Segundo dados do IBGE, quase 50% das empresas brasileiras fecham as portas em até três anos de atividade. Para o Sebrae, não existe apenas uma causa para esse cenário, mas sim um conjunto de fatores. A falta de planejamento e de gestão empresarial, certamente se encaixam entre eles.

A gestão de custos é uma estratégia que garante resultados financeiros positivos, independentemente do tamanho do negócio ou nicho de atuação. No entanto, por se tratar de uma prática complexa, que envolve muitas etapas, até mesmo os gestores mais experientes encontram dificuldades ou têm dúvidas sobre o assunto.

Para esclarecer de uma vez por todas as questões relacionadas ao tema, preparamos este artigo, explicando o que é a gestão de custos, qual a sua importância, benefícios e os principais erros cometidos ao executar esse controle. Além disso, mostraremos como fazer a gestão na prática, além de como um software ERP pode simplificar esse trabalho. Confira!

O que é uma gestão de custos?

Trata-se da prática de planejar, controlar e monitorar todos os custos que a empresa teve para manter suas operações funcionando para fabricar e comercializar seus produtos ou serviços.

Cada empresa possui operações de negócios distintas, portanto, é natural que as empresas tenham gastos diferentes. No entanto, independente da natureza dos custos, eles serão:

• diretos ou indiretos;
• variáveis ou fixos. 

A seguir, traremos informações sobre cada uma dessas categorias.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

O objetivo da gestão de custos é reduzir os gastos de produção da empresa, proporcionando a ela uma maior rentabilidade sobre suas vendas e melhorando a saúde financeira do negócio.

Empresas que querem sobreviver ao teste do tempo precisam dispor de capital financeiro suficiente para investir, manter-se regularizada e pagar todas suas obrigações. E isso só é possível caso tenha um retorno interessante sobre o que foi produzido e vendido para o cliente. 

Quando os custos são altos demais, a organização corre o risco da sua margem de retorno ser baixa. Além de prejudicar a saúde financeira, isso arrisca também sua permanência no mercado, já que podem faltar recursos em caixa para continuar operando.

Quais são as atividades da gestão de custos?

A gestão de custos envolve uma série de etapas, começando pelo planejamento de recursos necessários para a produção, estimativa de gastos, orçamento de custos e controle.

Planejamento de recursos

O planejamento de recursos consiste em definir tudo que a empresa precisa para realizar suas operações diárias. Aqui, entram mão de obra, ferramentas, recursos financeiros, materiais, entre outros.

Quanto mais detalhadas forem as informações do planejamento, melhor. Assim, fica mais fácil para o gestor estimar quais recursos são realmente necessários e importantes para colocar seus processos em ação.

Por exemplo: “Quanto a empresa terá que investir em mão de obra, segundo sua capacidade produtiva?” 

Estimativa de custos

Já a estimativa de custos trata de descobrir quanto a empresa precisa desembolsar para adquirir ou manter os recursos. Nesse caso, entram atividades adicionais importantes, como análises de fornecedores, aquisição de matéria-prima, avaliação dos gastos com aluguel e manutenção de equipamentos, entre outros.

Essa previsão de custos precisa ser a mais realista possível para que a empresa possa preparar o seu caixa ou uma reserva de emergência contra eventuais riscos.

Por exemplo: “Os gastos com manutenção preventiva serão de R$ 250.000,00 ao mês.”

Orçamento de custos

O orçamento de custos consiste em definir um valor máximo de despesas para a empresa gastar mensalmente, com base nos recursos previstos no planejamento.

Essa etapa é indispensável no processo de gestão porque impedirá que os custos superem o planejado e a empresa venha a arcar com prejuízos financeiros no futuro. 

Por exemplo: “O máximo que a empresa pode desembolsar para manter suas operações em dia é de R$ 200.000,00 por mês.”

Controle dos custos

Já o controle dos custos trata de monitorar os gastos, de modo que eles não extrapolem o orçamento. Aqui, é preciso que o gestor acompanhe de perto toda a linha de produção e avalie os relatórios de estoque, de compras e de vendas para identificar possíveis gargalos que estão gerando custos desnecessários ou que podem gerar.

Por exemplo: “Se a fabricação do produto X requer o uso de cinco quilos de borracha, por que os operadores fizeram a retirada de sete quilos do estoque?”

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Qual é a importância da gestão de custos para a empresa?

A gestão de custos é importante para que o gestor consiga obter uma visão aprofundada sobre quanto a sua empresa gasta para produzir um determinado item. Desse modo, em cima dessa informação, ele pode definir se é preciso (ou não) fazer algum ajuste em seus processos internos.

Imagine que a sua empresa aumentou o número de vendas no último mês em 30%, mas, ainda assim, não conseguiu obter lucro com as vendas. Aqui, o problema pode estar associado aos gastos de produção, que talvez estejam maiores que o planejado no orçamento. 

Nesse caso, o ideal seria o gestor avaliar todos os gastos minuciosamente para identificar gargalos no processo produtivo e, então, aplicar melhorias para reduzir os custos e aumentar a margem.

Quais são os tipos de custos de um negócio?

Os custos de uma empresa podem ser divididos em quatro categorias: diretos, indiretos, variáveis e fixos.

Custos diretos

Os custos diretos são aqueles gastos essenciais para a fabricação de um produto ou serviço. Ainda, sem esses gastos, a operação do negócio pode simplesmente parar ou ficar comprometida.

São exemplos de custos diretos:

• pagamento de mão de obra direta (operários que trabalham na fábrica);
• aquisição de matéria-prima;
• materiais de embalagem.

Custos indiretos

Já os custos indiretos são os gastos que não estão diretamente relacionados com os produtos ou serviços, mas que são necessários para o chão de fábrica continuar operando normalmente.

São exemplos de custos indiretos:

• manutenção de máquinas e equipamentos;
• seguros;
• pagamento de mão de obra indireta (profissionais que atuam na limpeza, segurança, entre outros).

Custos fixos

Os custos fixos, por sua vez, são aqueles que não sofrem variações, não importa qual tenha sido o volume de produção ou vendas. Logo, permanecem estáticos.

São exemplos de custos fixos:

• aluguel da instalação física;
• salário de operários;
• seguros.

Custos variáveis

Os custos variáveis são aqueles que apresentam oscilação no valor, ou seja, variam conforme as circunstâncias da empresa e quantidade de itens que foram fabricados ou vendidos.

São exemplos de custos variáveis:

• energia elétrica aplicada na produção;
• matéria-prima;
• comissões e horas extras para funcionários.

Tanto os custos diretos como indiretos podem ser classificados como fixos ou variáveis.

Quais são os benefícios de fazer a gestão de custos de uma empresa?

Estabelecer uma rotina de controle de custos proporciona vários benefícios, por isso ela é recomendada a todas as empresas, independentemente do seu porte ou nicho de atuação. 

A seguir, confira as principais vantagens.

Redução dos riscos

Ao fazer uma gestão de custos bem-feita, o gestor pode identificar com antecedência se a empresa realmente possui condições financeiras para dar continuidade a um projeto.

Essa segurança elimina quaisquer riscos envolvendo paradas na linha de produção — caso faltem recursos para comprar matéria-prima — ou até mesmo perda de qualidade do produto, devido a problemas em maquinários que não receberam manutenção, por exemplo.

Maior produtividade

Outro benefício da gestão de custos é o aumento da produtividade na fábrica. Nesse contexto, o gestor consegue identificar quais são os setores que apresentam mais gargalos no processo produtivo para, então, implementar diferentes estratégias para solucionar os problemas. 

Esse é o caso de implementar ferramentas digitais para automatizar processos internos e diminuir o tempo de produção, por exemplo.

Aumento da margem de lucro

A gestão de custos permite que o profissional também descubra os gastos que são desnecessários ou pouco relevantes para a operação industrial.

Como resultado, a empresa pode obter um aumento na sua margem de lucro e o gestor aproveitar novas oportunidades para investir e gerar mais crescimento e lucratividade.

Vantagem competitiva

A gestão de custos também contribui para a competitividade, uma vez que as empresas passam a oferecer preços mais interessantes e atrativos aos clientes.

Além disso, começa a obter lucros mais razoáveis que garantem saldo suficiente para realizar novos investimentos e manter a melhoria contínua em seus processos.

Mais qualidade

A gestão de custos ainda ajuda a identificar os itens que apresentam mais e menos saída, bem como os mais custosos e os responsáveis pela maior fatia do faturamento.

Dessa forma, o gestor consegue fazer um levantamento de todas as características que agradam o público-alvo e aplicar ajustes que aumentam a qualidade dos produtos ou de outras mercadorias.

Quais são os erros mais comuns na gestão de custos?

Por se tratar de uma tarefa complexa, que envolve várias etapas, como planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, muitos profissionais acabam errando durante a gestão. 

Será que a sua empresa comete algum deles? 

Não controlar o estoque

O estoque é o coração da empresa, pois, geralmente, concentra o maior valor patrimonial investido no negócio. Não controlá-lo é deixar que os insumos, as matérias-primas e demais componentes necessários para venda e fabricação sejam usados de forma incontida ou errônea.

Se a empresa não possui controle, ela pode, por exemplo:

• sofrer com estoque parado, o que gera custos excessivos de armazenamento e depreciação;
• sofrer com falta de insumos, que acarretam paradas na linha de produção e, consequentemente, desperdícios;
• ter dificuldades em realizar inventários precisos, o que impede o planejamento adequado de compras e aumenta o risco de perder oportunidades de venda.

Não fazer o controle do fluxo de caixa corretamente

Controlar o fluxo de caixa é acompanhar todos os recursos financeiros que entram e saem do caixa. Deixar de fazer esse controle impede que o gestor saiba quanto a empresa tem disponível para arcar com suas obrigações do mês, além de dificultar a definição de um orçamento realista com base na movimentação financeira.

Para fazer um bom controle, é recomendado que o profissional:

• registre todas as entradas e saídas de caixa detalhadamente, incluindo vendas, pagamentos a fornecedores, despesas operacionais e eventuais receitas extras;
• utilize um software de gestão financeira, que automatize e centralize o controle de caixa, facilitando a visualização de fluxo e ajudando na tomada de decisões financeiras;
• faça projeções de fluxo de caixa para os próximos meses, analisando sazonalidades e ciclos financeiros da empresa para que o negócio esteja preparado para períodos de menor liquidez;
• revise regularmente o fluxo de caixa, ajustando o planejamento financeiro conforme necessário para evitar surpresas e manter uma reserva de emergência para situações imprevistas.

Não conhecer os custos da empresa

A falta de conhecimento sobre os custos da empresa também impacta a gestão, uma vez que os profissionais podem confundir as despesas e os custos, colocando todos os valores na mesma balança ao fazer a precificação.

Embora ambos os conceitos estejam ligados ao financeiro (custos e despesas), eles não são a mesma coisa.

As despesas são os gastos incorridos para manter a empresa funcionando, como é o caso de contas de luz, água, telefone, aluguel do escritório, materiais de escritório, publicidade, entre outros. Os custos, por sua vez, estão voltados unicamente para a produção e distribuição dos produtos.

Não calcular o preço de venda

Além de não controlar o estoque, o fluxo de caixa e não conhecer todos os custos e despesas, os gestores também cometem o erro de não calcular o preço de venda corretamente. 

A precificação é importante para definir um preço justo ao cliente, mas também para assegurar que o valor obtido com a venda será suficiente para arcar com os custos de fabricação.

Se o preço é muito alto, o cliente pode não comprar o produto e a empresa ter prejuízo com as vendas. Por outro lado, se o preço for muito baixo, o valor pode ser insuficiente para pagar os custos e, como consequência, a empresa também pode sofrer perdas.

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Como fazer uma gestão de custos eficiente?

Sem dúvidas, fazer a gestão de custos é desafiador, mas isso não significa que o nível de dificuldade deva ser um empecilho para os profissionais a colocarem em prática. 

Para ajudar, separamos um passo a passo simples que pode simplificar o seu controle. Acompanhe!

Realize um bom planejamento

A primeira coisa a ser feita é definir um bom planejamento estratégico, especificando absolutamente tudo que envolve o processo produtivo da sua empresa. Nesse documento, é importante que você seja o mais claro e objetivo possível, de modo que outras pessoas — diretoria e líderes de demais setores — também o entendam:

• Quais são as etapas produtivas que compõem a empresa?
• O que é necessário adquirir para assegurar o funcionamento dos processos?
• Quais custos precisam ser realizados para obter os recursos e manter o chão de fábrica funcionando?
• A empresa possui dinheiro suficiente em caixa para dar andamento à operação? Se não, como fará para levantar esses recursos?

Evite gastos desnecessários

É importante que você faça um levantamento de todos os custos de operação para identificar aqueles que fazem sentido ou precisam ser eliminados. Nessa etapa, deve-se ter muito cuidado para não misturar as despesas e os custos, porque esses valores vão impactar o valor final do seu produto ou serviço:

• Quais são os custos necessários para o processo de produção e distribuição?
• Existem gargalos que estão deixando o processo mais custoso? Se sim, quais são?
• Quais ações estratégicas podem ser aplicadas para reduzir os custos variáveis?

Atenção ao estoque

Realizar a gestão de custos requer também um cuidado minucioso com o estoque porque erros podem acarretar gastos elevados e desnecessários com armazenamento de itens.

Nesse sentido, o ideal é que você defina um estoque mínimo — quantidade mínima de cada item que deve estar sempre disponível para evitar faltas e garantir a continuidade da produção — e realize novas compras com base na demanda da operação. 

Embora adquirir volumes a mais saia mais barato no início, alguns componentes são perecíveis e podem gerar perdas, caso não sejam utilizados:

• Quais insumos e materiais estão disponíveis no estoque?
• Quais matérias-primas precisam ser adquiridas e em que quantidade?
• Qual é o estoque mínimo?
• Existem itens que estão parados, sofrendo depreciação? Se sim, o que é possível fazer para melhorar o seu giro?

Estabeleça metas

Estabelecer metas para redução de custos pode ajudar você a alcançar uma margem de retorno interessante para a empresa. Mas atenção: é muito importante que essas metas sejam realistas e alcançáveis para não gerar frustração a todos os envolvidos.

Além disso, deve-se monitorar os processos de perto para assegurar que as atividades sejam cumpridas conforme o protocolo e que não existe nenhum gargalo prejudicando o alcance dos objetivos:

• Quanto a empresa quer ter de margem nas vendas?
• Quais medidas deve aplicar para reduzir os custos e aumentar a margem?
• Como os resultados das ações podem ser acompanhados e medidos ao longo do tempo?
• Quem são os responsáveis por monitorar o cumprimento das metas e identificar possíveis obstáculos?

Monitore o giro do estoque

O giro do estoque representa a frequência com que os produtos são renovados. Um giro saudável indica que os itens estão sendo usados ou vendidos antes de ficarem obsoletos, evitando o desperdício e os custos desnecessários com armazenamento prolongado.

Aqui, é importante que o gestor avalie periodicamente o giro dos produtos para entender quais itens têm mais demanda e ajustar as compras de acordo:

• Quais produtos possuem alta rotatividade e demandam maior frequência de reposição?
• Existem itens com baixa rotatividade que possam ser comprados em menor quantidade?
• Qual é a frequência ideal para revisar o giro de cada tipo de produto?

Negocie com fornecedores

A negociação com fornecedores é um ponto estratégico na gestão de custos. Ao buscar melhores condições de pagamento, prazos de entrega e descontos por volume, a empresa consegue otimizar o uso de seu capital e manter o estoque no nível ideal sem sobrecarregar o orçamento.

Assim, sempre acompanhe o mercado para identificar fornecedores alternativos e, quando puder, negocie prazos e condições antes de fechar pedidos:

• O fornecedor oferece condições de pagamento que favorecem o fluxo de caixa?
• É possível obter descontos comprando em volume adequado ao consumo?
• Existem fornecedores alternativos que podem ser acionados em caso de necessidade?

Adote o inventário rotativo

Realizar inventários com frequência é importante para manter o controle sobre o que há no estoque. No caso do inventário rotativo, ele permite uma contagem periódica de partes do estoque, o que pode ajudar a identificar rapidamente discrepâncias e corrigir possíveis falhas no sistema de registro:

• Qual é a frequência ideal para eu realizar o inventário rotativo?
• Existem itens que exigem contagens mais frequentes por serem mais críticos?
• Como os resultados do inventário podem ajudar na tomada de decisão para compras futuras?

Faça previsões de demanda

Analisar dados históricos e tendências do mercado é outra dica que pode fazer diferença na gestão de estoque. Uma vez que ajuda a prever a demanda dos produtos e evita que a sua empresa sofra com a falta ou excesso de estoque. 

Aqui, ferramentas de análise de dados podem ser bastante úteis para você tornar as previsões mais precisas e alinhadas com as necessidades do mercado:

• Como o histórico de vendas pode orientar as compras futuras?
• Existem produtos com sazonalidade que demandam ajustes no estoque?

Armazene de forma organizada

Um estoque organizado facilita o acesso aos produtos, reduz o tempo de busca e diminui o risco de perdas por danos ou vencimento. 

Portanto, estruture o seu estoque de maneira que os itens mais utilizados estejam sempre mais acessíveis e organize-os para que não sofram com problemas de manuseamento. Investir em métodos de organização, como o uso de etiquetas, divisão por categorias, controle de validade e bons empacotamentos, pode ajudar:

• Como a disposição dos itens pode otimizar o tempo de manuseio?
• Existem produtos que precisam de um armazenamento especial para evitar danos ou perdas?
• Quais métodos de armazenagem podem ser adotados para facilitar o controle?

Invista em tecnologia

Embora a gestão de custos possa ser realizada manualmente, essa está longe de ser a alternativa mais interessante. 

Investir em novas tecnologias, capazes de automatizar processos, integrar setores e reduzir a incidência de erros nas informações, pode ser a medida mais estratégica para o profissional atuar mais rapidamente e fazer um controle preciso sobre tudo que é desembolsado para a fabricação e venda de produtos.

Além disso, vale dizer que ferramentas tecnológicas também podem garantir a precificação mais precisa dos itens, uma vez que possui funcionalidades que permitem realizar o cálculo automático (com base nos dados lançados no sistema).

Por que usar um software para a gestão de custos? 

O software ERP é uma tecnologia que integra processos, pessoas e departamentos em um só lugar. Assim, todas as informações relacionadas à empresa ficam concentradas dentro de uma única solução, sendo possível ao gestor ou qualquer outro usuário acessar os dados e acompanhar de perto o progresso das atividades.

Além disso, o sistema possui módulos que permitem a automatização de tarefas, que até então eram manuais e exigiam muito tempo e esforço, como é o caso da coleta e análise de dados. Ainda, conta com funcionalidades interessantes que garantem a emissão de relatórios gerenciais envolvendo departamentos de estoque, compras, vendas e financeiro.

Como tudo fica centralizado em um só ambiente, o gestor consegue obter uma visão mais ampla e realista sobre tudo que envolve a linha de produção e venda. Desde contato de fornecedores, aquisição de matéria-prima, ordens de serviço, histórico de manutenção, inventários, lista de pedidos, distribuição e entrega de mercadorias. Tudo está acessível e pode ser usado para dar mais subsídios à gestão de custos.

Ademais, a ferramenta também possibilita realizar cálculos automáticos para fazer precificação dos itens, o que agiliza a entrega do produto final ao cliente. Ainda, ajuda a acompanhar indicadores de desempenho (KPIs) que mostram os resultados obtidos com a produção e a comercialização dos produtos.

Fazer a gestão de custos é uma prática complexa, que exige habilidades e conhecimento amplo, mas não precisa ser encarada dessa forma. Com o uso de tecnologias, como um ERP, os profissionais podem potencializar o controle e garantir benefícios que aumentam ainda mais a competitividade da sua indústria. Saiba mais detalhes sobre o software de gestão e as vantagens da ferramenta em nosso artigo do blog.