As indústrias que querem conquistar uma maior fatia do mercado precisam buscar formas de aumentar sua eficiência operacional. A gestão da produção, prática que trata de controlar todos os processos produtivos da empresa, é um dos principais métodos aplicados para esse objetivo.
Neste artigo, você entenderá melhor porque a gestão da produção é tão relevante, além de conhecer algumas iniciativas que podem ajudar na realização dessa prática. Continue a leitura!
O que é gestão da produção?
Trata-se de um conjunto de ações e princípios baseados nas teorias administrativas, que são aplicados ao ambiente industrial.
Por meio deles, é possível coordenar todos os processos de fabricação, garantindo que os recursos necessários (insumos, matérias-primas e força de trabalho) estejam disponíveis nas quantidades certas e no tempo correto que a produção exige.
Ainda, sua aplicação é o resultado do desenvolvimento do próprio conceito de manufatura, com o uso de maquinário para a produção em escala e da evolução das ciências correlatas, como a estatística e a logística. Além disso, da tecnologia disponível e das experiências vivenciadas ao longo do tempo, que são convertidas em conhecimento tácito compartilhável.
É difícil demarcar onde começa e onde termina a gestão da produção em um empreendimento do segmento industrial. Isso porque ela tem interfaces múltiplas e exerce influência direta sobre outras áreas do negócio, como o marketing, as finanças e o relacionamento com os stakeholders.
Qual é o objetivo da gestão da produção?
O objetivo da gestão da produção é otimizar todos os processos produtivos da indústria, reduzindo gargalos, desperdícios e qualquer outra falha que possa prejudicar a eficiência e performance do parque fabril.
Todas as empresas que trabalham com uma linha de produção precisam implementar o gerenciamento, caso queiram se tornar verdadeiramente competitivas.
Quais são as etapas da gestão da produção?
Sempre que falamos em gestão da produção, é importante compreendermos que a prática é dividida em etapas, como qualquer outra atividade.
Planejamento
O planejamento consiste em planificar tudo que será produzido pela fábrica, quando a produção deve ocorrer, qual a quantidade de itens e produtos que serão fabricados, onde será produzido e de que forma.
Aqui, também são apontados os volumes necessários de insumos para garantir que cada processo produtivo terá a matéria-prima necessária para a produção.
Organização
Já a etapa de organização envolve avaliar os processos produtivos atuais para identificar a presença de gargalos que podem vir a prejudicar a fabricação dos itens. Aqui, caso o gestor sinalize um problema, ele deve reestruturar o processo de modo que as máquinas, pessoas e o estoque estejam preparados para assumir a demanda.
Comando
O comando, por sua vez, é a etapa que trata de orientar todas as partes envolvidas no processo de produção, a fim de minimizar os riscos de falha e conflitos internos.
Nesse caso, são compartilhadas informações como metas, objetivos e procedimentos de segurança para que todos andem na mesma direção, garantindo que as atividades fluam sem interrupções.
Execução e controle
Podemos dizer que a “execução e controle” é uma etapa prática da gestão da produção, uma vez que é o momento em que os planos são finalmente tirados do papel para serem executados.
Nessa fase, entra também a parte de controlar o desempenho e a performance dos processos produtivos, certificando que as atividades estão sendo realizadas exatamente como definido no planejamento.
Monitoramento
Já a etapa de monitoramento é aquela que envolve avaliar os resultados alcançados com a produção e comparar esses números com os objetivos propostos no início do plano.
Nesse sentido, se a empresa tinha pretensão de produzir 10 mil peças em uma determinada leva, mas só conseguiu fabricar 7 mil itens, por exemplo, isso mostra que erros ou falhas podem ter acontecido na linha de produção.
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Qual a importância da gestão da produção?
Hoje, as empresas que se destacam não são aquelas que possuem a maior fábrica ou mais colaboradores, mas sim as que conseguem atender às demandas sem que seus processos e produtos sejam impactados de forma negativa.
Imagine uma grande fábrica que possui 2.000 m² de extensão e conta com mais de 500 funcionários. Ela também conta com um maquinário robusto e uma boa frota para enviar os pedidos. Só existe um problema: ela não tem processos bem definidos, o que faz com que sofra muitas vezes com a falta de produtos no seu estoque.
Resultado: a produção precisa ser paralisada até que o estoque de itens seja realocado, nas quantidades ideais.
Agora, veja outro exemplo. Uma fábrica de pequeno porte possui apenas 500 m² de extensão e 50 operadores. Quando comparada ao primeiro caso, a empresa parece incapaz de acompanhar o desempenho da outra indústria, não é? Mas a verdade é que ela consegue cumprir com todos os prazos e entregas devido à organização de seus processos produtivos.
Resultado: ela consegue manter seus clientes mais satisfeitos e assumir demandas maiores e com mais frequência.
Agora, comparando esses dois exemplos, qual empresa você acha que é mais competitiva? Certamente, aquela que possui maior controle sobre seus processos produtivos!
Quais são os benefícios da gestão da produção?
Existem muitos benefícios que a gestão da produção é capaz de proporcionar para a indústria. A seguir, vamos conferir alguns.
Execução correta das atividades
A etapa de controle certifica que todos os trabalhos na linha de produção estão sendo realizados como têm que ser. Isso impede que a empresa tenha que lidar, por exemplo, com questões relacionadas a acidentes (provenientes de negligências) ou a erros de fabricação que impactam na qualidade final dos produtos.
Sucesso nas entregas
Uma vez que os processos produtivos estão bem planejados e cada operação é realizada corretamente, não existe o risco da empresa atrasar a fabricação dos itens ou as entregas. Com isso, ela se torna melhor vista por clientes e demais stakeholders, que sabem que podem contar com ela para assumir uma demanda.
Melhor gestão financeira
A desordem dos processos de produção pode fazer a empresa contabilizar prejuízos, que poderiam ser evitados caso o gestor simplesmente fizesse um planejamento.
Isso porque, nessa etapa, define-se o que produzir, quanto produzir e para quando deve ser produzido. Essa prática simplifica o trabalho do profissional que consegue organizar financeiramente o setor para manter o estoque atualizado com base nas demandas da empresa.
Maior controle dos pedidos
A gestão da produção envolve monitorar também todos os pedidos para preparar o chão de fábrica para atendê-los dentro do prazo. Nesse caso, é possível que o gestor obtenha um maior controle sobre esses processos, já que ele sempre estará avaliando o que entrou e saiu do chão de fábrica.
Produtividade máxima
Organizando os processos para que funcionem de maneira sincronizada, a empresa também pode atingir um nível de produtividade muito elevado. Isso permite que ela assuma mais pedidos (caso o seu parque fabril tenha capacidade) e, consequentemente, torne-se uma importante referência para o cliente.
Facilidade na elaboração de relatórios de desempenho
Outra vantagem interessante é que a gestão requer dados e informações, seja em relação aos pedidos, ao estoque ou à produção em geral. Assim, é possível também simplificar a elaboração de relatórios, principalmente os que envolvem desempenho, pois todas as informações necessárias já estarão disponíveis para o gestor acessar.
Como fazer a gestão da produção industrial?
Agora que vimos toda a parte teórica sobre a gestão da produção, vamos entrar na parte prática do conteúdo, onde mostraremos como você pode aplicar o gerenciamento dentro da sua própria empresa. Acompanhe!
Equilibre a demanda com a capacidade produtiva
Mesmo que os seus processos produtivos estejam bem definidos, é importante ter cautela na hora de assumir os pedidos. Você não deseja ter que falar para um cliente que a entrega vai atrasar porque seu chão de fábrica foi incapaz de produzir os itens solicitados, não é?
Assim sendo, encontre o equilíbrio entre a demanda e a capacidade da sua indústria para garantir que todos os pedidos sejam entregues no prazo combinado.
Estabeleça ações estratégicas para otimizar os resultados
Para cada meta que você definir, é importante que você estabeleça diferentes caminhos para alcançá-la. Não fique dependente de apenas um plano. Determine pelo menos mais duas ações estratégicas para atingir esse mesmo propósito ou otimizar os resultados esperados.
Veja algumas ações que podem ser interessantes:
- Revisão periódica dos processos produtivos;
- Implementação de tecnologias de automação;
- Capacitação contínua da equipe.
Planeje e supervisione os processos
Planejar a produção é uma tarefa relativamente simples, já que você só precisa definir metas claras e alocar recursos adequadamente.
No entanto, lembre-se de que o trabalho não envolve apenas isso. Para garantir que tudo está seguindo conforme o plano, é importante estar presente durante o processo de produção, supervisionando cada uma das etapas, orientando a equipe e fazendo ajustes sempre que necessário.
Acompanhe e avalie os resultados
Os números mostram o desempenho de uma empresa e indicam se existiram falhas que comprometeram os resultados. Então, fundamente suas decisões nos dados — obtidos a partir dos relatórios — para monitorar o que deu certo, o que precisa ser reajustado e o que pode ser melhorado na linha de produção.
Quais erros precisam ser evitados ao fazer o controle da produção?
Mesmo seguindo as etapas mencionadas, ainda há a possibilidade de ocorrerem alguns erros durante o controle da produção. Agora, conheça os mais comuns, segundo os especialistas do FoccoERP.
Calcular errado a demanda
A demanda impacta diretamente o planejamento da produção e do estoque. Logo, é preciso fazer o cálculo correto para que a sua empresa tenha os recursos necessários sem excessos ou faltas e consiga cumprir todos os prazos.
Mas como calcular a demanda? Comece analisando o histórico de vendas e a capacidade produtiva da fábrica. Ainda, avalie as variações sazonais ou mudanças no comportamento do seu cliente.
Manter as informações desorganizadas
O gestor precisa de informações de qualidade, seja para planejar a produção, solicitar a compra de insumos ou identificar falhas na linha de produção.
Nesse caso, manter tudo desorganizado pode ser extremamente perigoso, pois decisões baseadas em dados incorretos ou incompletos podem comprometer todo o processo produtivo.
Não treinar o time
Embora o gestor desempenhe o papel central no gerenciamento, ele precisa contar com os colaboradores para garantir que todas as atividades relacionadas à produção estão sendo desempenhadas o mais próximo da perfeição.
Portanto, é preciso instruir os recursos humanos, de modo que o time saiba executar suas tarefas de forma autônoma (sem que você esteja presente) e consiga resolver problemas em momentos de imprevistos ou picos de produção.
Deixar a manutenção de máquinas e equipamentos de lado
A manutenção de máquinas e equipamentos garante que os ativos usados na linha de produção estejam em perfeitas condições de uso. Logo, deixar de ter um olhar atento a isso pode levar o seu chão de fábrica a lidar com problemas técnicos e mecânicos ou, em casos mais críticos, ter que interromper a fabricação de produtos.
Não investir em tecnologia
Sabemos que a indústria investe muito em tecnologia, mas, visto que as inovações surgem a todo instante — e ela precisa se manter atualizada para conseguir acompanhar o mercado —, é importante que os investimentos se tornem mais frequentes.
Ademais, a escolha das soluções tecnológicas também precisa ser bem pensada para impedir que a sua empresa adquira ferramentas que agregam pouco ou quase nada nos processos produtivos.
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Como incrementar a gestão da produção?
A melhoria contínua da gestão da produção demanda investimentos e aprendizagem. Portanto, antes de começar a implementar as estratégias e querer melhorá-las, é preciso ter clareza a respeito do desempenho da operação atual da sua empresa.
Para isso, adote métricas que traduzam, de maneira simples e objetiva, qual é a realidade do funcionamento da sua fábrica.
Mapeie os processos
Para entender se tudo está saindo como planejado, bem como identificar oportunidades, é fundamental entender a lógica dos processos de funcionamento. Ou seja, é preciso compreender o que acontece e o porquê, além dos gargalos, riscos envolvidos em cada etapa, e como uma atividade afeta as demais e o que se espera ao final de cada uma delas.
Por exemplo, não adianta uma máquina estar no máximo de sua produção se o restante do processo não consegue absorver a demanda. Isso fatalmente vai gerar desperdícios.
Sem essa compreensão dos processos, não é possível fazer a interligação entre diversas rotinas que ocorrem diariamente, o que diminui a capacidade de produção e afeta negativamente os indicadores de desempenho.
Treine seus colaboradores
As indústrias estão mudando constantemente. Sempre há novidades em termos de produtos, recursos e equipamentos sendo incorporados para atender às demandas de mercado e aumentar a produtividade. Isso faz com que as competências necessárias para a correta execução de determinadas tarefas também mudem.
Sendo assim, o investimento na capacitação de operadores deve sempre ser priorizado, afinal, o esforço de gestão será muito maior caso os funcionários tenham dificuldades para fazer o que precisa ser feito.
Mantenha a organização
Os valores desperdiçados em recursos perdidos e horas de retrabalho em virtude da falta de organização em uma indústria podem ser surpreendentes. Dessa forma, uma das principais funções da gestão é fazer com que o chão de fábrica esteja sempre dentro de um padrão de qualidade.
Quando as ferramentas, máquinas, materiais e tudo o que compõe o ambiente está no lugar certo, a produtividade tende a aumentar bastante. Para que isso seja feito, inicialmente, é preciso planejar qual é o modelo ideal e incentivar os colaboradores a manter o espaço sempre em conformidade.
Quais as ferramentas de gestão da produção?
Até aqui, entendemos o que é a gestão da produção, quais etapas seguir para aplicá-la e vimos seus benefícios. Agora, vamos entender e conhecer ferramentas que podem ajudar a simplificar todo esse controle.
Hoje, há muitas ferramentas que podem ajudar a fazer o gerenciamento, mas separamos aquelas que nossos especialistas consideram mais importantes. Confira!
5S
O 5S é uma metodologia japonesa voltada para a organização e eficiência no ambiente de trabalho. Ele representa cinco princípios fundamentais, cada um identificado por uma palavra japonesa que começa com a letra “S”:
- Seiri (Utilização): refere-se à eliminação do que não é necessário para manter no ambiente apenas o que é útil para as atividades.
- Seiton (Ordenação): cada item deve estar em seu devido lugar, facilitando o acesso rápido a ele.
- Seiso (Limpeza): manter o ambiente limpo e seguro é importante para prevenir acidentes e conservar a qualidade dos produtos.
- Seiketsu (Padronização): as práticas estabelecidas nos três primeiros “S” devem ser padronizadas e aplicadas de forma contínua.
- Shitsuke (Disciplina): cultivar a autodisciplina ajuda a garantir que todos sigam os padrões estabelecidos pela empresa.
Ao aplicar os 5S, conseguimos melhorar a produtividade, reduzir desperdícios e criar um ambiente de trabalho mais otimizado e seguro.
MPS
MPS, sigla para Master Production Schedule (Plano Mestre de Produção), é um planejamento que define quais produtos serão fabricados, em que quantidade e quando serão produzidos.
A aplicação do MPS depende de três etapas-chave:
- Definição das necessidades de produção, que considera a demanda dos clientes e as metas de vendas;
- Alocação de recursos, garantindo que matérias-primas, mão de obra e equipamentos estejam disponíveis para atender ao plano;
- Monitoramento e ajustes, onde o plano é revisado continuamente para lidar com mudanças na demanda ou na capacidade de produção.
MRP II
MRP II (Manufacturing Resource Planning) é uma evolução do MRP (Material Requirements Planning), que tem como objetivo integrar o planejamento de todos os recursos produtivos. Abrange desde o planejamento de materiais até a programação da produção, gestão de capacidade e controle financeiro.
A aplicação do MRP II requer que:
- Tenhamos um sistema de informação integrado para coletar e analisar dados em tempo real;
- Planejemos todas as atividades, desde o uso de matérias-primas até a gestão de recursos humanos e financeiros.
APS
O APS também é uma ferramenta interessante que pode auxiliar na gestão da produção. A sigla representa Advanced Planning and Scheduling e indica um sistema avançado que permite otimizar a utilização de recursos e ajustar planos de produção em tempo real, considerando restrições e variáveis específicas.
A partir do sistema de planejamento APS, é possível:
- Maximizar a eficiência dos recursos;
- Agilizar a resposta a mudanças;
- Reduzir custos de produção;
- Aumentar a precisão nas previsões.
ERP
O ERP é um sistema de gestão integrado que funciona como hub central, concentrando diversos tipos de dados, processos, pessoas e departamentos em um só ambiente.
Essa centralização de todo ecossistema industrial faz com que tenhamos uma visão holística sobre praticamente tudo que envolve a linha de produção, além de termos acesso a informações atualizadas sobre setores como estoque, compras, finanças e recursos humanos.
O interessante do ERP é que podemos também emitir relatórios em poucos cliques por meio do sistema, o que agiliza o trabalho de conferência e a tomada de decisão.
Por que investir em tecnologia na gestão da produção?
Embora a gestão da produção possa ser realizada manualmente, é inviável para o gestor ter controle sobre absolutamente tudo sem a tecnologia.
Existe uma quantidade “infinita” de dados que ele precisa analisar para tomar decisões estratégicas. Muitas pessoas podem estar envolvidas nos processos (o que pode influenciar na coerência e fluidez das operações), novas demandas podem surgir (exigindo uma atualização constante dos dados), entre uma série de outros pontos.
Além disso, vale dizer que a falta de tecnologia torna todo o controle demorado e propenso a falhas, algo que poderia ser relativamente simples e gerar mais tempo para o profissional assumir outras responsabilidades importantes.
Logo, investir em tecnologia na gestão da produção é importante para tornar todo o trabalho mais inteligente.
A gestão da produção é um trabalho que exige bastante conhecimento e expertise. Se quiser se aprofundar no tema, aproveite para ler sobre como melhorar o processo produtivo com 9 estratégias certeiras para o sucesso!
