O investimento em tecnologias, como o software de gestão empresarial, tem mudado a rotina das empresas. No caso dessa solução, ela tem possibilitado aos gestores acelerar os fluxos de trabalho, simplificar a troca de informações e aumentar os níveis de inovação corporativa.
Mas esses ganhos só são alcançados quando os usuários conseguem utilizar todos os recursos do sistema de gestão. Por isso, a empresa deve escolher corretamente o software mais adequado e planejar medidas que tornem o uso do sistema mais eficaz.
Quer saber como escolher um bom sistema de gestão e como tirar o máximo proveito desse software empresarial? Acompanhe o post a seguir!
O que é um software de gestão empresarial?
Trata-se de uma tecnologia que concentra dados, processos e pessoas em um só lugar.
Estruturado em módulos, ele costuma reunir um pacote de funcionalidades capazes de processar grandes volumes de dados, além de funcionar como um hub de informações corporativas, que pode ser executado na infraestrutura da empresa ou mesmo via nuvem.
A partir da solução, o gestor pode acompanhar todas as rotinas da empresa e indicadores em um só ecossistema, tomar decisões mais eficazes e otimizar os fluxos de trabalho.
Por que investir em um software empresarial é importante?
Um sistema de gestão empresarial é um forte aliado quando o assunto é garantir melhorias dentro da empresa. Isso porque, ajuda no controle de operações, na redução de custos e otimização de processos, questões importantes que melhoram o desempenho e trazem mais competitividade.
Hoje, existe um grande volume de empresas competindo, muitas vezes, pelo mesmo cliente, e para se tornar relevante em um processo de escolha, a organização precisa entregar um diferencial.
Realizar entregas dentro do prazo, vender produtos com qualidade, ofertar preços justos, prestar um atendimento personalizado, enfim, um software de gestão visa melhorar todas as operações internas e essas melhorias vão refletir nos resultados da empresa.
Além disso, o software pode trazer autonomia para realizar tarefas com mais rapidez. E não só isso, também ajuda a evitar falhas de comunicação entre os setores, contribui para redução de desperdícios, e diminui o tempo de execução das atividades.
Ou seja, o uso do software de gestão reflete diretamente no desempenho da empresa. E essa performance é determinante para alcançar bons resultados e se manter no mercado competitivo.
Quais são os tipos de software empresarial?
Por se tratar de uma ferramenta de gestão, existem vários modelos de tecnologia que podem ser aplicados dentro de uma empresa.
ERP (Enterprise Resource Planning)
O ERP, por exemplo, é uma solução que integra em um só ecossistema todos os processos de negócios (finanças, recursos humanos, produção e logística, entre outros).
Recorremos a essa ferramenta quando o objetivo é aumentar a eficiência, reduzir erros e custos de operação e alcançar uma visão geral (e em tempo real) de toda a empresa.
CRM (Customer Relationship Management)
Já o CRM é um software voltado para a gestão do relacionamento com o cliente. Ele organiza, automatiza e sincroniza vendas, marketing e atendimento ao cliente. Assim, sempre que a empresa quiser melhorar a experiência do cliente e aumentar a fidelidade, recomenda-se o investimento nessa tecnologia.
BPMS (Business Process Management System)
O BPMS é um software de gestão empresarial que foca na melhoria contínua dos processos. Sua finalidade é melhorar a agilidade e flexibilidade operacional da empresa, além de garantir a conformidade com normas e regulamentos.
A empresa quer garantir que seus processos sejam eficientes e possam se adaptar rapidamente às mudanças do mercado? Então, ela precisa ter essa tecnologia dentro da sua infraestrutura de TI.
BI (Business Intelligence)
O BI, por sua vez, é uma solução que coleta, armazena e analisa dados empresariais para transformá-los em informações valiosas e acionáveis. O foco da ferramenta é fornecer insights que apoiem a tomada de decisões, ajudando a identificar tendências, oportunidades e possíveis problemas antes que se tornem críticos.
Como estamos na era onde o Big Data reina, é importante ter uma tecnologia BI para fundamentar todas as ações e medidas estratégicas.
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Quais são as funcionalidades de um software de gestão empresarial?
O principal objetivo do software de gestão é organizar todo o volume de informação gerado pela empresa. Para tanto, possui uma série de funcionalidades que ajudam na rotina e tomada de decisão.
Planejamento
A empresa consegue organizar, automatizar e padronizar as tarefas de todos os setores em um só espaço. Isso contribui para aumentar a eficiência da equipe e acelerar a execução das atividades.
Controle de estoque
Realizar o controle do estoque não é uma tarefa simples, pois envolve uma série de informações. Entretanto, pode se tornar menos complicada com o auxílio de um sistema de gestão. A ferramenta otimiza o cadastro de produtos, ajuda a identificar os itens com mais e menos saída e informa a quantidade disponível no armazém.
Formação de preços
A estratégia de formação de preços pode ajudar a empresa a conquistar lucros cada vez melhores, mas isso só tem efeito se o cálculo for realizado corretamente. Uma solução ERP, por exemplo, disponibiliza módulos que simplificam a apuração de preço, impedindo que a organização cobre um valor muito superior (ou inferior) ao ideal.
Controle das contas a pagar e a receber
Uma vez que é possível inserir todas as contas a pagar e a receber dentro do sistema, a empresa é capaz de criar projeções sobre o fluxo de caixa. A partir daí, consegue direcionar os recursos e os investimentos de forma mais inteligente para manter a saúde financeira dos negócios.
Análise de resultados
Além de entregar funcionalidades que beneficiam o planejamento, gestão de estoque, formação de preço e controle de contas a pagar e receber, o sistema empresarial também ajuda na análise de resultados.
Os relatórios gerenciais, que podem ser facilmente acessados pela ferramenta, indicam se as estratégias, a equipe ou até mesmo os processos estão gerando retorno.
Quais os benefícios que um software de gestão empresarial traz?
O software de gestão empresarial traz uma série de vantagens para a empresa. Acompanhe!
Automação de processos
Dê adeus aos procedimentos manuais e repetitivos. O software empresarial foi desenvolvido para simplificar operações, melhorar a precisão e agilizar o trabalho, garantindo que muitas operações internas sejam realizadas de forma automática e sem intervenção humana.
Melhora na gestão
Por concentrar dados, funcionalidades e processos em um só local, líderes e gestores conseguem melhorar a gestão empresarial, garantindo uma visão holística sobre tudo que está acontecendo na empresa e agilizando a tomada de decisão.
Redução de retrabalhos
Como muitas tarefas podem ser automatizadas, todas as informações da empresa ficam alocadas no software e os dados estão sendo sempre atualizados. Assim, as equipes não precisam mais se preocupar com erros, por exemplo, devido à falta de comunicação, e com retrabalhos.
Maior controle financeiro
A visão holística sobre as operações de negócio demonstra áreas ou processos que podem estar consumindo boa parte dos recursos financeiros. Isso faz com que os gestores consigam direcionar melhor os investimentos e eliminar desperdícios, além de detectar com mais facilidade onde se concentram gargalos.
Melhora na comunicação interna
Todas as áreas da empresa podem desempenhar suas tarefas dentro de um único ambiente. Desse modo, os departamentos deixam de ter diferentes software e informações que precisarem ser compartilhadas de forma fragmentada e manual. Toda a comunicação e troca de dados pode ser realizada dentro da solução.
Segurança da informação
As soluções de gestão possuem mecanismos de controle de acesso e proteção que ajudam a impedir vazamento ou sequestro de dados, inconsistências nos relatórios, acesso indevido ou até sabotagens. Além disso, fazem backup automático que ajudam a preservar a segurança das informações.
Pleno controle do fluxo de caixa
Acessar dados em tempo real é essencial para controlar o fluxo de caixa. Um sistema de gestão fornece relatórios que ajudam a entender a movimentação das entradas e saídas. Essas informações, portanto, podem contribuir para conter os custos ou até aumentar as receitas da empresa.
O que avaliar ao escolher um software de gestão empresarial?
Um software de gestão empresarial não é uma tecnologia relativamente nova. Na verdade, existem muitas opções disponíveis no mercado com anos de expertise para atender a diferentes segmentos de empresas.
Mas como se trata de um ecossistema onde todas as operações corporativas ganharão forma, é importante que líderes e gestores escolham a ferramenta certa para impedir que limitações de uso atrapalhem o desempenho da equipe.
A seguir, confira os pontos a serem considerados ao escolher a solução:
Funcionalidades: são responsáveis por atender às necessidades específicas do negócio. Portanto, a empresa precisa saber que a tecnologia entrega os recursos essenciais para ela realizar suas operações diárias sem que precise recorrer a outras ferramentas.
Facilidade de uso: os usuários precisam usar a tecnologia com naturalidade. Softwares difíceis e que tendem a ser muito complexos costumam ser rejeitados pelo time e podem prejudicar a performance.
Suporte técnico: por se tratar de uma tecnologia, ela pode apresentar problemas durante sua implementação e uso. Por isso, é importante também avaliar a disposição de suporte técnico por parte do fornecedor para resolver problemas rapidamente.
Preço: será que o investimento trará retorno? É preciso considerar também o valor da solução e se o preço cobrado pelo fornecedor entregará todas as mudanças e benefícios que o sistema oferece.
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Quais são os desafios de implementar um software de gestão empresarial?
Muitas empresas já utilizam softwares empresariais, mas várias outras ainda são relutantes quanto à implementação, porque sabem que a tecnologia possui desafios. E se esses desafios não forem superados, é provável que o investimento seja perdido e a empresa volte à estaca zero.
Tais desafios costumam envolver:
Resistência à mudança: tudo que é novo e diferente assusta, principalmente quando envolve tecnologia. Muitos usuários podem se sentir ameaçados pela solução por acreditarem que podem ser substituídos ou incapazes de dominar as funcionalidades.
Falta de treinamento: desbloquear o potencial de uso das tecnologias requer conhecimento técnico e prático. A questão é que isso só pode ser adquirido com base em treinamentos que mostram exatamente como os usuários podem usar os recursos, quando e quais as melhores formas de se beneficiar.
Integração com outros sistemas: a infraestrutura de TI da empresa costuma ser composta por vários tipos diferentes de tecnologia, inclusive sistemas legados. Para que o potencial de uso do software de gestão empresarial seja maximizado, é preciso assegurar que as diferentes soluções estão alinhadas e se comunicando como têm que ser.
Custo de implementação: a aplicação da tecnologia exige expertise para garantir que nada importante seja esquecido durante o processo de implementação. Esse serviço vai requerer investimento em profissionais habilidosos que dominam o sistema e entendem de TI.
Como aproveitar ao máximo o seu software de gestão empresarial?
O segredo para aproveitar ao máximo o software de gestão empresarial está no planejamento. Da escolha da ferramenta até o processo de suporte, tudo precisa ser pensado pela empresa com antecedência para reduzir riscos e assegurar que o investimento trará resultados sólidos e em escala.
Veja abaixo algumas medidas que o time FoccoERP separou para construir um bom planejamento e tirar o proveito máximo da tecnologia!
Entenda as suas demandas
Cada empresa tem demandas próprias, que podem ser moldadas pelas regras dos setores ou até mesmo por seus objetivos. A compreensão desses fatores ajudará o negócio a investir em uma solução com alto custo-benefício.
Treine os profissionais
O treinamento é peça-chave para que a adaptação à ferramenta seja feita com menos custo e prazo. É a partir dessa capacitação que também será possível engajar os usuários no uso do software e certificar que eles conseguirão entregar seu potencial máximo com a solução.
Avalie o suporte do software de gestão empresarial
O suporte permite que a empresa resolva problemas e dúvidas rapidamente. Portanto, sempre identifique como ele é disponibilizado pelo desenvolvedor do sistema e prefira os que tenham alta disponibilidade e múltiplos canais de atendimento.
Busque uma ferramenta alinhada com o seu perfil
O software escolhido deve se alinhar com as demandas da empresa, mas também com o seu perfil empresarial. Portanto, ele deve estar adaptado ao tipo de trabalho que o seu negócio atende atualmente, bem como às regras do seu segmento.
O uso de tecnologia tem desempenhado um papel muito importante no dia a dia empresarial, uma vez que permite que as empresas sejam mais ágeis, inteligentes e alinhadas com as demandas de seus clientes. Além de criar uma base de trabalho forte para a prestação de serviços.
Um software de gestão empresarial é uma dessas tecnologias. Entretanto, só usar qualquer solução não é a resposta. O segredo está em escolher uma ferramenta que se alinhe aos fluxos administrativos da empresa e atenda suas necessidades reais.
Agora que você já conhece tudo sobre software empresarial, descubra mais informações sobre como escolher um ERP!
