Falar de controle de estoque e vendas é o mesmo que falar de finanças, pois, em ambos os casos, para que haja alta lucratividade em uma empresa, é fundamental ter uma gestão eficiente. Com essa comparação já é possível perceber a importância de tratar o assunto com cautela, não é mesmo?

Quando são comprados itens a mais, a empresa sofre com a diminuição de seu capital de giro, com o aumento dos riscos de desperdícios, além do fato de ter que esperar um tempo maior para que haja retorno do investimento realizado.

Entretanto, quando existe uma escassez de itens em estoque, a equipe comercial sofre queda nas vendas e fica prejudicada. Isso porque, em muitos casos, o consumidor procurará o produto que deseja em uma empresa concorrente.

Por esses motivos, é necessário realizar um gerenciamento de estoque e de vendas equilibrado. Quer saber então o que a falta da gestão de estoque adequada pode representar e ainda entender como você pode manter esse processo bem feito? Continue a leitura e confira!

1. O que a falta de controle de estoque pode representar para uma empresa?

Sem dúvidas, o estoque de uma empresa é uma das fontes de recursos mais relevantes para o empreendimento como um todo. Até porque a comercialização do acervo do negócio é a sua principal base de lucros.

Logo, ter uma boa organização dos produtos que se encontram estocados, a distribuição correta desses itens e a contabilidade adequada são iniciativas que podem gerar um alto impacto na situação financeira da empresa — aumentando, assim, a rentabilidade e, claro, otimizando os processos.

Em contrapartida, a falta de uma gestão de estoque efetiva acarreta prejuízos para as vendas, o que implica em compras emergenciais com valores diferenciados no mercado, promovendo grandes prejuízos aos gestores.

Além disso, uma gestão ineficaz dos estoques vai fazer com que os gastos de manutenção aumentem significativamente, exigindo reposições que são desnecessárias. E o pior: vai trazer efeitos que vão prejudicar a relação com os clientes, devido à demora ou mesmo à perda de vendas. Por isso, é melhor não arriscar, concorda?

Veja, então, como a falta de controle pode ser prejudicial para a sua empresa.

1.1. Você oferecerá um serviço pobre aos clientes

O bom relacionamento com os clientes e a reputação da marca são os principais fatores que devem ser desenvolvidos constantemente. Porém, eles podem sofrer grandes prejuízos com o descaso quanto a melhor gestão do estoque.

1.2. A empresa vai gastar mais e perder em eficácia

Desatenções e falhas nos registros de estoque podem custar caro para o negócio. Muitos itens podem ser destruídos ou danificados ao longo do tempo, caso não haja uma gestão adequada do acervo.

Os prejuízos se somarão, em alguns casos, com a perda definitiva da mercadoria, a impossibilidade de comercializá-la e na aquisição de novos produtos, duplicando o custo gerado pelo gerenciamento ineficiente de estoque.

Além disso, vale destacar que mesmo diante de um sistema de gestão de estoque efetivo, se o processo for alimentado erroneamente, a conclusão será a perda de produtos e os impactos significativos na gestão.

1.3. Você não vai conseguir se planejar adequadamente

Os gestores que acompanham os seus estoques de perto são capazes de sempre satisfazer os clientes. No entanto, se não há tempo para se planejar, a empresa não vai poder criar estoques que sigam as sazonalidades e demandas de cada período.

Nesse sentido, é fundamental avaliar o consumo histórico e os produtos com média de vendas constante. Isso facilita significativamente a programação e gerenciamento de compras.

Sendo assim, vale lembrar que a organização de estoque demanda tempo, disciplina, empenho dos colaboradores e seus supervisores e compreensão por parte do setor de vendas, para não desestabilizar as equipes com demandas inesperadas.

2. Quais os principais erros cometidos no controle de estoque?

O gerenciamento de estoque inadequado pode acabar com o seu negócio! Por isso, o controle de acervo é um dos processos indispensáveis para a maioria das empresas que trabalham com logística, venda e distribuição de mercadorias.

Até porque é exatamente isso que vai permitir que a empresa tenha o produto certo que o cliente busca, no momento em que isso acontece, sem perder capital de giro ou ter o capital imobilizado em excesso.

Veja a seguir quais são os maiores erros daqueles que precisam investir em um bom controle de estoque e evite-os!

2.1. Não ter uma boa comunicação interna

Iniciativas e certas surpresas que nem todos os profissionais estavam sabendo, como informações a respeito da chegada de novos produtos ou de promoções dos produtos que estão parados, podem gerar grandes problemas entre os departamentos.

Por isso, os colaboradores de cada setor devem ser atualizados sobre o que ocorre na empresa. Assim, poderão fazer o melhor planejamento de estoque e prever novas demandas.

De fato, se não houver uma boa comunicação entre o setor de estoque e vendas, o processo tenderá sempre ao desequilíbrio, prejudicando inclusive a imagem perante os principais consumidores e parceiros.

2.2. Não falar ou saber quem são seus clientes

Saber o que os clientes desejam é muito importante para não gastar muito na reposição do seu estoque, mas investir de forma certa nas ordens de pedido para os fornecedores.

Utilizar recursos não planejados para a reposição do acervo vai colocar mais pressão sobre o sistema, além de matar a sua margem de lucro, podendo ocasionar prejuízos significativos a longo prazo.

Por isso, o primeiro e mais importante passo para garantir um gerenciamento de estoque adequado é conhecer o perfil do cliente, suas principais necessidades, os aspectos socioeconômicos, entre outras questões.

2.3. Não realizar um planejamento de longo prazo

Quando o gestor não faz o planejamento adequado do seu estoque com uma excelente visão de futuro, podem incidir duas adversidades graves: o grande encalhe de artigos em épocas de pouca saída e a falta de produtos em períodos de grande procura.

A primeira situação gera, a princípio, danificação dos produtos, redução de espaço para as novas demandas de artigos, dificuldade para desovar itens sazonais e falta de perspectivas de resolutividade.

A segunda situação ocasiona a redução de produtividade e do lucro, uma vez que não será possível atender a uma demanda atual. Além disso, gera dificuldade para adquirir grandes estoque devido aos recursos financeiros limitados, o que leva à utilização de crédito emergencial.

Ambas as conjunturas trazem consequências bastante desafiadoras para a tomada de decisão pelos gestores.

2.4. Ter funcionários não qualificados para gerenciar seu estoque

A falta de um bom programa de treinamento dos seus funcionários impede que condutas estratégicas e padrões mais bem definidos sejam aproveitados na empresa, o que influencia enormemente na produtividade das atividades.

É fundamental entender que a gestão de estoque exige aptidões de trabalho profissional e, sem dúvidas, a contratação de pessoas certas e treinamento adequado, para evitar erros previsíveis.

Nesse sentido, é interessante fazer a contratação de pessoas com experiência ou com grande potencial para trabalhar no gerenciamento de estoque e investir na capacitação contínua desses profissionais.

3. Quais as dicas indispensáveis para uma boa gestão de estoque?

Conheça as 12 principais dicas para fazer uma ótima gestão de estoque.

3.1. Conte com o suporte da tecnologia

Basicamente, para que haja um controle de mercadorias e vendas eficaz, é preciso que você tenha ferramentas práticas que auxiliem nessa tarefa.

Por isso, o uso da tecnologia é extremamente recomendado para que você consiga desenvolver uma gestão de estoque perfeita.

Embora existam diversas ferramentas tecnológicas — como planilhas e programas que auxiliam na organização dos estoques —, o mais recomendado é o uso de um software de gestão empresarial. Por meio dele é possível integrar todas as áreas da empresa, proporcionando mais praticidade, eficiência e segurança.

Ao fazer análises conjuntas entre a demanda e a saída dos produtos, o próprio sistema conseguirá controlar os estoques em tempo real. Isso permitirá que o gestor identifique o momento exato de adquirir novas mercadorias.

Além disso, é possível conferir o histórico sempre que necessário. Isso ajuda a prevenir perda de oportunidades e encalhes em momentos de sazonalidade, como datas comemorativas e eventos locais.

Contudo, não basta adquirir o melhor sistema do mercado se os colaboradores não souberem como utilizá-lo corretamente. Por isso, uma boa dica é escolher um software de gestão que consiga atender às suas necessidades, apresentando uma interface agradável e de fácil uso.

Outro ponto crucial para tirar mais proveito da ferramenta é alimentá-la com informações corretas, pois os dados que estiverem nela deverão coincidir com a realidade de estoque físico dos produtos.

3.2. Desenvolva uma cultura forte

Outro aspecto importante para que você consiga realizar um controle de estoque eficiente e de qualidade é a cultura organizacional da empresa. Afinal, os colaboradores realizam muitas operações que devem ser registradas, principalmente as relacionadas à entrada e à saída de mercadorias.

Dessa forma, é essencial que a equipe tenha disciplina para realizar todas as tarefas necessárias. Também é recomendado o estabelecimento de processos e padrões que determinem como realizar diversas atividades — como a chegada, a organização e a saída dos produtos.

Para isso, é preciso criar uma cultura forte, pautada na prestação de contas e sobretudo na transparência. Assim, evita-se o descontrole dos setores de estoque e vendas, bem como a falta ou excesso de produtos.

3.3. Realize treinamentos internos

Para o sucesso da implementação de ferramentas tecnológicas, é essencial contar com o apoio de uma mão de obra especializada. Assim sendo, é muito importante realizar treinamentos para qualificar os profissionais.

Existem algumas práticas específicas que podem ser realizadas. A primeira delas é o treinamento técnico, para que os profissionais estejam qualificados para usar as ferramentas da empresa.

Por outro lado, o treinamento comportamental também é relevante para que eles absorvam a cultura e as políticas da organização.

Por fim, o treinamento de produto faz com que todos saibam exatamente o que é vendido.

3.4. Defina controles periódicos

Determine a contabilização dos itens em estoque por período. Nesse sentido, o inventário rotativo é uma excelente maneira de apurar a organização e o andamento do seu depósito, pois define ciclos de verificação para produtos diversos.

Dessa forma, é viável confirmar se o estoque físico está em conformidade com o controle, assim como detectar possíveis desvios.

Além disso, contabilizar o inventário periodicamente também é muito útil para evidenciar falhas na operação. É sobre esse meio de controle que falaremos logo abaixo.

3.5. Contabilize o inventário periodicamente

Como já foi dito, uma boa maneira de analisar falhas na operação é contabilizar o inventário periodicamente e verificar a quantidade de cada produto em estoque. Assim, você terá a garantia do real conhecimento dos investimentos que estão parados, bem como dará suporte em todo o processo de gestão.

Para iniciar esse trabalho, selecione alguns funcionários, de preferência sob a supervisão de algum profissional, para contabilizar cada um dos itens em estoque. Após isso, valide o número da quantidade estocada comparando com os números dos relatórios de compras e vendas.

Dessa maneira, você terá noção da quebra de estoque e implantará medidas para aprimorar o processo e, com isso, evitar prejuízos.

3.6. Elabore um planejamento

Para que a gestão de estoques seja eficiente, é necessário destinar um tempo específico direcionado ao planejamento dessa tarefa. Nesse momento, o mais importante é realizar projeções.

Assim, você descobrirá as demandas para os próximos meses com base no histórico de vendas registrado pelo fluxo de caixa. Dessa forma, poderá trabalhar com base em informação — e não apenas na intuição.

Vale ressaltar, ainda, que o cálculo do estoque não deve levar apenas em consideração a realidade da empresa. Além do histórico, é preciso acompanhar o ambiente externo. Ou seja, avaliar os índices econômicos para descobrir como está o comportamento de consumo do público-alvo.

Ao considerar essas variáveis, você terá a oportunidade de mudar radicalmente a forma como realiza o seu controle de estoque e vendas.

3.7. Saiba negociar prazos de entrega com os fornecedores

Sempre que negociar com fornecedores, dê preferência para firmar parcerias com aqueles que sejam ágeis e flexíveis na entrega do pedido. Dessa forma, você se preserva de situações ruins, como ficar sem um item que tem muita rotatividade, por exemplo.

Nunca se esqueça que a rapidez na entrega é tão importante quanto a qualidade e o preço dos produtos, e isso não deve ser negligenciado na hora de fechar um contrato.

Assim sendo, o ideal é programar os pedidos com os fornecedores. Elabore um calendário com as datas de compra para cada item.

Para ajudar ainda mais, sistemas preparados para o controle de estoque e vendas até enviam alertas quando chegar o momento de fazer reposição.

3.8. Prepare a entrega dos blocos H e K

Devido à influência e ao controle cada vez maior do fisco em todo o processo de registro de estoques, é necessário enviar mensalmente à Receita Federal os blocos K (Controle de Produção) e H (Registro de Inventário).

Isso porque, desde janeiro de 2017, empresas de grande porte devem enviar as informações do Bloco K, conforme determina a legislação abaixo:

O Ajuste Sinief 25/2016 escalonou os prazos de obrigatoriedade do registro de controle da produção e do estoque (Bloco K):

I – para os estabelecimentos industriais pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$ 300.000.000,00:
a) 1º de janeiro de 2017, restrita à informação dos saldos de estoques escriturados nos Registros K200 e K280, para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE); …

Como podemos perceber, o layout exigido por enquanto foi simplificado, exigindo-se apenas informações do Registro K200 e K280. Esses registros representam o estoque existente na empresa ao final de cada mês (K200) e eventuais ajustes que possam ocorrer (K280).

A exigência do envio do bloco K está implementada. Graças a essa obrigatoriedade, será preciso destinar mais atenção para essa questão, pois qualquer deslize pode gerar multas que comprometem os lucros.

3.9. Faça um dimensionamento correto

Para que não haja desperdício de recursos na estocagem de produtos encalhados ou perda de boas oportunidades devido à falta de produtos, é essencial que haja um dimensionamento correto do tamanho do estoque. Para calculá-lo, deve-se levar em consideração o tipo e o tamanho do empreendimento.

Para isso, pode ser implementado um controle físico de estoque, como a contagem cíclica. Por meio dela é possível definir critérios para os itens que deverão ser priorizados.

Outro ponto interessante desse método é a possibilidade de realizar a contagem cega, que faz com que o conferente sempre verifique os itens existentes, uma vez que ele não tem os dados que auxiliarão em sua tarefa.

Desse modo, é exigido que a equipe responsável pelo estoque desenvolva um controle diário e constante, o que possibilita uma melhoria da acuracidade.

Isso se deve ao fato de que os ajustes serão realizados diariamente e não ao final de um determinado período — mensal, trimestral ou anual.

Uma outra boa prática é orientar um almoxarifado fechado para a indústria. Dessa forma, evita-se o desperdício de material, pois o responsável pelos pedidos fará a requisição por meio de uma demanda de ordem de produção.

Caso seja preciso, existe também o almoxarifado de linha. Entretanto, é recomendado que parte dele seja fechado, pois, dessa maneira, há um controle melhor e uma maior precisão do estoque.

3.10. Utilize um modelo de reposição

Para que a empresa consiga realizar uma boa gestão de seus estoques, é fundamental que ela tenha um modelo de reposição que atenda às necessidades dos produtos comercializados.

Por meio da reposição contínua, é possível manter uma pequena quantidade de mercadorias em reserva devido à grande frequência das compras. Assim, a grande vantagem desse modelo se deve à diminuição dos custos de estocagem e ao risco menor de que ocorram perdas.

Entretanto, devido ao fato de comprar menos volume de produtos, o poder de barganha com o cliente diminui, o que pode atrapalhar a competitividade da indústria.

Por outro lado, o modelo de reposição periódica baseia-se no recebimento da mercadoria em datas marcadas. Então, a vantagem diz respeito ao maior poder de negociação com o fornecedor.

Contudo, existe também mais risco de que ocorra falta de produtos — caso se venda mais do que o esperado.

3.11. Tenha um controle de estoque e vendas mais rígido

Esta é uma das dicas mais importantes para que você tenha o estoque ideal: o controle de entrada e saída deve ser muito rígido. Além disso, os funcionários que estão envolvidos com os itens armazenados precisam estar bastante conscientes e engajados na tarefa.

Nesse sentido, para que realmente funcione, é terminantemente proibido deixar um registro para fazer mais tarde, por exemplo. Parece bobagem, mas atitudes assim fazem um estoque descontrolar completamente.

Portanto, deve-se registrar tudo que chega e que sai com rigor, tanto mercadorias quanto insumos.

Isso quer dizer gerar um cadastro para cada item — e atualizar conforme ocorrer alguma mudança de status — incluindo informações como descrição e código, data da aquisição e da venda, além da atualização de preços na comercialização de cada item.

Fazer isso é obrigatório, seja qual for o seu sistema (manual ou automático).

3.12. Utilize ferramentas efetivas para gerenciamento de estoque

As ferramentas Just in Time, ciclo PDCA, PEPS e curva ABC são importantes para garantir efetivo controle de estoque, reduzir o desperdício, programar a aquisição e entregar produtos com menor tempo de processamento.

O conceito Just in Time significa produzir mais em menor tempo, garantindo qualidade e menor custo. As vantagens dessa metodologia, portanto, são a otimização dos processos com menos etapas e com a mesma qualidade. Ressalta-se apenas que nem todos os produtos podem se beneficiar desse método.

O ciclo PCDA é um método de organização, pois trabalha com o planejamento (P), desenvolvimento (D), controle (C ) e avaliação (A). Então, parte-se de um diagnóstico estratégico situacional, implantação de ações, monitoramento dos indicadores e modificações conforme a demanda.

A estratégia PEPS (primeiro que expira, primeira que sai) é importante para garantir a rotatividade dos produtos, evitar desperdício de itens e de recursos, sendo implantada de forma manual ou acoplada ao sistema de gestão.

O sistema ABC se relaciona essencialmente à média de consumo e custo de um item, podendo variar entre aqueles que são demasiadamente elevados, com os da curva A, diferente daqueles que pertencem à curva C, cujo impacto na gestão de estoque e custo é menor. Esse método está diretamente relacionado ao giro de estoque.

3.12.1. Conte com um softwares ERP para o controle de estoque

Outro ponto interessante nesse processo é integrar todas as medidas apresentadas anteriormente ao sistema ERP. Ao direcioná-lo a essas demandas, são criadas grandes possibilidades de melhorias na organização e controle de estoque.

Portanto, a melhor maneira de fazer o seu controle de estoque e vendas é aquela que funciona bem para a sua empresa. Ou seja, que atenda às suas necessidades, que solucione o seu problema e, principalmente, que caiba no seu bolso.

Ter um bom controle de estoque e vendas é a chave para a lucratividade de uma empresa. Por isso, nunca se esqueça de que o sucesso do seu negócio depende de uma série de acontecimentos encadeados. E qualquer deslize no processo tem um custo alto.

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