É papel do gestor ou empreendedor procurar formas de otimizar as rotinas da empresa para aumentar a produtividade e reduzir custos. Uma das maneiras mais inteligentes de conseguir isso, inclusive, envolve a automação de processos.
Por meio dela, é possível executar uma série de atividades e ações sem a interação humana e, com isso, conquistar mais tempo e disponibilidade para focar em processos relacionados ao core business.
Neste artigo, vamos entender mais sobre a automação de processos, desde conceitos até formas de aplicação.
O que é automação de processo?
A automação de processos é uma estratégia que consiste em usar tecnologias para executar tarefas recorrentes ou repetitivas de forma autônoma, ou seja, sem a necessidade de um operador humano.
Ela tem sido responsável por reduzir a necessidade das pessoas interagirem diretamente em processos e também diminuir a incidência de erros, já que são as máquinas e os softwares que ficam encarregadas de realizar as atividades.
Qual é o objetivo da automação de processos?
O principal objetivo da automação de processos é tornar o ambiente corporativo mais eficiente, ágil e inteligente a partir do uso de tecnologias. No entanto, o seu propósito pode se estender também para outras veias estratégicas, como é o caso de melhorar a qualidade do serviço, liberar os recursos humanos para outras tarefas, entre outros.
Melhora na qualidade do serviço
A automação de processos garante que os serviços sejam realizados com altíssima qualidade, pois as ferramentas encarregadas de executar as tarefas podem ser programadas para seguir padrões rigorosos de funcionamento.
Adaptabilidade
Como as soluções responsáveis pela automação também podem ser customizadas conforme as demandas e necessidades empresariais, as empresas são capazes de se adaptar melhor à inovação e às mudanças de mercado.
Liberação de recursos humanos
Ao automatizar processos, os recursos humanos podem ser designados para outras áreas de negócio ou tarefas estratégicas, que contribuem significativamente para a inovação e o crescimento empresarial.
Rastreabilidade e conformidade
Por serem sistematizadas, as ferramentas de automação também têm como proposta facilitar os procedimentos que envolvem a rastreabilidade de dados e processos, assegurando que a empresa fique em conformidade com as principais regulamentações e normas.
Quais são os tipos de automação de processos?
Existem diferentes tipos de automação que podem ser aplicados no ambiente organizacional e cada uma terá um nível de complexidade, investimento e aplicabilidade.
Scripts
Trata-se de pequenos programas escritos em linguagens como Python, JavaScript ou Shell, que podem automatizar tarefas específicas, por exemplo, pode ser criado para extrair dados de uma planilha do Excel, processá-los e gerar um relatório em formato PDF.
Eles funcionam mais ou menos como um manual, indicando cada etapa detalhada a ser executada pelo computador, como abrir um arquivo, realizar cálculos específicos e salvar o resultado final em um local predefinido.
RPA (Robotic Process Automation)
Já o RPA, Robotic Process Automation ou Automação Robótica de Processos em português, é um tipo de automação que utiliza robôs de software para executar tarefas repetitivas.
Esses programas já pré-configurados — os robôs — conseguem aprender, interpretar e executar tarefas (sejam elas repetitivas ou de longa duração), com uma precisão praticamente impossível de ser alcançada por seres humanos.
Algumas das atividades que podem ser automatizadas com RPA:
- Processamento de transações financeiras;
- Atualização de bancos de dados;
- Respostas automáticas a e-mails.
URA (Unidade de Resposta Audível)
A URA, por sua vez, é um tipo de automação que funciona com respostas de voz interativas. Geralmente, é aplicada em atividades que envolvem atendimento, como serviço de suporte ao cliente, realização de pesquisas de satisfação e gerenciamento de chamadas.
Entre os principais ganhos de implementar a URA, temos:
- Redução do tempo de espera para os clientes;
- Aumento da eficiência no atendimento;
- Disponibilidade de atendimento 24/7.
Chatbots
Os chatbots são programas de computador que simulam conversas humanas e interagem com usuários em tempo real. Desde a sua popularização, eles têm sido aplicados em processos que envolvem especificamente o atendimento ao cliente.
Até pouco tempo, esse tipo de automação era considerado básico, já que a empresa programava o que a tecnologia iria responder e com que respostas. Mas agora, com os avanços e implementação da IA generativa, os chatbots têm se tornado mais inteligentes, assumindo também tarefas, como vendas online e até suporte técnico avançado.
Hiperautomação
Já a hiperautomação é um tipo que integra múltiplas tecnologias. Ela procura automatizar processos que exigem uma alta capacidade de raciocínio, como é o caso de análises de dados complexas e decisões baseadas em IA.
Algumas das ferramentas de hiperautomação que podem ser aplicadas, incluem:
- Inteligência Artificial (IA);
- Machine Learning (ML).
BPMS (Business Process Management Systems)
Por sua vez, o BPMS, Business Process Management System ou Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio em português, é uma tecnologia que permite modelar, automatizar e monitorar os processos empresariais.
A ferramenta pode ser usada para otimizar os fluxos de trabalho, garantir conformidade regulatória, melhorar a eficiência operacional, além de facilitar a comunicação entre diferentes departamentos.
Qual é a diferença entre automação e automatização de processos?
Por terem uma nomenclatura parecida, muitas vezes, acham que automação de processos e automatização significam a mesma coisa. Embora ambas estejam relacionadas à substituição de tarefas manuais por sistemas computadorizados, há diferenças importantes entre os dois termos.
No caso da automatização, trata-se de programar uma tarefa ou atividade isolada para que seja executada automaticamente, geralmente em situações repetitivas e sem necessidade de intervenção humana constante. Já a automação é um conceito mais amplo: envolve a integração de tecnologias, inteligência e sistemas para que todo o processo seja otimizado, permitindo, inclusive, análises de desempenho e adaptações em tempo real.
Qual é a relação entre automação de processos e automação inteligente de processos?
A automação de processos tem como objetivo substituir tarefas manuais por soluções tecnológicas, estruturando fluxos de trabalho para que eles ocorram de forma padronizada e com menor chance de erro.
Já a automação inteligente de processos pode ser vista como uma evolução natural da automação tradicional. Isso porque, enquanto a automação executa processos conforme regras predefinidas, a automação inteligente vai além, combinando diferentes tecnologias avançadas, como inteligência artificial, machine learning e análise de dados. Aqui, a ideia é fazer com que os fluxos se tornem adaptáveis e autônomos.
Quais são os benefícios da automação de processos?
Segundo uma pesquisa realizada pelo OTRS Group, “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023”, 78% das empresas mundiais já investem na automação e a expectativa é de que, até final de 2025, esse número ganhe maior escala. O Garnet prevê, inclusive, que 80% das empresas terão integrado soluções de inteligência artificial em seus processos.
Esse aumento será reflexo de um movimento global de transformação digital que impulsiona as organizações a acompanhar mudanças e garantir benefícios, como:
- Aumento da produtividade: ao automatizar processos operacionais, a empresa consegue reduzir o tempo de execução das suas tarefas internas, tornando seu modelo de negócio mais bem preparado para assumir novas demandas e acompanhar o crescimento econômico;
- Integração do banco de dados: a automação garante também mais inteligência de negócio, pois existe a integração de informações que englobam todo o ambiente empresarial. A rapidez de acesso aos dados é outro ponto que contribui para a tomada de decisão;
- Padronização: a automação segue algumas diretrizes para funcionar corretamente e esses elementos podem ser configurados para cumprir um padrão de conformidade, o que faz com que as atividades empresariais sejam realizadas com qualidade e de maneira contínua;
- Monitoramento de desempenho: o uso de ferramentas de automação também possibilita que líderes e gestores consigam acompanhar métricas e indicadores-chave, já que podem acessar relatórios e dashboards de forma praticamente instantânea;
- Redução de custos e de erros: erros humanos tendem a gerar retrabalho e custos ligados a ineficiências e perda de tempo. Com a automação, esse problema é solucionado, pois as tarefas são executadas de forma autônoma por máquinas, ferramentas treinadas para seguir um padrão de processos.
Leia também | Automação comercial: o que é, importância e vantagens para o seu negócio
Quando automatizar um processo na indústria?
A automação de processos é um investimento, portanto, exige um olhar crítico dos líderes e gestores sobre as condições atuais da operação e o que se espera alcançar depois que for implementada.
Para aqueles que não sabem qual é o momento certo para investir na automação, separamos alguns pontos-chave que indicam quando ela se torna uma recomendação.
Excesso de erros
A operação apresenta erros constantes, derivados de falhas na comunicação ou ações humanas, como:
- Pedidos de matérias-primas feitos de modo equivocado;
- Ordens de produção incorretas;
- Planejamento insuficiente do uso de equipamentos e da mão de obra;
- Incapacidade em realizar a previsão de demanda;
- Processos manuais demorados e ineficientes;
- Dificuldade em manter a conformidade com regulamentações;
- Altos custos operacionais, devido a erros humanos.
Crescimento acelerado da demanda
Quando a empresa começa a expandir rapidamente e percebe que os processos manuais já não acompanham o ritmo de pedidos, entregas e controles internos. Nesses casos, investir em tecnologias de automação garante que a operação continue funcionando, sem comprometer a qualidade do serviço ou sobrecarregar a equipe.
Necessidade de vantagem competitiva
Empresas inseridas em mercados tradicionais altamente competitivos precisam buscar diferenciais para se destacar. A automação pode ser inserida aqui para reduzir o tempo de resposta, melhorar a experiência do cliente e oferecer soluções mais rápidas para seu público específico.
Quais são os exemplos de automação de processos?
Muitas empresas têm aplicado e se beneficiado da automação de processos, mas para os empresários e gestores que ainda não começaram a jornada, fica a pergunta: “Como as empresas estão aplicando a automação na prática?”.
Nosso time separou alguns dos principais segmentos para exemplificar, incluindo nesta lista indústrias, setor de RH, departamento logístico, TI e administrativo.
Automação de processos industriais
A indústria precisa que seus processos tenham precisão e consistência para garantir uma qualidade de produto acima da média. Aqui, a automação vem sendo implementada para proporcionar esses diferenciais, como precisão e consistência, e impedir que os procedimentos na linha de fabricação sofram com a variação humana ou falha operacional.
Automação de processos de Recursos Humanos
O setor de Recursos Humanos sempre foi responsável pela gestão de pessoas, mas, ultimamente, tem assumido um papel mais estratégico para reter talentos e impulsionar a força de trabalho da empresa.
Desse modo, muitos profissionais de RH têm investido em soluções de automação para desempenhar tarefas mais mecânicas, como gestão de benefícios, e, com isso, garantir mais tempo de qualidade para criar planos de desenvolvimento individual (PDI), aplicar ações para aumentar a satisfação dos times e treinar e desenvolver colaboradores.
Automação de processos logísticos
A logística envolve múltiplas etapas e a forma como elas são realizadas gera impacto direto na experiência de compra de um cliente. Nesse cenário, a automação vem sendo usada para assegurar procedimentos mais ágeis, como o rastreamento de pedidos, garantir que prazos sejam cumpridos e reduzir custos de logística.
Automação de processos de TI
A evolução das tecnologias e a necessidade de segurança no ambiente digital estão fazendo com que as equipes de TI procurem soluções tecnológicas mais robustas para reforçar a proteção de dados.
Nesse caso, ferramentas de automação estão sendo aplicadas para ajudar os profissionais a monitorar redes em larga escala, gerenciar melhor as infraestruturas e certificar que as empresas consigam se proteger contra ameaças cibernéticas em tempo real.
Automação de processos administrativos
Assim como o setor de Recursos Humanos, outras áreas da empresa estão buscando mais tempo de qualidade para atuar em outras frentes estratégicas.
Setores administrativos, como financeiro, contabilidade e comercial, também estão recorrendo à automação de processos para otimizar tarefas de rotina, lançamento de contas a pagar e receber, conciliação bancária e emissão de relatórios gerenciais, garantindo disponibilidade para as atividades de maior valor.
Como automatizar o processo na indústria?
Agora que já vimos toda a parte teórica sobre automação de processos, é importante avaliar os passos necessários para automatizar as atividades na prática.
O sucesso dependerá muito do planejamento estratégico inicial, pois a automação provocará mudanças significativas, que não só gerarão impacto nas operações, como nos times e também na cultura.
Para ajudar nessa jornada de automação, os especialistas do FoccoERP separaram alguns procedimentos importantes. Confira!
Identifique os processos que podem ser automatizados
Em primeiro lugar, será preciso verificar quais são as necessidades atuais do seu negócio em relação à automação, ou seja, quais processos internos podem e devem ser automatizados.
Portanto, questione:
- Quais são os maiores gargalos?
- Em qual área os erros ocorrem com maior frequência?
- O que pode ser automatizado?
- Quais são as metas de médio e longo prazo da companhia?
A partir das respostas, poderemos definir uma estratégia de investimentos que vai garantir que a automação de processos contribua, de fato, com o negócio.
Ademais, é interessante também identificar quais são as rotinas relacionadas com o core business da companhia. Afinal, elas devem ser prioridade e precisam ser facilitadas pela automação.
Defina as regras do processo
Depois de identificados os processos que podem e precisam ser automatizados, será necessário definir as regras de automação, ou seja, quais etapas e condições precisam ser seguidas durante a jornada.
Nesta etapa, procure responder:
- Quais são os objetivos da automação?
- Quais são os critérios que determinarão o sucesso da jornada?
- Quais são os possíveis riscos de automatizar os processos internos e como podemos agir para mitigá-los?
Escolha uma ferramenta de automação
Existem muitas ferramentas de automação disponíveis no mercado, por isso, será necessário selecionar as tecnologias que realmente vão atender às demandas e objetivos da automação.
Se você identificar que os processos a serem automatizados pertencem à área financeira, por exemplo, pode ser que a tecnologia ideal seja um software de gestão ERP. Mas se os processos estiverem ligados ao setor de estoque, a ferramenta certa pode ser um sistema de gerenciamento, como o WMS.
Treine sua equipe
Treinar e capacitar a equipe para lidar com uma nova realidade, como é o caso da automação, também é de extrema importância. Isso o ajudará a certificar o bom uso das tecnologias, bem como desenvolver uma mentalidade dos talentos voltada para a inovação e crescimento.
Atualmente, o avanço tecnológico tornou possível a oferta de treinamentos em diferentes formatos. Então, caso a sua empresa não consiga disponibilizar treinos presenciais, experimente cursos e workshops online.
Acompanhe os resultados
Depois que a automação de processos for concluída, a empresa precisará garantir que ela está funcionando.
Nesse caso, é recomendado também acompanhar os resultados de perto, a partir de indicadores de performance e feedbacks para saber se a implementação foi um sucesso e quais melhorias e ajustes são necessários.
Quais são as melhores ferramentas de automação de processos?
Até aqui, entendemos que a automação de processos é um investimento muito importante para a competitividade e produtividade da empresa, e que é necessário implementá-la corretamente para obter todos os benefícios.
Agora, quais são as melhores ferramentas para adquirir?
Ferramentas para integração de app e automação de fluxos de trabalho
Tecnologias como o Zapier são encarregadas de integrar diferentes aplicativos e automatizar fluxos de trabalho repetitivos. Se a sua empresa usa múltiplos softwares que precisam se comunicar, pode ser interessante conectar esses sistemas com essa ferramenta.
Plataforma de CRM
Plataformas de CRM são responsáveis por gerenciar o relacionamento com clientes de forma centralizada. Assim, caso o objetivo seja melhorar o relacionamento, você pode começar com uma solução como Salesforce ou HubSpot, que permite registrar interações, acompanhar oportunidades de vendas e automatizar follow-ups.
Plataformas de automação e gerenciamento de projetos e tarefas
Toda operação da empresa é organizada em cima de processos e entregas. Por isso, se quiser garantir eficiência e um maior controle sobre os projetos, essas soluções podem ser aplicadas para eliminar gargalos que prejudicam a produtividade e a qualidade das tarefas.
Ferramentas para automação de comunicação e colaboração em equipe
Nenhuma empresa cresce sozinha e sem o trabalho coordenado de profissionais competentes. Assim, para melhorar o fluxo de informação entre os times e a colaboração, recomenda-se o uso de soluções voltadas para chat corporativo, videoconferência e gestão de tarefas integradas.
Sistemas de gestão para a integração de dados
Departamentos que trabalham isoladamente tendem a se perder no grande volume de informações e atuar de forma desconexa com as demais áreas. Para centralizar e organizar esse fluxo de dados, o investimento em sistemas de gestão como o FoccoERP pode facilitar a comunicação e colaboração entre departamentos.
Considerações finais
Temas como dados, transformação digital, IA e automação têm sido amplamente debatidos no cenário empresarial, e não é à toa. As tecnologias vêm sendo aplicadas em larga escala para otimizar operações e gerar resultados reais, e todos que entendem isso e embarcam na jornada conseguem se adaptar e crescer mais rápido.
Como existem muitas soluções de automação de processos disponíveis para atender diferentes áreas e frentes, pode ser que a pergunta que fique nesse momento seja: “E qual solução escolher primeiro?”.
Na FoccoERP, acreditamos que a resposta para o sucesso empresarial está na gestão dos processos como um todo. Por isso, nada melhor do que iniciar a transformação investindo em uma plataforma integrada de gestão voltada para automatizar e otimizar tarefas.
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