. Já se os processos estiverem ligados ao setor de estoque, a ferramenta certa pode ser um sistema de gerenciamento como o WMS. 

Treine sua equipe

Treinar e capacitar a equipe para lidar com uma nova realidade (automatizada) também é de extrema importância. Isso nos ajudará a garantir o bom uso das tecnologias de automação, bem como adquirir uma mentalidade voltada para a inovação e crescimento.

Atualmente, o avanço tecnológico tornou possível a oferta de treinamentos online. Então, caso a sua empresa não consiga disponibilizar treinamentos presenciais, experimente cursos e workshops online, que podem ser realizados fora do ambiente de trabalho.

Acompanhe os resultados

Depois que a automação de processos for concluída, você precisará se certificar de que ela está funcionando como esperado. 

Assim sendo, será necessário também acompanhar os resultados de perto, a partir de indicadores de performance e feedbacks para saber se a implementação foi um sucesso e quais melhorias e ajustes precisam ser realizados.

Erros que devem ser evitados na automação de processos

Após entender o que deve ser feito, fica muito mais simples entendermos quais erros devem ser evitados na automação. 

Escolher uma solução insuficiente, que não atende às especificidades da empresa, por exemplo, é um dos principais. Não oferecer as instruções necessárias aos colaboradores também pode colocar toda a estratégia de automação em risco, por isso fique atento. 

Outro erro comum é não realizar uma análise profunda sobre os processos internos para identificar aqueles que precisam ser automatizados. Sem esse diagnóstico, podemos acabar investindo tempo e dinheiro valiosos em áreas que não trarão o retorno ideal com automação.

Quais são as melhores ferramentas de automação de processos?

Até aqui, entendemos que a automação de processos é essencial para a competitividade e produtividade da empresa, e que é importante implementá-la com eficiência. Mas quais são as melhores ferramentas para adquirir para a empresa?

Nossos especialistas fizeram uma lista com as principais e mais importantes:

• Ferramentas para integração de aplicativos e automação de fluxos de trabalho, como o Zapier. 
• Plataformas de CRM para gestão do relacionamento com clientes.
• Plataformas de automação e gerenciamento de projetos e tarefas;
• Ferramentas para automação de comunicação e colaboração em equipe;
• Sistemas de gestão para a integração de dados, departamentos e processos e automação das operações empresariais, como o FoccoERP.

Quer saber mais sobre como o FoccoERP contribui para automação de processos? Fale com um de nossos consultores!